Questions fréquentes

Compte et connexion

J'ai oublié mon mot de passe. Comment le réinitialiser ?

Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié. Saisissez l'adresse e-mail utilisée lors de votre inscription : MintCheck vous envoie un lien pour définir un nouveau mot de passe. Si vous êtes déjà connecté et souhaitez simplement changer de mot de passe, allez dans Paramètres → Compte.

Comment donner à un collègue l'accès à la console d'administration ?

Le super-administrateur l'ajoute dans Paramètres → Administrateurs. Vous définissez son mot de passe dans le formulaire et choisissez le site qu'il gère. Votre collègue n'a plus qu'à cliquer sur le lien de vérification reçu par e-mail, puis à se connecter. Voir Administrateurs.

Pourquoi un collègue ne voit-il pas la page de facturation ni certains sites ?

Les administrateurs autres que le super-administrateur ne voient que les sites qui leur sont attribués. Le forfait, la carte de paiement et certains paramètres de l'organisation sont réservés au super-administrateur. Voir Administrateurs.

Employés et QR codes

Quelle application les employés utilisent-ils ?

Les employés utilisent l'application MintCheck pour iPhone, iPad et Android. Ils ne se connectent qu'une seule fois et restent connectés. Ils reçoivent aussi une notification sur leur téléphone quand une tâche leur est attribuée, et 30 minutes avant les inspections prévues des listes de contrôle dont ils s'occupent. Voir Application employé.

Tant qu'un employé n'a pas installé l'application, il peut scanner le QR code d'un équipement avec l'application appareil photo de son téléphone, et l'application employé s'ouvre dans le navigateur. Il se connecte avec son identifiant de connexion, ou avec son numéro de téléphone si vous en avez saisi un.

Un employé voit un message indiquant que le QR code appartient à un autre site. Que doit-il faire ?

La connexion d'un employé est liée à un seul site. S'il scanne un QR code d'un autre site, MintCheck lui demande de se reconnecter en tant qu'employé de ce site. La nouvelle connexion remplace l'ancienne : inutile de se déconnecter d'abord. L'employé doit aussi être enregistré sur ce site. Voir Application employé.

Puis-je supprimer un employé ?

Les employés ne sont jamais supprimés complètement. Lorsque vous supprimez un employé, son statut passe à Inactif. Ses inspections et tâches passées sont conservées. Vous pouvez le réactiver à tout moment depuis la liste des employés. Voir Employés.

Le nombre d'employés est-il limité ?

Non. Tous les forfaits autorisent un nombre illimité d'employés. Pour enregistrer de nombreuses personnes à la fois, utilisez Enregistrement groupé avec un fichier Excel. Voir Employés.

Les employés ont du mal à trouver un équipement. Puis-je leur montrer où il se trouve ?

Téléversez un plan d'étage pour l'équipement et indiquez son emplacement avec un repère. Une fois que l'employé a scanné le QR code et s'est connecté, il appuie sur la carte Infos sur l'équipement pour voir le plan avec le repère. Voir Équipements.

Inspections et plannings

Le nombre d'inspections prévues aujourd'hui semble trop élevé. Pourquoi ?

Ce nombre correspond au nombre de créneaux horaires de chaque liste de contrôle multiplié par le nombre d'équipements qui lui sont associés. Par exemple, une liste avec 2 horaires par jour associée à 5 équipements ajoute 10 inspections prévues. Voir Listes de contrôle.

Un employé a scanné le QR code, mais aucune liste de contrôle n'apparaît. Pourquoi ?

Seules les listes de contrôle dues à cet instant sont affichées. Vérifiez ces trois points :

1. La liste de contrôle est associée à cet équipement.
2. Le planning de la liste inclut aujourd'hui et le créneau horaire en cours.
3. La liste de contrôle est active.

Si vous voulez une liste qui puisse être remplie à tout moment, choisissez Aucune heure précise (à tout moment) dans son planning. Voir Listes de contrôle.

Un employé peut-il corriger une inspection après l'avoir envoyée ?

Oui, dans certaines limites. Si l'employé scanne de nouveau le même équipement après avoir terminé l'inspection du jour, son propre enregistrement s'ouvre avec les réponses précédentes, et il peut les modifier et enregistrer à nouveau. Un employé ne peut pas modifier l'enregistrement d'un autre employé, et un enregistrement qui a déjà une réinspection ne peut plus être modifié par personne. Un signalement de problème ne peut pas être passé à normal en le modifiant : envoyez plutôt une réinspection. Si le propre enregistrement de l'employé signalait un problème pas encore résolu, c'est une réinspection qui s'ouvre. Voir Application employé.

Un problème signalé a été réparé. Comment l'enregistrer ?

Demandez à un employé de scanner à nouveau l'équipement et d'envoyer une réinspection. Elle est enregistrée comme un nouvel enregistrement, et le problème d'origine est marqué Résolu lorsque la réinspection est normale. Si personne ne fait de réinspection, la prochaine inspection régulière du même équipement avec la même liste de contrôle clôt aussi le problème lorsqu'elle est normale. Si le problème a été traité sans inspection, un administrateur peut ouvrir l'enregistrement et cliquer sur Marquer comme résolu avec une courte note. D'ici là, il apparaît comme Non résolu. Voir Enregistrements d'inspection. Supprimer la liste de contrôle ou l'équipement, ou retirer la liste de contrôle de l'équipement, clôt aussi automatiquement les problèmes encore non résolus.

Qu'est-ce qu'un journal ?

Un journal est une liste de contrôle sans planning fixe, utilisée pour tenir un registre au fil de l'eau, par exemple un registre de nettoyage. Vous pouvez aussi permettre à tout le monde de le scanner et d'y écrire sans se connecter. Voir Journal.

Forfaits et facturation

Quand dois-je enregistrer une carte ?

Vous pouvez utiliser jusqu'à 5 équipements gratuitement, sans carte. Lorsque vous ajoutez un 6e équipement, MintCheck vous demande d'en enregistrer une, et la facturation commence à partir de cet équipement. Voir Forfaits et facturation.

Comment changer ou résilier mon forfait ?

Le super-administrateur change le forfait dans Paramètres → Facturation. Les passages à un forfait supérieur s'appliquent immédiatement. Le passage à un forfait inférieur prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Si vous utilisez plus d'équipements ou de sites que le forfait inférieur n'en autorise, réduisez-les d'abord. Voir Forfaits et facturation.

Pourquoi ne puis-je pas attribuer une tâche à un employé précis ou à une étiquette ?

L'attribution de tâches à un employé précis ou à toutes les personnes ayant une étiquette dépend de votre forfait. Si votre forfait ne l'inclut pas, MintCheck affiche un message indiquant qu'une mise à niveau est nécessaire. Les tâches attribuées à un équipement fonctionnent avec tous les forfaits. Voir Tâches et Forfaits et facturation.

Langues et fuseaux horaires

Comment changer la langue ?

Le super-administrateur définit la langue de l'organisation dans Paramètres → Général, sous Langue. MintCheck est disponible en 37 langues. L'application employé et les pages publiques de réclamation suivent la langue du téléphone ou du navigateur de chaque personne. Voir Paramètres.

Pourquoi les heures diffèrent-elles selon les personnes ?

Les heures s'affichent dans le fuseau horaire de l'appareil que vous utilisez. Un enregistrement fait à 09:00 à Séoul apparaît à une autre heure locale pour une personne à Londres. Le paramètre Fuseau horaire dans Général sert aux plannings et aux notifications. Voir Paramètres.

Données et enregistrements

Une photo d'équipement ajoutée avec une adresse d'image ne s'affiche pas. Que faire ?

Les photos ajoutées auparavant en collant l'adresse d'une image en ligne dans l'onglet Utiliser une URL peuvent ne pas s'afficher en raison de règles de sécurité. Modifiez l'équipement, collez de nouveau la même adresse dans l'onglet Utiliser une URL, cliquez sur Importer, puis enregistrez. MintCheck conserve alors sa propre copie de l'image, qui s'affiche désormais. Si l'adresse ne peut pas être importée, téléchargez l'image et téléversez-la comme fichier dans l'onglet Téléverser un fichier.

Puis-je télécharger les enregistrements d'inspection ?

Oui. Sur la page Inspections, cliquez sur Exporter vers Excel pour télécharger les enregistrements sous forme de fichier Excel. Voir Inspections.

Comment fonctionne la vérification par e-mail de la boîte à réclamations ?

Si vous activez la vérification par e-mail pour une boîte à réclamations, le visiteur saisit son adresse e-mail et reçoit un code à 6 chiffres. Il doit saisir ce code dans les 10 minutes pour envoyer la réclamation. Voir Boîte à réclamations.

Que deviennent mes données si je résilie le service ?

La résiliation du service désactive toute l'organisation. Aucun administrateur ne peut plus se connecter, les pages QR publiques cessent de fonctionner et la même adresse e-mail ne peut plus servir à une nouvelle inscription. Lisez attentivement Résilier le service de votre organisation avant de commencer.