Veelgestelde vragen

Account en inloggen

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Hoe stel ik het opnieuw in?

Klik op de inlogpagina op Wachtwoord vergeten. Vul het e-mailadres in waarmee u zich hebt geregistreerd. MintCheck stuurt u dan een link om een nieuw wachtwoord in te stellen. Bent u al ingelogd en wilt u alleen een nieuw wachtwoord? Ga dan naar Instellingen → Account.

Hoe geef ik een collega toegang tot de beheerconsole?

De superbeheerder voegt de collega toe via Instellingen → Beheerders. U stelt in het formulier het wachtwoord in en kiest de locatie die uw collega beheert. Uw collega hoeft alleen op de verificatielink in de e-mail te klikken en daarna in te loggen. Zie Beheerders.

Waarom ziet een collega de factureringspagina of sommige locaties niet?

Beheerders die geen superbeheerder zijn, zien alleen de locaties die aan hen zijn toegewezen. Het abonnement, de betaalkaart en sommige organisatie-instellingen zijn alleen voor de superbeheerder. Zie Beheerders.

Medewerkers en QR-codes

Welke app gebruiken medewerkers?

Medewerkers gebruiken de MintCheck-app voor iPhone, iPad en Android. Ze loggen maar één keer in en blijven ingelogd. Ze krijgen ook een melding op hun telefoon als er een taak aan hen wordt toegewezen, en 30 minuten voor geplande inspecties van de checklists waar ze verantwoordelijk voor zijn. Zie Medewerkersapp.

Zolang medewerkers de app nog niet hebben geïnstalleerd, kunnen ze de QR-code van een asset scannen met de camera-app van hun telefoon, en de medewerkersapp opent in de browser. Ze loggen in met hun login-ID, of met hun telefoonnummer als u dat hebt ingevuld.

Een medewerker krijgt de melding dat de QR-code bij een andere locatie hoort. Wat nu?

De login van een medewerker is gekoppeld aan één locatie. Scant de medewerker een QR-code van een andere locatie, dan vraagt MintCheck hem opnieuw in te loggen als medewerker van die locatie. De nieuwe login vervangt de oude, dus eerst uitloggen is niet nodig. De medewerker moet ook bij die locatie geregistreerd zijn. Zie Medewerkersapp.

Kan ik een medewerker verwijderen?

Medewerkers worden nooit helemaal verwijderd. Verwijdert u een medewerker, dan verandert de status in Inactief. Eerdere inspecties en taken blijven bewaard. U kunt de medewerker op elk moment weer actief maken vanuit de medewerkerslijst. Zie Medewerkers.

Is er een limiet op het aantal medewerkers?

Nee. Elk abonnement staat een onbeperkt aantal medewerkers toe. Wilt u veel mensen tegelijk registreren, gebruik dan Bulkregistratie met een Excel-bestand. Zie Medewerkers.

Medewerkers kunnen een asset moeilijk vinden. Kan ik laten zien waar het staat?

Upload een plattegrond bij het asset en geef de locatie aan met een markering. Nadat medewerkers de QR-code hebben gescand en zijn ingelogd, tikken ze op de kaart Assetinformatie om de plattegrond met de markering te zien. Zie Assets.

Inspecties en planning

Het aantal geplande inspecties voor vandaag lijkt te hoog. Waarom?

Het aantal is het aantal tijdstippen in elke checklist vermenigvuldigd met het aantal assets dat eraan gekoppeld is. Een checklist met 2 tijdstippen per dag die aan 5 assets is gekoppeld, voegt bijvoorbeeld 10 geplande inspecties toe. Zie Checklists.

Een medewerker heeft de QR-code gescand, maar er verschijnt geen checklist. Waarom?

Alleen checklists die op dit moment gepland staan, worden getoond. Controleer deze drie dingen:

1. De checklist is aan dat asset gekoppeld.
2. De planning van de checklist omvat vandaag en het huidige tijdstip.
3. De checklist is actief.

Wilt u een checklist die op elk moment kan worden ingevuld? Kies dan Geen specifieke tijd (op elk moment) in de planning. Zie Checklists.

Kan een medewerker een inspectie na het verzenden nog aanpassen?

Ja, met beperkingen. Scant de medewerker hetzelfde asset opnieuw nadat de inspectie van vandaag is afgerond, dan opent zijn eigen registratie met de eerdere antwoorden. Die kan hij wijzigen en opnieuw opslaan. Een medewerker kan de registratie van een andere medewerker niet wijzigen, en een registratie die al een herinspectie heeft, kan door niemand meer worden gewijzigd. Een probleemmelding kan niet door bewerken naar normaal worden gezet; dien in dat geval een herinspectie in. Als de eigen registratie van de medewerker een probleem meldde dat nog niet is opgelost, opent er in plaats daarvan een herinspectie. Zie Medewerkersapp.

Een gemeld probleem is verholpen. Hoe leggen we dat vast?

Vraag een medewerker om het asset opnieuw te scannen en een herinspectie in te dienen. Die wordt opgeslagen als nieuwe registratie, en het oorspronkelijke probleem wordt gemarkeerd als Opgelost zodra de herinspectie normaal is. Doet niemand een herinspectie, dan sluit ook de volgende reguliere inspectie van hetzelfde asset en dezelfde checklist het probleem af, als die normaal is. Is het probleem zonder inspectie afgehandeld, dan kan een beheerder de registratie openen en met een korte notitie op Markeren als opgelost klikken. Tot die tijd staat er Onopgelost. Zie Inspectieregistraties. Als u de checklist of het asset verwijdert, of de checklist loskoppelt van het asset, worden nog onopgeloste problemen ook automatisch gesloten.

Wat is een logboek?

Een logboek is een checklist zonder vaste planning, bedoeld om doorlopend bij te houden wat er gebeurt, zoals een schoonmaaklogboek. U kunt ook iedereen laten scannen en erin schrijven zonder in te loggen. Zie Logboek.

Abonnementen en facturering

Wanneer moet ik een kaart registreren?

U kunt tot 5 assets gratis gebruiken zonder kaart. Voegt u een 6e asset toe, dan vraagt MintCheck u om een kaart te registreren, en vanaf dat asset worden er kosten in rekening gebracht. Zie Abonnementen en facturering.

Hoe wijzig of beëindig ik mijn abonnement?

De superbeheerder wijzigt het abonnement via Instellingen → Facturering. Upgrades gaan direct in. Een overstap naar een lager abonnement gaat in aan het einde van de huidige factureringsperiode. Gebruikt u meer assets of locaties dan het lagere abonnement toestaat, verminder die dan eerst. Zie Abonnementen en facturering.

Waarom kan ik een taak niet aan een specifieke medewerker of een tag toewijzen?

Of u taken aan een specifieke medewerker of aan iedereen met een tag kunt toewijzen, hangt af van uw abonnement. Zit het niet in uw abonnement, dan meldt MintCheck dat een upgrade nodig is. Taken die aan een asset zijn toegewezen, werken bij elk abonnement. Zie Taken en Abonnementen en facturering.

Talen en tijdzones

Hoe wijzig ik de taal?

De superbeheerder stelt de taal van de organisatie in via Instellingen → Algemeen, onder Taal. MintCheck is beschikbaar in 37 talen. De medewerkersapp en de openbare klachtenpagina's volgen de taal van de telefoon of browser van elke persoon. Zie Instellingen.

Waarom zien tijden er voor verschillende mensen anders uit?

Tijden worden getoond in de tijdzone van het apparaat dat u gebruikt. Een registratie van 09:00 in Seoel toont voor iemand in Londen een andere lokale tijd. De instelling Tijdzone onder Algemeen wordt gebruikt voor planningen en meldingen. Zie Instellingen.

Gegevens en registraties

Een assetfoto die ik via een afbeeldingsadres heb toegevoegd, wordt niet weergegeven. Wat moet ik doen?

Foto's die eerder zijn toegevoegd door het adres van een afbeelding op internet op het tabblad URL gebruiken te plakken, worden door beveiligingsregels mogelijk niet weergegeven. Bewerk het asset, plak hetzelfde adres opnieuw op het tabblad URL gebruiken, klik op Importeren en sla op. MintCheck bewaart een eigen kopie van de afbeelding, zodat de foto vanaf dat moment wel wordt weergegeven. Kan het adres niet worden geïmporteerd? Download de afbeelding dan en upload die als bestand op het tabblad Bestand uploaden.

Kan ik inspectieregistraties downloaden?

Ja. Klik op de pagina Inspecties op Exporteren naar Excel om de registraties als Excel-bestand te downloaden. Zie Inspecties.

Hoe werkt de e-mailcontrole van de klachtenbox?

Schakelt u e-mailverificatie in voor een klachtenbox, dan vult de bezoeker een e-mailadres in en ontvangt een code van 6 cijfers. De code moet binnen 10 minuten worden ingevuld om de klacht te versturen. Zie Klachtenbox.

Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik de dienst opzeg?

Het opzeggen van de dienst deactiveert de hele organisatie. Geen enkele beheerder kan nog inloggen, de openbare QR-pagina's werken niet meer en hetzelfde e-mailadres kan niet opnieuw worden gebruikt om u te registreren. Lees De dienst voor uw organisatie opzeggen zorgvuldig voordat u begint.