Reclamații

De unde vin reclamațiile

Membrii publicului pot semnala o problemă scanând codul QR pentru reclamații al unui echipament, de exemplu un uscător de mâini defect într-o toaletă. Ei descriu problema, pot atașa până la 3 fotografii și trimit. Reclamația apare apoi în MintCheck pentru administratorii acelui site.

MintCheck trimite și un e-mail administratorilor acelui site și super administratorului când sosește o reclamație nouă și din nou de fiecare dată când i se schimbă starea. E-mailul este scris în limba organizației dumneavoastră și afișează orele în fusul orar al organizației. Ambele se setează în Setări → General.

Cutia de reclamații se activează pentru fiecare echipament. Pentru a o configura și a-i tipări codul QR, consultați Cutia de reclamații.

Deschideți Reclamații din bara laterală pentru a vedea toate reclamațiile site-ului în care lucrați.

Citirea listei de reclamații

În partea de sus a paginii se află patru carduri. Faceți clic pe un card pentru a filtra lista:

• Total: toate reclamațiile de pe site.
• Primite: reclamații noi, pe care încă nu le-a preluat nimeni.
• În curs: reclamații la care lucrează cineva.
• Rezolvate: reclamații încheiate.

Fiecare rând afișează Conținut, Echipament pentru care a fost semnalată, numărul de Fișiere atașate și Stare. O insignă lângă titlul listei arată câte reclamații sunt încă nerezolvate.

Stările reclamațiilor

O reclamație trece prin trei stări, întotdeauna în această ordine:

1. Primite: reclamația a sosit. Aici începe orice reclamație.
2. În curs: cineva a preluat-o. Puteți adăuga note pe măsură ce lucrați la ea.
3. Rezolvate: problema a fost remediată sau soluționată.

Puteți și sări peste pasul din mijloc și rezolva direct o reclamație nouă.

Deschiderea și gestionarea unei reclamații

Faceți clic pe un rând pentru a deschide Detalii reclamație.

Fereastra afișează echipamentul, Conținut și eventualele fotografii atașate. Faceți clic pe o fotografie pentru a o mări. Dacă persoana a lăsat un număr de telefon sau un e-mail, acesta apare la Date de contact ale expeditorului. Îl puteți copia sau folosi pentru a o informa despre rezultat.

Pentru a începe lucrul la o reclamație:

1. Faceți clic pe Marchează în curs.
2. Opțional, completați Notă de procesare, de exemplu cine este responsabil sau când va veni cineva.
3. Faceți clic pe Setează în curs.

Cât timp o reclamație este în curs, faceți clic pe Adaugă notă pentru a înregistra noutăți. Fiecare notă nouă se adaugă după cele anterioare. Notele anterioare nu pot fi editate.

Pentru a închide o reclamație:

1. Faceți clic pe Marchează rezolvată.
2. Opțional, completați Notă de soluționare (opțional), de exemplu „Piesa a fost înlocuită”.
3. Faceți clic pe Marchează rezolvată.

Fereastra de detalii arată apoi cine a gestionat reclamația și notele înregistrate.

Reclamații verificate și anonime

Fiecare cutie de reclamații funcționează într-unul din două moduri. Alegeți modul în setările cutiei de reclamații a echipamentului.

• Anonim (implicit): oricine poate trimite fără a-și da numele. Datele de contact sunt opționale. Persoana lasă un număr de telefon sau un e-mail doar dacă dorește un răspuns.
• Cu verificarea identității: persoana trebuie să introducă mai întâi adresa de e-mail. MintCheck îi trimite prin e-mail un cod de 6 cifre, pe care trebuie să îl introducă în 10 minute. Abia apoi poate trimite. Folosiți acest mod când doriți să reduceți mesajele nedorite sau aveți nevoie de o modalitate de a răspunde.

În ambele cazuri, reclamația ajunge în aceeași listă și o gestionați la fel. Pentru reclamațiile verificate, de obicei vedeți la Date de contact ale expeditorului adresa de e-mail verificată de persoană.