Beschwerden

Woher Beschwerden kommen

Personen aus der Öffentlichkeit können ein Problem melden, indem sie einen Beschwerde-QR-Code an einer Anlage scannen, zum Beispiel wegen eines defekten Händetrockners im WC. Sie beschreiben das Problem, können bis zu 3 Fotos anhängen und senden die Meldung ab. Die Beschwerde erscheint dann in MintCheck bei den Administratoren dieses Standorts.

Außerdem sendet MintCheck den Administratoren dieses Standorts und dem Super-Administrator eine E-Mail, wenn eine neue Beschwerde eingeht, und jedes Mal, wenn sich ihr Status ändert. Die E-Mail ist in der Sprache Ihrer Organisation verfasst und zeigt Uhrzeiten in der Zeitzone Ihrer Organisation. Beides legen Sie unter Einstellungen → Allgemein fest.

Der Beschwerdekasten wird pro Anlage aktiviert. Wie Sie ihn einrichten und seinen QR-Code drucken, lesen Sie unter Beschwerdekasten.

Öffnen Sie Beschwerden in der Seitenleiste, um alle Beschwerden des Standorts zu sehen, an dem Sie gerade arbeiten.

Die Beschwerdeliste lesen

Oben auf der Seite gibt es vier Karten. Klicken Sie auf eine Karte, um die Liste zu filtern:

• Gesamt: jede Beschwerde am Standort.
• Eingegangen: neue Beschwerden, um die sich noch niemand gekümmert hat.
• In Bearbeitung: Beschwerden, die gerade bearbeitet werden.
• Erledigt: abgeschlossene Beschwerden.

Jede Zeile zeigt Inhalt, die Anlage, an der das Problem gemeldet wurde, die Zahl der angehängten Dateien und Status. Ein Abzeichen neben dem Listentitel zeigt, wie viele Beschwerden noch ungelöst sind.

Status einer Beschwerde

Eine Beschwerde durchläuft drei Status, immer in dieser Reihenfolge:

1. Eingegangen: Die Beschwerde ist eingegangen. Hier beginnt jede Beschwerde.
2. In Bearbeitung: Jemand hat sie übernommen. Während der Bearbeitung können Sie Notizen hinzufügen.
3. Gelöst: Das Problem ist behoben oder erledigt.

Sie können den mittleren Schritt auch überspringen und eine neue Beschwerde direkt lösen.

Eine Beschwerde öffnen und bearbeiten

Klicken Sie auf eine Zeile, um Beschwerdedetails zu öffnen.

Das Fenster zeigt die Anlage, Inhalt und angehängte Fotos. Klicken Sie auf ein Foto, um es vergrößert zu sehen. Hat die Person eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinterlassen, erscheint sie unter Kontaktdaten des Einreichers. Sie können sie kopieren oder nutzen, um die Person über das Ergebnis zu informieren.

So beginnen Sie mit der Bearbeitung einer Beschwerde:

1. Klicken Sie auf Als in Bearbeitung markieren.
2. Optional können Sie unter Bearbeitungsnotiz etwas eintragen, zum Beispiel wer zuständig ist oder wann jemand vorbeikommt.
3. Klicken Sie auf Auf in Bearbeitung setzen.

Solange eine Beschwerde in Bearbeitung ist, klicken Sie auf Notiz hinzufügen, um weitere Zwischenstände festzuhalten. Jede neue Notiz wird nach den früheren angefügt. Frühere Notizen können nicht bearbeitet werden.

So schließen Sie eine Beschwerde ab:

1. Klicken Sie auf Als erledigt markieren.
2. Optional können Sie unter Lösungsnotiz (optional) etwas eintragen, zum Beispiel „Teil ausgetauscht“.
3. Klicken Sie auf Als erledigt markieren.

Das Detailfenster zeigt dann, wer die Beschwerde bearbeitet hat, und die festgehaltenen Notizen.

Verifizierte und anonyme Beschwerden

Jeder Beschwerdekasten arbeitet auf eine von zwei Arten. Das legen Sie in den Beschwerdekasten-Einstellungen der Anlage fest.

• Anonym (Standard): Jeder kann eine Beschwerde senden, ohne seinen Namen anzugeben. Kontaktdaten sind optional. Die Person hinterlässt nur dann eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, wenn sie eine Rückmeldung möchte.
• Mit Identitätsprüfung: Die Person muss zuerst ihre E-Mail-Adresse eingeben. MintCheck sendet ihr einen 6-stelligen Code, den sie innerhalb von 10 Minuten eingeben muss. Erst dann kann sie absenden. Nutzen Sie dies, wenn Sie Spam eindämmen oder antworten können möchten.

In beiden Fällen landet die Beschwerde in derselben Liste, und Sie bearbeiten sie auf dieselbe Weise. Bei verifizierten Beschwerden sehen Sie unter Kontaktdaten des Einreichers in der Regel die E-Mail-Adresse, die die Person bestätigt hat.