Loggböcker och offentliga registreringar
Registrera när som helst med loggbokschecklistor och låt vem som helst fylla i dem via en offentlig QR-kod.
Loggböcker och schemalagda checklistor
De flesta checklistor följer ett schema. En brandsläckare kontrolleras en gång i månaden, en toalett två gånger om dagen. MintCheck räknar dem som planerade inspektioner och visar hur många som är gjorda.
Vissa registreringar följer inget schema. De skrivs när något händer: en besökare kommer in i byggnaden, ett fordon åker iväg, en nyckel lämnas ut, en kylskåpstemperatur läses av. För sådant använder du en loggbok.
En loggbok är en checklista där Loggbok (för offentlig ifyllning) är aktiverat. Skillnaderna:
| Schemalagd checklista | Loggbok | |
|---|---|---|
| Schema | Dagligen, veckovis, månadsvis eller årsvis | Inget. Fyll i när som helst. |
| Hur ofta | En gång per tidpunkt | Så många registreringar som behövs |
| Räknas bland planerade inspektioner | Ja | Nej |
| Vem kan fylla i den | Registrerade arbetare | Registrerade arbetare, och vem som helst om objektet tillåter offentlig ifyllning |
Skapa en loggbok
- Klicka på Checklistor i sidofältet och sedan på Lägg till checklista.
- I kategorin Loggböcker väljer du en mall, till exempel logg för in- och utpassering, städning, temperatur, rondering, nycklar eller fordon. Loggboksmallar har redan Loggbok (för offentlig ifyllning) aktiverat. Du kan också börja med Tom checklista och aktivera det själv.
- Kontrollera namnet och punkterna. Punkterna fungerar som i alla checklistor: kryssruta, flerval, text och foto.
- Klicka på Spara.
När Loggbok (för offentlig ifyllning) är aktiverat döljs schemainställningarna. Redigeraren visar: En loggbok har inget fast schema — den kan fyllas i när som helst.
Koppla sedan loggboken till det objekt där den ska fyllas i, precis som andra checklistor. Koppla till exempel en logg för in- och utpassering till objektet ”Huvudentré”. Hur du kopplar läser du i Checklistor.
Låt vem som helst fylla i loggboken
Som standard kan bara registrerade arbetare skanna ett objekt. En besökare eller ett bud kan inte det. Om även personer som inte är dina arbetare ska kunna skriva i loggboken aktiverar du offentlig ifyllning för objektet.
- Klicka på Objekt i sidofältet och öppna objektet.
- Leta upp kortet Åtkomst till offentlig loggbok.
- Slå på reglaget. Kortet ändras till Vem som helst kan fylla i.
- Ett kort med QR för offentlig loggbok visas bredvid.
- Skriv ut den med Skriv ut, spara den med Ladda ner eller skicka länken med Kopiera länk.
- Sätt upp den utskrivna QR-koden där registreringarna görs, till exempel vid entrén.
Du kan också ställa in detta i objektets redigeringsformulär, i samma avsnitt Åtkomst till offentlig loggbok.
Den som skannar den offentliga loggbokens QR-kod kommer till en enkel sida med objektets namn. Personen fyller i punkterna och trycker på Skicka. Ingen inloggning behövs. Efter inskickningen kan personen trycka på Lägg till en till post för att skriva nästa.
Slå av reglaget för att stoppa offentliga registreringar. Kortet ändras till Endast registrerade arbetare och den offentliga loggbokens QR-kod slutar fungera. Registrerade arbetare kan fortfarande fylla i loggboken genom att skanna objektets vanliga QR-kod. Där är loggbokschecklistor märkta med Loggbok.
Var registreringarna visas
Loggboksregistreringar sparas direkt. Du kan gå igenom dem på två ställen:
- Objektets detaljsida: öppna objektet. Avsnittet Loggbok listar alla registreringar för objektet, de senaste först. Det visas bara när en loggbok är kopplad till objektet.
- Inspektioner: Inspektioner listar loggboksregistreringar tillsammans med inspektioner. I stället för ett normalt eller avvikande resultat visar de märkningen Loggbok. Därifrån kan du exportera dem till Excel.
Registreringar som en registrerad arbetare har gjort visar arbetarens namn. Registreringar via den offentliga QR-koden visar Anonym. Tider visas i din egen enhets tidszon.
Mer om att gå igenom registreringar finns i Inspektioner.