Diários e registros públicos
Faça registros a qualquer hora com diários e deixe qualquer pessoa preenchê-los escaneando um QR público.
Diários e checklists programadas
A maioria das checklists segue uma programação. Um extintor é verificado uma vez por mês, um banheiro duas vezes por dia. O MintCheck conta essas checklists como inspeções programadas e mostra quantas foram feitas.
Alguns registros não seguem programação. Eles são feitos sempre que algo acontece: um visitante entra no prédio, um veículo sai, uma chave é entregue, a temperatura de uma geladeira é conferida. Para esses casos, use um diário.
Um diário é uma checklist com Diário (para preenchimento público) ativado. As diferenças são:
| Checklist programada | Diário | |
|---|---|---|
| Programação | Diária, semanal, mensal ou anual | Nenhuma. Preencha quando quiser. |
| Frequência | Uma vez por horário | Quantos registros forem necessários |
| Entra nas inspeções programadas | Sim | Não |
| Quem pode preencher | Trabalhadores cadastrados | Trabalhadores cadastrados e qualquer pessoa, se o equipamento permitir registro público |
Criar um diário
- Na barra lateral, clique em Checklists e depois em Adicionar checklist.
- Na categoria Registros, escolha um modelo, como controle de entrada e saída, limpeza, temperatura, ronda, chaves ou veículos. Os modelos de diário já vêm com Diário (para preenchimento público) ativado. Você também pode começar com Checklist em branco e ativar a opção por conta própria.
- Confira o nome e os itens. Os itens funcionam como em qualquer checklist: caixa de seleção, múltipla escolha, texto e foto.
- Clique em Salvar.
Com Diário (para preenchimento público) ativado, as configurações de programação ficam ocultas. O editor mostra: Um diário não tem agendamento fixo — pode ser preenchido a qualquer momento.
Depois, vincule o diário ao equipamento onde ele será preenchido, como qualquer outra checklist. Por exemplo, vincule um controle de entrada e saída ao equipamento "Portaria principal". Veja como vincular em Checklists.
Deixar qualquer pessoa preencher o diário
Por padrão, só trabalhadores cadastrados conseguem escanear um equipamento. Um visitante ou um entregador não consegue. Se pessoas que não são seus trabalhadores também precisam fazer registros, ative o registro público no equipamento.
- Na barra lateral, clique em Equipamentos e abra o equipamento.
- Encontre o cartão Acesso ao registro público.
- Ative a chave. O cartão muda para Qualquer pessoa pode preencher.
- Um cartão QR do registro público aparece ao lado.
- Imprima com Imprimir, salve com Baixar ou envie o link com Copiar link.
- Coloque o QR impresso onde as pessoas vão fazer os registros, como na entrada.
Você também pode configurar isso no formulário de edição do equipamento, na mesma seção Acesso ao registro público.
Quem escaneia o QR do diário público abre uma página simples com o nome do equipamento. A pessoa preenche os itens e toca em Enviar. Não precisa fazer login. Depois de enviar, pode tocar em Adicionar outro registro para fazer o próximo registro.
Para parar de aceitar registros públicos, desative a chave. O cartão muda para Apenas trabalhadores cadastrados e o QR do diário público para de funcionar. Os trabalhadores cadastrados continuam podendo preencher o diário escaneando o código QR normal do equipamento. Lá, as checklists do tipo diário aparecem com o selo Registro.
Onde os registros aparecem
Os registros são salvos na hora. Você pode conferi-los em dois lugares:
- Detalhes do equipamento: abra o equipamento. A seção Registro lista todos os registros daquele equipamento, do mais recente para o mais antigo. Ela só aparece quando há um diário vinculado ao equipamento.
- Inspeções: Inspeções lista os registros do diário junto com as inspeções. Em vez de um resultado normal ou anormal, eles aparecem com o selo Registro. Dali você pode exportá-los para o Excel.
Registros feitos por um trabalhador cadastrado mostram o nome dele. Registros feitos pelo QR público mostram Anônimo. Os horários aparecem no fuso horário do seu dispositivo.
Para saber mais sobre como conferir registros, veja Inspeções.