Deníky a veřejné zápisy
Zapisujte záznamy kdykoli pomocí kontrolních seznamů typu deník a umožněte je vyplňovat komukoli přes veřejný QR kód.
Deníky a plánované kontrolní seznamy
Většina kontrolních seznamů se řídí plánem. Hasicí přístroj se kontroluje jednou měsíčně, toaleta dvakrát denně. MintCheck je počítá jako plánované kontroly a ukazuje, kolik jich je hotovo.
Některé záznamy se plánem neřídí. Zapisují se vždy, když se něco stane: návštěvník vstoupí do budovy, vozidlo odjede, vydá se klíč, odečte se teplota lednice. Pro tyto případy použijte deník.
Deník je kontrolní seznam se zapnutou volbou Deník (pro veřejné vyplňování). Rozdíly:
| Plánovaný kontrolní seznam | Deník | |
|---|---|---|
| Plán | Denně, týdně, měsíčně nebo ročně | Žádný. Vyplňuje se kdykoli. |
| Jak často | Jednou za časový termín | Tolik záznamů, kolik je potřeba |
| Počítá se do plánovaných kontrol | Ano | Ne |
| Kdo může vyplňovat | Registrovaní pracovníci | Registrovaní pracovníci a kdokoli, pokud zařízení povoluje veřejné zápisy |
Vytvoření deníku
- V postranním panelu klikněte na Kontrolní seznamy a potom na Přidat kontrolní seznam.
- V kategorii Provozní deníky vyberte šablonu, například deník vstupů a odchodů, úklidu, teplot, obchůzek, klíčů nebo vozidel. Šablony deníků mají volbu Deník (pro veřejné vyplňování) už zapnutou. Můžete také začít s Prázdný kontrolní seznam a zapnout ji sami.
- Zkontrolujte název a položky. Položky fungují stejně jako v každém kontrolním seznamu: zaškrtnutí, výběr z možností, text a fotografie.
- Klikněte na Uložit.
Když je volba Deník (pro veřejné vyplňování) zapnutá, nastavení plánu je skryté. Editor zobrazí: Deník nemá pevný plán — lze jej vyplnit kdykoli.
Potom deník propojte se zařízením, u kterého se bude vyplňovat, stejně jako jakýkoli jiný kontrolní seznam. Deník vstupů a odchodů například propojte se zařízením „Hlavní vchod“. Jak propojovat, popisuje část Kontrolní seznamy.
Umožnění zápisu do deníku komukoli
Ve výchozím nastavení mohou zařízení skenovat jen registrovaní pracovníci. Návštěvník nebo kurýr to nedokáže. Pokud mají záznamy zapisovat i lidé, kteří nejsou vašimi pracovníky, zapněte u zařízení veřejné zápisy.
- V postranním panelu klikněte na Zařízení a otevřete zařízení.
- Najděte kartu Přístup k veřejnému deníku.
- Zapněte přepínač. Karta se změní na Vyplnit může kdokoli.
- Vedle ní se zobrazí karta QR veřejného deníku.
- Vytiskněte ho pomocí Tisk, uložte pomocí Stáhnout nebo pošlete odkaz pomocí Kopírovat odkaz.
- Vytištěný QR kód umístěte tam, kde budou lidé zapisovat, například u vchodu.
Totéž můžete nastavit i ve formuláři úprav zařízení, ve stejné části Přístup k veřejnému deníku.
Kdokoli naskenuje QR kód veřejného deníku, otevře jednoduchou stránku s názvem zařízení. Vyplní položky a klepne na Odeslat. Přihlášení není potřeba. Po odeslání může klepnout na Přidat další záznam a zapsat další záznam.
Chcete-li veřejné zápisy zastavit, vypněte přepínač. Karta se změní na Jen registrovaní pracovníci a QR kód veřejného deníku přestane fungovat. Registrovaní pracovníci mohou deník dál vyplňovat po naskenování běžného QR kódu zařízení. Tam mají kontrolní seznamy typu deník odznak Provozní deník.
Kde se záznamy zobrazují
Záznamy v deníku se ukládají okamžitě. Prohlédnout si je můžete na dvou místech:
- Podrobnosti zařízení: otevřete zařízení. Část Provozní deník obsahuje všechny záznamy k tomuto zařízení, od nejnovějších. Zobrazí se jen tehdy, když je se zařízením propojen deník.
- Kontroly: Kontroly zobrazuje záznamy z deníku společně s kontrolami. Místo vyhovujícího nebo nevyhovujícího výsledku mají odznak Provozní deník. Odtud je můžete exportovat do Excelu.
Záznamy zapsané registrovaným pracovníkem ukazují jeho jméno. Záznamy zapsané přes veřejný QR kód ukazují Anonymní. Časy se zobrazují v časovém pásmu vašeho zařízení.
Více o prohlížení záznamů najdete v části Kontroly.