Buku log dan pengisian publik
Catat kapan saja dengan daftar periksa buku log, dan izinkan siapa saja mengisinya dengan memindai QR publik.
Buku log dan daftar periksa terjadwal
Sebagian besar daftar periksa mengikuti jadwal. Alat pemadam api diperiksa sebulan sekali, toilet dua kali sehari. MintCheck menghitungnya sebagai inspeksi terjadwal dan menampilkan berapa banyak yang sudah selesai.
Ada catatan yang tidak mengikuti jadwal. Catatan ini ditulis setiap kali sesuatu terjadi: tamu masuk gedung, kendaraan keluar, kunci dipinjamkan, suhu kulkas dibaca. Untuk hal-hal seperti ini, gunakan buku log.
Buku log adalah daftar periksa dengan Buku Log (untuk pengisian publik) diaktifkan. Perbedaannya:
| Daftar periksa terjadwal | Buku log | |
|---|---|---|
| Jadwal | Harian, mingguan, bulanan, atau tahunan | Tidak ada. Isi kapan saja. |
| Frekuensi | Sekali per slot waktu | Sebanyak yang diperlukan |
| Dihitung dalam inspeksi terjadwal | Ya | Tidak |
| Siapa yang dapat mengisi | Pekerja terdaftar | Pekerja terdaftar, dan siapa saja jika fasilitas mengizinkan pengisian publik |
Membuat buku log
- Di bilah samping, klik Daftar periksa, lalu Tambah daftar periksa.
- Di kategori Buku Log, pilih templat seperti log keluar-masuk, kebersihan, suhu, patroli, kunci, atau kendaraan. Templat buku log sudah mengaktifkan Buku Log (untuk pengisian publik). Anda juga dapat memulai dengan Daftar periksa kosong lalu mengaktifkannya sendiri.
- Periksa nama dan item. Item bekerja sama seperti di daftar periksa lain: centang, pilihan ganda, teks, dan foto.
- Klik Simpan.
Saat Buku Log (untuk pengisian publik) aktif, pengaturan jadwal disembunyikan. Editor menampilkan: Buku log tidak memiliki jadwal tetap — dapat diisi kapan saja.
Kemudian tautkan buku log ke fasilitas tempat buku log akan diisi, seperti daftar periksa lainnya. Misalnya, tautkan log keluar-masuk ke fasilitas "Pintu masuk utama". Lihat Daftar periksa untuk cara menautkan.
Mengizinkan siapa saja mengisi buku log
Secara bawaan, hanya pekerja terdaftar yang dapat memindai fasilitas. Tamu atau pengemudi pengiriman tidak bisa. Jika orang yang bukan pekerja Anda juga perlu menulis catatan, aktifkan pengisian publik untuk fasilitas tersebut.
- Di bilah samping, klik Fasilitas lalu buka fasilitas.
- Cari kartu Akses buku log publik.
- Aktifkan sakelar. Kartu berubah menjadi Siapa saja dapat mengisi.
- Kartu QR buku log publik muncul di sampingnya.
- Cetak dengan Cetak, simpan dengan Unduh, atau kirim tautannya dengan Salin tautan.
- Pasang QR yang dicetak di tempat orang akan menulis catatan, seperti pintu masuk.
Anda juga dapat mengatur ini di formulir edit fasilitas, pada bagian Akses buku log publik yang sama.
Siapa pun yang memindai QR buku log publik akan membuka halaman sederhana dengan nama fasilitas. Mereka mengisi item lalu mengetuk Kirim. Tidak perlu masuk. Setelah mengirim, mereka dapat mengetuk Tambah entri lain untuk menulis catatan berikutnya.
Untuk menghentikan pengisian publik, matikan sakelar. Kartu berubah menjadi Hanya pekerja terdaftar dan QR buku log publik berhenti berfungsi. Pekerja terdaftar tetap dapat mengisi buku log dengan memindai kode QR biasa fasilitas tersebut. Di sana, daftar periksa buku log ditandai dengan lencana Buku log.
Tempat catatan muncul
Catatan buku log langsung tersimpan. Anda dapat meninjaunya di dua tempat:
- Detail fasilitas: buka fasilitas. Bagian Buku log menampilkan semua catatan untuk fasilitas tersebut, dimulai dari yang terbaru. Bagian ini hanya muncul jika buku log ditautkan ke fasilitas.
- Inspeksi: Inspeksi menampilkan catatan buku log bersama inspeksi. Alih-alih hasil normal atau tidak normal, catatan ini menampilkan lencana Buku log. Anda dapat mengekspornya ke Excel dari sana.
Catatan yang ditulis pekerja terdaftar menampilkan nama pekerja. Catatan yang ditulis melalui QR publik menampilkan Anonim. Waktu ditampilkan dalam zona waktu perangkat Anda sendiri.
Untuk informasi lebih lanjut tentang meninjau catatan, lihat Inspeksi.