Kaebused

Kust kaebused tulevad

Avalikkus saab probleemist teatada, skannides üksuse juures oleva kaebuse QR-koodi, näiteks kui tualettruumi kätekuivati on katki. Inimene kirjeldab probleemi, saab lisada kuni 3 fotot ja saadab kaebuse. Seejärel ilmub kaebus MintCheckis selle objekti administraatoritele.

MintCheck saadab ka e-kirja selle objekti administraatoritele ja peaadministraatorile, kui saabub uus kaebus, ning uuesti iga kord, kui selle olek muutub. E-kiri on kirjutatud teie organisatsiooni keeles ja selles olevad ajad on näidatud teie organisatsiooni ajavööndis. Mõlemad määratakse jaotises Seaded → Üldine.

Kaebuste kast lülitatakse sisse iga üksuse kohta eraldi. Selle seadistamise ja QR-koodi printimise kohta vt Kaebuste kast.

Valige külgribal Kaebused, et näha kõiki selle objekti kaebusi, millega töötate.

Kaebuste loendi lugemine

Lehe ülaosas on neli kaarti. Loendi filtreerimiseks klõpsake kaardil:

• Kokku: kõik objekti kaebused.
• Vastu võetud: uued kaebused, mida keegi pole veel käsile võtnud.
• Töös: kaebused, millega keegi tegeleb.
• Lahendatud: lõpetatud kaebused.

Igal real on näha Sisu, Üksus, mille kohta kaebus tehti, lisatud failide arv (Failid) ja Olek. Loendi pealkirja kõrval olev märk näitab, mitu kaebust on veel lahendamata.

Kaebuste olekud

Kaebus läbib kolm olekut, alati selles järjekorras:

1. Vastu võetud: kaebus on saabunud. Siit algab iga kaebus.
2. Töös: keegi on selle käsile võtnud. Töö ajal saate lisada märkusi.
3. Lahendatud: probleem on parandatud või lahendatud.

Võite ka keskmise sammu vahele jätta ja uue kaebuse kohe lahendatuks märkida.

Kaebuse avamine ja käsitlemine

Klõpsake real, et avada aken Kaebuse üksikasjad.

Aknas on näha üksus, Sisu ja lisatud fotod. Suurema pildi nägemiseks klõpsake fotol. Kui inimene jättis telefoninumbri või e-posti aadressi, kuvatakse see jaotises Esitaja kontakt. Saate selle kopeerida ja anda talle tulemusest teada.

Kaebusega tegelemise alustamiseks:

1. Klõpsake nuppu Märgi töös olevaks.
2. Soovi korral sisestage Töötlemise märkus, näiteks kes on määratud või millal keegi kohale tuleb.
3. Klõpsake nuppu Märgi töös olevaks.

Kui kaebus on töös, saate uute täienduste kirjapanemiseks klõpsata nuppu Lisage märkus. Iga uus märkus lisatakse varasemate järele. Varasemaid märkusi ei saa muuta.

Kaebuse sulgemiseks:

1. Klõpsake nuppu Märgi lahendatuks.
2. Soovi korral sisestage Lahenduse märkus (valikuline), näiteks „Osa vahetatud“.
3. Klõpsake nuppu Märgi lahendatuks.

Seejärel näitab üksikasjade aken, kes kaebust käsitles, ja salvestatud märkusi.

Kinnitatud ja anonüümsed kaebused

Iga kaebuste kast töötab ühel kahest viisist. Selle valite üksuse kaebuste kasti seadetes.

• Anonüümne (vaikimisi): igaüks saab kaebuse saata oma nime andmata. Kontaktandmed on valikulised. Inimene jätab telefoninumbri või e-posti ainult siis, kui soovib vastust.
• Isiku kontrolliga: inimene peab esmalt sisestama oma e-posti aadressi. MintCheck saadab talle e-kirjaga 6-kohalise koodi, mille ta peab sisestama 10 minuti jooksul. Alles siis saab ta kaebuse saata. Kasutage seda, kui soovite rämpsu vähendada või vajate võimalust vastata.

Mõlemal juhul saabub kaebus samasse loendisse ja käsitlete seda samamoodi. Kinnitatud kaebuste puhul näete jaotises Esitaja kontakt tavaliselt e-posti aadressi, mille inimene kinnitas.