Inspecciones QR frente a informes por chat de grupo
Los chats de grupo son rápidos y todo el mundo tiene ya uno, pero los informes van quedando atrás, cuesta encontrarlos después y nadie avisa cuando no se ha hecho una inspección. Una app de inspección QR guarda cada inspección vinculada a lo que se revisó, con el nombre, la hora y las fotos, muestra qué no se hizo y mantiene los problemas abiertos hasta que se resuelven.
Así se comparan.
De un vistazo
| Chat de grupo | App de inspección QR | |
|---|---|---|
| Para empezar | Normalmente ya se usa | Etiquetas, una lista de verificación corta y teléfonos |
| Qué se informa | Lo que cada uno escriba | Las mismas preguntas cada vez |
| Quién lo hizo y cuándo | El remitente y la hora del mensaje | Se guarda con el nombre de quien inició sesión y la hora |
| Fotos | Mezcladas con todos los demás mensajes | Adjuntas al registro |
| Inspecciones no realizadas | Se detectan si alguien cuenta los mensajes | Se muestran frente a la programación |
| Problemas | Dependen de que alguien responda y se acuerde | Siguen abiertos hasta que se confirma la reparación |
| Buscar registros antiguos | Retroceder por meses de mensajes | Una búsqueda por equipo, persona o fecha |
| Informes mensuales | Alguien vuelve a teclear los mensajes | Los registros se exportan a un archivo |
| Varios sitios | Un chat por sitio, o más | Todos los sitios en un mismo lugar |
Por qué se informa por chat de grupo
Al principio tiene sentido. Nadie necesita formación, una foto se envía en segundos y todo el equipo la ve. Para una pregunta rápida o un "¿puede venir alguien a mirar esto?" urgente, un chat es difícil de superar.
Dónde se queda corto el chat de grupo
Los problemas empiezan cuando los mensajes tienen que servir como registros:
- Los informes quedan enterrados. Las fotos de inspección quedan entre cambios de turno y planes para comer, y una semana después cuesta encontrarlas.
- El silencio parece lo mismo en ambos casos. Si no llega ningún mensaje, no puede saber si la inspección no se hizo o si la persona simplemente no informó.
- Cada uno informa a su manera. Uno escribe "OK", otro envía una foto sin palabras, y ninguno dice de qué bomba se trata.
- Los problemas se pierden. Cuando todos han leído un mensaje, cada uno puede dar por hecho que otro se está ocupando.
- Para sacar totales hay que volver a teclear. Un informe mensual significa que alguien repasa el chat y lo copia a una hoja de cálculo.
- Los registros pueden irse con las personas. Cuando alguien cambia de teléfono o deja el equipo, lo que vio puede irse con él.
Cuándo ayuda más una app de inspección QR
Una app compensa cuando:
- Puede que tenga que demostrar qué se revisó, cuándo y quién lo hizo.
- Varias personas o turnos hacen las inspecciones, o tiene más de un sitio.
- Quiere saber el mismo día que una inspección no se hizo.
- Los problemas se olvidan entre quien los detecta y quien los arregla.
- Alguien pasa horas convirtiendo mensajes en informes.
¿Se pueden usar los dos?
Sí, y la mayoría de los equipos lo hacen. Deje el chat para conversar y pase los registros a la app. Una regla sencilla funciona bien: si tiene que quedar registrado, pasa por el código QR.
Cómo sacar las inspecciones del chat de grupo
- Elija la inspección de la que más se informa en el chat.
- Convierta lo que suelen escribir en una lista de verificación corta. Consulte Qué incluir en una lista de verificación de inspección.
- Coloque una etiqueta QR en cada cosa que se revisa.
- Diga al equipo que una inspección cuenta cuando se ha escaneado, y que las fotos van en el formulario.
- Aplíquelo en un sitio durante dos a cuatro semanas y luego pase a la siguiente inspección.
Dónde encaja MintCheck
MintCheck es un servicio de inspección con códigos QR para organizaciones a las que informar por chat ya se les ha quedado corto. Los trabajadores escanean con la app MintCheck, responden a los elementos y marcan el resultado como Normal o Anormal, con fotos. Un resultado Anormal queda como Sin resolver hasta que se repara, y el panel del sitio muestra las inspecciones completadas frente a las previstas.
Los trabajos puntuales se introducen como tareas en lugar de mensajes, con fecha límite si la necesita. Los trabajadores que usan la app reciben una notificación cuando se les asigna una tarea, y la completan con una nota y fotos.
Los visitantes tienen su propia vía: escanean un código QR de quejas e informan de un problema sin cuenta ni app. Los registros de inspección y las tareas se pueden exportar a Excel.
MintCheck es gratis hasta 5 puntos de control, sin tarjeta de crédito, y no se cobra por usuario. Puede recorrer las pantallas reales en la demo interactiva o comparar planes y precios.
Preguntas frecuentes
¿Basta un chat de grupo para los registros de inspección?
Sirve para mensajes rápidos, pero cuesta buscar en él, sacar totales o comprobarlo más tarde. Que los mensajes de chat se acepten como registros depende de las normas que se aplican a su edificio y de la autoridad que las controla, así que pregúnteles.
¿Podemos seguir usando el chat de grupo con una app de inspección?
Sí. Deje el chat para conversar y use la app para todo lo que tenga que quedar registrado.
¿Los trabajadores tienen que instalar otra app?
En MintCheck, los trabajadores usan la app MintCheck para iPhone, iPad y Android y, antes de instalarla, pueden hacer el mismo trabajo en el navegador del teléfono. Inician sesión con un ID de inicio de sesión o un número de teléfono, sin contraseña.
¿Cómo asignamos una reparación sin enviar un mensaje?
En MintCheck, cree una tarea. Puede asignarla a un punto de control, para que cualquier trabajador que escanee ese punto de control la vea. Según el plan, también puede asignarla a un trabajador o a una etiqueta de trabajo. Consulte Tareas.
¿Cuánto cuesta una app de inspección QR en comparación con un chat de grupo?
Empezar con un chat no cuesta nada, pero lleva tiempo recoger y volver a teclear los mensajes. MintCheck es gratis hasta 5 puntos de control, sin tarjeta de crédito. El plan Pago por uso cuesta $0.99 al mes por punto de control, hasta 30 puntos de control; Business cuesta $199 al mes y Master, $299 al mes.
Funciones relacionadas
- Inspecciones QRPonga un código QR en cada punto de control. Los trabajadores lo escanean con la app MintCheck y completan la lista de verificación de hoy; la hora, el nombre y las fotos se guardan solos.
- TareasCree trabajos puntuales, como reparaciones, asígnelos a un punto de control, un trabajador o una etiqueta de trabajo y sígalos hasta el final. Los trabajadores reciben el aviso en la app MintCheck.
- Buzón de quejas QRLos visitantes escanean un código QR de quejas para informar de un problema con fotos, sin cuenta ni app. Usted recibe un correo y sigue cada queja desde que se recibe hasta que se resuelve.