¿Qué es la inspección con código QR?

La inspección con código QR es una forma de hacer las revisiones rutinarias de las instalaciones con un código QR en cada cosa que se revisa. Una persona escanea el código con el teléfono, se abre la lista de verificación correspondiente y las respuestas se guardan con la hora y el nombre de la persona.

Sustituye al formulario en la tablilla y a la hoja de cálculo que se rellena más tarde. Las preguntas de la lista de verificación pueden seguir siendo prácticamente las mismas. Lo que cambia es cómo llega la lista a la persona y dónde acaban las respuestas.

Cómo funciona

1. Cada cosa tiene su código. Una bomba, un extintor, un aseo o un vehículo tiene su propio código QR, pegado encima o justo al lado.
2. Se vincula una lista de verificación al código. Define qué hay que mirar y con qué frecuencia, por ejemplo cada mañana o una vez al mes.
3. Una persona escanea y responde en el teléfono. Cualquier cámara de teléfono puede leer el código, así que se abre la lista correcta sin que nadie tenga que buscar un formulario.
4. El resultado se guarda como un registro. Cada registro contiene qué se revisó, la hora, la persona, las respuestas y las fotos, si las hay.
5. Alguien revisa los registros. Puede ver qué inspecciones no se hicieron y qué cosas tienen problemas, sin tener que recoger papeles antes.

Por qué pasarse a los códigos QR

• La lista correcta para cada cosa. El código pertenece a una sola cosa, así que nadie rellena el formulario equivocado ni anota la sala equivocada.
• Registros en los que se puede buscar. Encontrar la inspección de una bomba del pasado marzo es cuestión de una búsqueda, no de una tarde con un archivador.
• Las inspecciones no realizadas se ven. Si hay una programación, una inspección que no se hizo se ve ese mismo día. En papel, puede que no se entere hasta final de mes.
• Los problemas siguen a la vista. Un problema notificado con una foto puede quedar abierto hasta que alguien confirme que está arreglado.
• Varios sitios en una sola vista. Un responsable puede comparar sitios sin esperar a que lleguen los formularios.

Qué necesita

• Un teléfono para cada persona que hace las inspecciones. Cualquier teléfono con cámara puede leer el código.
• Etiquetas resistentes. En interiores sirven las etiquetas normales. En exteriores o zonas húmedas, use papel de etiquetas impermeable o una hoja plastificada.
• Una lista de verificación corta para cada tipo de cosa. Pregunte solo aquello que lleve a alguien a actuar.
• Un lugar al que vayan los registros. Un código QR puede abrir un simple formulario en línea, que es una forma barata de probar la idea. Un formulario no muestra qué inspecciones no se hicieron ni sigue un problema hasta que se resuelve, así que esa parte tendría que hacerla usted.

Los códigos QR y las normas de inspección

Un código QR no decide qué hay que inspeccionar. Con qué frecuencia hay que inspeccionar los equipos, y qué hay que registrar, depende de las normas del lugar donde se encuentre. Una herramienta digital cambia cómo registra una inspección, no lo que exigen las normas.

¿Códigos QR o etiquetas NFC?

Las etiquetas NFC hacen un trabajo parecido: al acercar el teléfono a la etiqueta, se abre la lista de verificación. Pero hay que comprar las etiquetas, y todos los teléfonos tienen que poder leerlas. Los códigos QR se pueden imprimir en una impresora normal y los lee cualquier cámara de teléfono, así que son más rápidos y baratos de implantar.

Errores frecuentes

• Etiquetas que nadie puede escanear. Colóquelas a la altura del pecho, encima o justo al lado de lo que se revisa, y evite superficies curvas, sucias o muy brillantes.
• Listas de verificación demasiado largas. Las listas largas se rellenan con prisas. Quédese con las preguntas que llevan a actuar.
• Nadie lee los resultados. Escanear es solo la mitad del trabajo. Decida quién revisa los registros y con qué frecuencia.
• Empezar en todas partes a la vez. Empiece con una lista de verificación en un sitio, corrija lo que no funcione y luego amplíe. Cómo sustituir los registros de inspección en papel explica cómo hacerlo.
• No probar la etiqueta. Después de pegar una etiqueta, escanéela una vez para comprobar que abre el punto de control correcto.

Cómo lo hace MintCheck

MintCheck es un servicio de inspección con códigos QR basado en este enfoque. Todo lo que usted gestiona es un punto de control con su propio código QR, y puede imprimir todas las etiquetas a la vez en papel A4, A5 o Carta.

Los trabajadores escanean con la app MintCheck para iPhone, iPad y Android, o con la cámara del teléfono antes de instalarla. Inician sesión con un ID de inicio de sesión o un número de teléfono, sin contraseña. Responden a cada elemento, marcan el resultado como Normal o Anormal y pueden adjuntar fotos.

Un resultado Anormal queda como Sin resolver hasta que una reinspección o la siguiente inspección habitual da Normal, o hasta que un administrador lo resuelve con una nota. El panel del sitio muestra las inspecciones completadas frente a las previstas, y los registros se pueden exportar a Excel.

Los visitantes tienen su propia vía: escanean un código QR de quejas aparte para informar de un problema, sin cuenta ni app.

Es gratis hasta 5 puntos de control, sin tarjeta de crédito. Consulte Inspecciones QR en MintCheck o siga la guía Inicio rápido.

Preguntas frecuentes

¿Los trabajadores necesitan una app especial para escanear un código QR?

Cualquier cámara de teléfono puede leer un código QR. Lo que se abre después depende de la herramienta. En MintCheck, los trabajadores usan la app MintCheck y, antes de instalarla, pueden escanear con la cámara del teléfono y trabajar en el navegador del teléfono.

¿Qué pasa cuando una inspección detecta un problema?

En MintCheck, el trabajador marca el resultado como Anormal, describe el problema y puede adjuntar fotos. Queda como Sin resolver hasta que una reinspección o la siguiente inspección habitual da Normal, o hasta que un administrador lo resuelve con una nota.

¿Visitantes y trabajadores usan el mismo código QR?

En MintCheck, no. El código QR de un punto de control es para los trabajadores registrados y les pide que inicien sesión. Los visitantes escanean un código QR de quejas aparte, que solo abre un formulario para informar de un problema.

¿Aceptan los inspectores y las autoridades los registros de inspección con QR?

Depende de la norma y de la autoridad, así que pregunte al organismo competente para su edificio. Los registros digitales guardan la hora, el nombre y las respuestas, pero una herramienta no puede decidir si cumplen un requisito concreto.

¿Cuánto cuesta un software de inspección QR?

Depende del producto. MintCheck es gratis hasta 5 puntos de control, sin tarjeta de crédito. El plan Pago por uso cuesta $0.99 al mes por punto de control, hasta 30 puntos de control; Business cuesta $199 al mes y Master, $299 al mes. Consulte los precios.