Apps de inspección QR frente a listas de verificación en papel y hojas de cálculo
Las listas de verificación en papel son baratas para empezar, pero cuesta buscar en ellas, sacar totales o hacer el seguimiento. Las hojas de cálculo añaden búsquedas y totales, pero alguien tiene que teclearlo todo, a menudo más tarde. Una app de inspección QR registra cada inspección en el momento en que se hace, con el nombre, la hora y las fotos, muestra qué inspecciones no se hicieron y mantiene los problemas abiertos hasta que se resuelven.
Así se comparan.
De un vistazo
| Lista de verificación en papel | Hoja de cálculo | App de inspección QR | |
|---|---|---|---|
| Coste inicial | La impresión | A menudo ya está pagada | Una suscripción, a veces con un plan gratuito |
| Qué se necesita sobre el terreno | Un bolígrafo y el formulario | Un ordenador, o papel para pasarlo después | Un teléfono |
| Quién lo hizo y cuándo | Lo que se escribió a mano | Lo que se tecleó, a menudo más tarde | Se guarda con el nombre de quien inició sesión y la hora |
| Fotos | Se guardan aparte, si se guardan | Es posible, pero incómodo | Adjuntas al registro |
| Inspecciones no realizadas | Se descubren cuando alguien repasa los formularios | Se descubren si la hoja está al día | Se muestran frente a la programación |
| Problemas | Dependen de que alguien los comunique | Una columna de estado que alguien debe actualizar | Siguen abiertos hasta que se confirma la reparación |
| Buscar registros antiguos | Revisar archivadores | Una búsqueda, si se tecleó | Una búsqueda por equipo, persona o fecha |
| Varios sitios | Formularios recogidos en cada sitio | Un archivo por sitio, o un archivo enorme | Todos los sitios en un mismo lugar |
| Cambiar una lista de verificación | Reimprimirla y sustituirla en todas partes | Editar el archivo y compartir la nueva versión | Cambiarla una vez, para las inspecciones futuras |
Dónde se quedan cortas las listas de verificación en papel
El papel es fácil para empezar. Se complica cuando:
- Varias personas o turnos rellenan los formularios, y nadie ve los resultados hasta que se recogen.
- Una inspección no realizada solo se detecta cuando alguien repasa el archivador.
- Un problema anotado en un formulario depende de que alguien lo comunique.
- Una lista de verificación cambia, y hay que reimprimir y sustituir todas las copias.
Dónde se quedan cortas las hojas de cálculo
Una hoja de cálculo va bien para totales y tendencias sencillas. Sus puntos débiles son el tecleo y las copias. Los resultados se introducen más tarde, de memoria o a partir del papel, y dos personas pueden acabar con versiones distintas del archivo. Además, una hoja de cálculo no puede indicarle que una inspección está atrasada a menos que alguien lo haya introducido todo.
Cuándo ayuda más una app de inspección QR
Una app compensa cuando:
- Varias personas o turnos hacen las inspecciones, o tiene más de un sitio.
- Una inspección no realizada tiene consecuencias reales y quiere saberlo el mismo día.
- Necesita nombres, horas y fotos sin tener que perseguir a nadie.
- Los problemas se pierden entre quien los detecta y quien los arregla.
- Alguien pasa horas volviendo a teclear formularios.
¿Se pueden combinar?
Sí. Puede pasar las inspecciones frecuentes a una app y mantener el papel para las poco habituales. Si sus informes están en una hoja de cálculo, una app que exporta a Excel le permite seguir teniéndolos ahí. Cómo sustituir los registros de inspección en papel explica cómo pasar los formularios de uno en uno.
Dónde encaja MintCheck
MintCheck es un servicio de inspección con códigos QR para organizaciones a las que el papel y las hojas de cálculo ya se les han quedado cortos. Es gratis hasta 5 puntos de control, sin tarjeta de crédito, y no se cobra por usuario. Los trabajadores escanean con la app MintCheck, el panel del sitio muestra las inspecciones completadas frente a las previstas y los registros se pueden exportar a Excel. Está disponible en 37 idiomas.
Puede recorrer las pantallas reales en la demo interactiva o comparar planes y precios.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor una app de inspección QR que Excel?
Hacen trabajos distintos. Una app registra nombres, horas y fotos a medida que se hace el trabajo y muestra las inspecciones no realizadas sin que nadie tenga que teclearlas. Excel va bien para informes y totales, y MintCheck puede exportar los registros de inspección a Excel para eso.
¿Puedo seguir usando Excel con una app de inspección QR?
Sí, si la app exporta sus datos. En MintCheck, los registros de inspección y las tareas se pueden exportar a Excel.
¿Cómo paso del papel a una app?
Pase los formularios de uno en uno: reescriba cada uno como una lista de verificación corta, úsela en un sitio durante dos a cuatro semanas y después deje de imprimir el formulario. Consulte Cómo sustituir los registros de inspección en papel.
¿Siguen siendo válidos los registros en papel?
Depende de las normas que se aplican a su edificio y de la autoridad que las controla, así que pregúnteles.
¿Cuánto cuesta una app de inspección QR en comparación con el papel?
El papel cuesta la impresión y el tiempo dedicado a recoger y volver a teclear formularios. MintCheck es gratis hasta 5 puntos de control, sin tarjeta de crédito. El plan Pago por uso cuesta $0.99 al mes por punto de control, hasta 30 puntos de control; Business cuesta $199 al mes y Master, $299 al mes.
Funciones relacionadas
- Inspecciones QRPonga un código QR en cada punto de control. Los trabajadores lo escanean con la app MintCheck y completan la lista de verificación de hoy; la hora, el nombre y las fotos se guardan solos.
- Panel del sitioVea en una sola pantalla, para cada sitio, la tasa de finalización de hoy, los problemas sin resolver, las tareas abiertas y las quejas, con actualización automática.
- TareasCree trabajos puntuales, como reparaciones, asígnelos a un punto de control, un trabajador o una etiqueta de trabajo y sígalos hasta el final. Los trabajadores reciben el aviso en la app MintCheck.