Kiểm tra bằng mã QR so với báo cáo qua nhóm chat
Nhóm chat nhanh và ai cũng đã có sẵn, nhưng báo cáo trôi mất, về sau khó tìm, và không ai được báo khi một lần kiểm tra bị bỏ sót. Ứng dụng kiểm tra bằng mã QR lưu từng lần kiểm tra theo đúng thứ được kiểm tra, kèm tên, thời gian và ảnh, cho thấy lần kiểm tra nào bị bỏ sót và giữ sự cố ở trạng thái mở cho đến khi được khắc phục.
Dưới đây là so sánh giữa hai cách.
Tổng quan
| Nhóm chat | Ứng dụng kiểm tra bằng mã QR | |
|---|---|---|
| Bắt đầu | Thường đã dùng sẵn | Nhãn, một danh sách kiểm tra ngắn và điện thoại |
| Nội dung báo cáo | Tùy mỗi người gõ gì | Cùng các câu hỏi mỗi lần |
| Ai làm và khi nào | Người gửi và thời gian của tin nhắn | Lưu kèm tên người đã đăng nhập và thời gian |
| Ảnh | Lẫn với mọi tin nhắn khác | Đính kèm vào bản ghi |
| Lần kiểm tra bị bỏ sót | Phát hiện nếu có người đếm tin nhắn | Hiển thị so với lịch |
| Sự cố | Phụ thuộc vào việc có người trả lời và nhớ hay không | Vẫn mở cho đến khi xác nhận đã khắc phục |
| Tìm bản ghi cũ | Cuộn lại qua tin nhắn của nhiều tháng | Tìm theo thứ được kiểm tra, người hoặc ngày |
| Báo cáo hàng tháng | Có người gõ lại các tin nhắn | Xuất bản ghi ra tệp |
| Nhiều địa điểm | Mỗi địa điểm một nhóm chat, hoặc nhiều hơn | Mọi địa điểm ở cùng một nơi |
Vì sao các đội báo cáo qua nhóm chat
Lúc đầu điều đó là hợp lý. Không cần đào tạo, gửi ảnh chỉ mất vài giây, và cả đội đều thấy. Với một câu hỏi nhanh hay một lời nhờ gấp như "có ai qua xem giúp cái này không?", nhóm chat khó có gì thay thế được.
Khi nhóm chat không còn đủ
Rắc rối bắt đầu khi tin nhắn phải đóng vai trò bản ghi:
- Báo cáo bị chìm. Ảnh kiểm tra nằm giữa chuyện đổi ca và rủ ăn trưa, và một tuần sau đã khó tìm.
- Im lặng thì không phân biệt được. Nếu không có tin nhắn nào, bạn không thể biết lần kiểm tra bị bỏ sót hay người đó chỉ không báo.
- Mỗi người báo một kiểu. Người thì viết "OK", người thì gửi ảnh không kèm lời nào, và không ai nói đó là máy bơm nào.
- Sự cố bị thất lạc. Khi ai cũng đã đọc tin nhắn, mỗi người đều có thể nghĩ người khác đang xử lý.
- Tổng hợp nghĩa là gõ lại. Báo cáo hàng tháng nghĩa là có người phải xem lại nhóm chat và chép sang Excel.
- Bản ghi có thể đi theo người. Khi ai đó đổi điện thoại hoặc rời đội, những gì họ đã thấy có thể mất theo họ.
Khi nào ứng dụng kiểm tra bằng mã QR hữu ích nhất
Ứng dụng đáng giá khi:
- Bạn có thể cần cho thấy đã kiểm tra gì, khi nào và do ai.
- Nhiều người hoặc nhiều ca thực hiện kiểm tra, hoặc bạn có nhiều hơn một địa điểm.
- Bạn muốn biết về lần kiểm tra bị bỏ sót ngay trong ngày.
- Sự cố bị quên giữa người phát hiện và người khắc phục.
- Có người mất hàng giờ biến tin nhắn thành báo cáo.
Có thể giữ cả hai không?
Có, và hầu hết các đội đều làm vậy. Hãy giữ nhóm chat để trao đổi và chuyển bản ghi sang ứng dụng. Một quy tắc đơn giản rất hiệu quả: nếu cần lưu thành bản ghi, hãy làm qua mã QR.
Cách chuyển việc kiểm tra ra khỏi nhóm chat
- Chọn việc kiểm tra được báo trong nhóm chat thường xuyên nhất.
- Biến những gì họ thường viết thành một danh sách kiểm tra ngắn. Xem Danh sách kiểm tra cần có những gì.
- Dán nhãn QR lên mỗi thứ cần kiểm tra.
- Nói với đội rằng một lần kiểm tra chỉ được tính khi đã quét mã, và ảnh phải nằm trong biểu mẫu.
- Chạy thử tại một địa điểm trong 2–4 tuần, rồi chuyển sang việc kiểm tra tiếp theo.
MintCheck phù hợp với ai
MintCheck là dịch vụ kiểm tra bằng mã QR cho những đội mà việc báo cáo qua chat đã không còn đáp ứng được. Nhân viên quét bằng ứng dụng MintCheck, trả lời các mục và chọn kết quả Bình thường hoặc Bất thường, kèm ảnh. Kết quả Bất thường vẫn ở trạng thái Chưa giải quyết cho đến khi được khắc phục, và bảng điều khiển địa điểm hiển thị số lần kiểm tra đã hoàn thành so với số lần dự kiến.
Các việc làm một lần được tạo thành công việc thay vì tin nhắn, kèm ngày đến hạn nếu bạn cần. Nhân viên dùng ứng dụng nhận thông báo khi được giao công việc, và hoàn thành công việc kèm ghi chú và ảnh.
Khách có lối vào riêng: họ quét mã QR khiếu nại và báo sự cố mà không cần tài khoản hay ứng dụng. Có thể xuất bản ghi kiểm tra và công việc ra Excel.
MintCheck miễn phí cho tối đa 5 đối tượng quản lý, không cần thẻ thanh toán, và không tính phí theo người dùng. Bạn có thể xem các màn hình thật trong bản demo tương tác, hoặc so sánh các gói và bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Nhóm chat có đủ để lưu bản ghi kiểm tra không?
Nhóm chat dùng được cho các tin nhắn nhanh, nhưng khó tìm kiếm, tổng hợp hay kiểm tra lại về sau. Tin nhắn chat có được chấp nhận làm bản ghi hay không tùy thuộc vào các quy định áp dụng cho tòa nhà của bạn và cơ quan kiểm tra việc thực hiện các quy định đó, vì vậy hãy hỏi cơ quan đó.
Có thể tiếp tục dùng nhóm chat cùng với ứng dụng kiểm tra không?
Có. Hãy giữ nhóm chat để trao đổi và dùng ứng dụng cho mọi thứ cần lưu thành bản ghi.
Nhân viên có cần cài thêm một ứng dụng không?
Trong MintCheck, nhân viên dùng ứng dụng MintCheck cho iPhone, iPad và Android, và trước khi cài, họ có thể làm những việc tương tự trên trình duyệt điện thoại. Họ đăng nhập bằng ID đăng nhập hoặc số điện thoại, không cần mật khẩu.
Làm thế nào để giao việc sửa chữa mà không cần gửi tin nhắn?
Trong MintCheck, hãy tạo một công việc. Bạn có thể giao công việc cho một đối tượng quản lý, để bất kỳ nhân viên nào quét đối tượng đó đều thấy. Tùy theo gói, bạn cũng có thể giao cho một nhân viên hoặc một thẻ công việc. Xem Công việc.
Ứng dụng kiểm tra bằng mã QR tốn bao nhiêu so với nhóm chat?
Nhóm chat bắt đầu không tốn gì, nhưng mất thời gian thu thập và gõ lại tin nhắn. MintCheck miễn phí cho tối đa 5 đối tượng quản lý, không cần thẻ thanh toán. Gói Trả theo mức dùng là $0.99 mỗi đối tượng quản lý mỗi tháng, tối đa 30 đối tượng quản lý; Business là $199 mỗi tháng và Master là $299 mỗi tháng.
Tính năng liên quan
- Kiểm tra bằng mã QRGắn mã QR lên từng đối tượng quản lý. Nhân viên quét bằng ứng dụng MintCheck để làm danh sách kiểm tra đến hạn hôm nay; thời gian, tên và ảnh được lưu tự động.
- Giao công việcTạo việc một lần như sửa chữa, giao cho đối tượng quản lý, nhân viên hoặc thẻ công việc rồi theo dõi đến khi xong. Nhân viên được báo qua ứng dụng MintCheck.
- Hộp khiếu nại QRKhách quét mã QR khiếu nại để báo sự cố kèm ảnh, không cần tài khoản hay ứng dụng. Bạn nhận email và theo dõi từng khiếu nại từ Đã tiếp nhận đến Đã giải quyết.