Ứng dụng kiểm tra bằng mã QR so với danh sách kiểm tra giấy và Excel
Danh sách kiểm tra giấy bắt đầu dùng rất rẻ, nhưng khó tìm kiếm, tổng hợp hay theo dõi xử lý. Excel giúp tìm kiếm và tổng hợp, nhưng phải có người nhập mọi thứ vào, thường là nhập sau. Ứng dụng kiểm tra bằng mã QR ghi lại từng lần kiểm tra ngay khi thực hiện, kèm tên, thời gian và ảnh, cho thấy lần kiểm tra nào bị bỏ sót và giữ sự cố ở trạng thái mở cho đến khi được khắc phục.
Dưới đây là so sánh giữa ba cách.
Tổng quan
| Danh sách kiểm tra giấy | Excel | Ứng dụng kiểm tra bằng mã QR | |
|---|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Tiền in | Thường đã trả sẵn | Phí thuê bao, đôi khi có gói miễn phí |
| Cần gì tại hiện trường | Bút và phiếu | Máy tính, hoặc giấy để nhập sau | Điện thoại |
| Ai làm và khi nào | Những gì được viết tay | Những gì được nhập, thường là nhập sau | Lưu kèm tên người đã đăng nhập và thời gian |
| Ảnh | Lưu riêng, nếu có | Có thể, nhưng bất tiện | Đính kèm vào bản ghi |
| Lần kiểm tra bị bỏ sót | Phát hiện khi có người xem lại các phiếu | Phát hiện nếu tệp được cập nhật | Hiển thị so với lịch |
| Sự cố | Tùy vào việc có người chuyển tiếp hay không | Một cột trạng thái phải có người cập nhật | Vẫn mở cho đến khi xác nhận đã khắc phục |
| Tìm bản ghi cũ | Lật từng bìa hồ sơ | Tìm kiếm được, nếu đã nhập | Tìm theo thứ được kiểm tra, người hoặc ngày |
| Nhiều địa điểm | Thu phiếu từ từng địa điểm | Mỗi địa điểm một tệp, hoặc một tệp rất lớn | Mọi địa điểm ở cùng một nơi |
| Thay đổi danh sách kiểm tra | In lại và thay ở mọi nơi | Sửa tệp và chia sẻ phiên bản mới | Thay đổi một lần, áp dụng cho các lần kiểm tra sau |
Khi danh sách kiểm tra giấy không còn đủ
Giấy dễ bắt đầu. Nó trở nên khó hơn khi:
- Nhiều người hoặc nhiều ca điền phiếu, và không ai thấy kết quả cho đến khi phiếu được thu về.
- Lần kiểm tra bị bỏ sót chỉ được phát hiện khi có người lật xem bìa hồ sơ.
- Sự cố ghi trên phiếu phụ thuộc vào việc có người chuyển tiếp hay không.
- Danh sách kiểm tra thay đổi, và mọi bản phải được in lại và thay thế.
Khi Excel không còn đủ
Excel phù hợp để tổng hợp và xem các xu hướng đơn giản. Điểm yếu của nó là khâu nhập liệu và các bản sao tệp. Kết quả thường được nhập sau, theo trí nhớ hoặc từ giấy, và hai người có thể có hai phiên bản tệp khác nhau. Excel cũng không thể cho bạn biết một lần kiểm tra đã quá hạn, trừ khi có người đã nhập đầy đủ mọi thứ.
Khi nào ứng dụng kiểm tra bằng mã QR hữu ích nhất
Ứng dụng đáng giá khi:
- Nhiều người hoặc nhiều ca thực hiện kiểm tra, hoặc bạn có nhiều hơn một địa điểm.
- Một lần kiểm tra bị bỏ sót gây hậu quả thực sự, và bạn muốn biết ngay trong ngày.
- Bạn cần tên, thời gian và ảnh mà không phải nhắc ai.
- Sự cố bị thất lạc giữa người phát hiện và người khắc phục.
- Có người mất hàng giờ nhập lại phiếu.
Có thể kết hợp không?
Có. Bạn có thể chuyển các lần kiểm tra thường xuyên sang ứng dụng và giữ giấy cho các lần kiểm tra hiếm khi làm. Nếu báo cáo của bạn nằm trong Excel, một ứng dụng xuất được ra Excel cho phép bạn giữ báo cáo ở đó. Cách chuyển sổ kiểm tra giấy sang bản ghi điện tử chỉ cách chuyển từng phiếu một.
MintCheck phù hợp với ai
MintCheck là dịch vụ kiểm tra bằng mã QR cho những đội mà giấy và Excel đã không còn đáp ứng được. MintCheck miễn phí cho tối đa 5 đối tượng quản lý, không cần thẻ thanh toán, và không tính phí theo người dùng. Nhân viên quét bằng ứng dụng MintCheck, bảng điều khiển địa điểm hiển thị số lần kiểm tra đã hoàn thành so với số lần dự kiến, và có thể xuất bản ghi ra Excel. MintCheck có sẵn bằng 37 ngôn ngữ.
Bạn có thể xem các màn hình thật trong bản demo tương tác, hoặc so sánh các gói và bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Ứng dụng kiểm tra bằng mã QR có tốt hơn Excel không?
Chúng làm những việc khác nhau. Ứng dụng ghi lại tên, thời gian và ảnh ngay khi công việc được thực hiện, và cho thấy các lần kiểm tra bị bỏ sót mà không cần ai nhập. Excel phù hợp cho báo cáo và tổng hợp, và MintCheck có thể xuất bản ghi kiểm tra ra Excel cho mục đích đó.
Tôi có thể tiếp tục dùng Excel cùng với ứng dụng kiểm tra bằng mã QR không?
Có, nếu ứng dụng xuất được dữ liệu của bạn. Trong MintCheck, có thể xuất bản ghi kiểm tra và công việc ra Excel.
Làm thế nào để chuyển từ giấy sang ứng dụng?
Chuyển từng phiếu một: viết lại thành một danh sách kiểm tra ngắn, dùng tại một địa điểm trong 2–4 tuần, rồi ngừng in phiếu đó. Xem Cách chuyển sổ kiểm tra giấy sang bản ghi điện tử.
Hồ sơ giấy có còn được chấp nhận không?
Điều đó tùy thuộc vào các quy định áp dụng cho tòa nhà của bạn và cơ quan kiểm tra việc thực hiện các quy định đó, vì vậy hãy hỏi cơ quan đó.
Ứng dụng kiểm tra bằng mã QR tốn bao nhiêu so với giấy?
Giấy tốn tiền in và thời gian thu gom và nhập lại phiếu. MintCheck miễn phí cho tối đa 5 đối tượng quản lý, không cần thẻ thanh toán. Gói Trả theo mức dùng là $0.99 mỗi đối tượng quản lý mỗi tháng, tối đa 30 đối tượng quản lý; Business là $199 mỗi tháng và Master là $299 mỗi tháng.
Tính năng liên quan
- Kiểm tra bằng mã QRGắn mã QR lên từng đối tượng quản lý. Nhân viên quét bằng ứng dụng MintCheck để làm danh sách kiểm tra đến hạn hôm nay; thời gian, tên và ảnh được lưu tự động.
- Bảng điều khiển địa điểmXem tỷ lệ hoàn thành hôm nay, vấn đề chưa giải quyết, công việc đang chờ và khiếu nại của từng địa điểm trên một màn hình, tự động làm mới.
- Giao công việcTạo việc một lần như sửa chữa, giao cho đối tượng quản lý, nhân viên hoặc thẻ công việc rồi theo dõi đến khi xong. Nhân viên được báo qua ứng dụng MintCheck.