Hva bør en inspeksjonssjekkliste inneholde?

En god inspeksjonssjekkliste registrerer hva som ble kontrollert, når og av hvem, stiller bare spørsmål som fører til handling, og gjør hvert svar tydelig. Hvis et dårlig svar ikke ville fått noen til å gjøre noe, hører ikke spørsmålet hjemme på listen.

Delene alle sjekklister trenger

• Hva som ble kontrollert: tingen, og hvor den er.
• Når: datoen og, hvis det betyr noe, klokkeslettet.
• Hvem: personen som utførte kontrollen.
• Punktene: spørsmålene eller det som skal bekreftes.
• Det samlede resultatet: for eksempel normal eller avvik.
• Detaljer om problemer: hva som er galt, helst med et bilde.
• Hva som skjer videre: hvem som får beskjed, og hvem som bekrefter utbedringen.

Slik velger du punktene

1. Start med det som kan gå galt. List opp feilene som ville bety noe, ut fra tidligere problemer, produsentens anvisninger og reglene som gjelder for deg.
2. Behold det som fører til handling. For hvert punkt, spør hva noen ville gjort hvis svaret var dårlig. Hvis svaret er «ingenting», tar du det bort.
3. Behold det som kan kontrolleres der og da. Alt som krever et verktøy eller en kvalifikasjon den som kontrollerer ikke har, hører hjemme i en annen kontroll.
4. Følg den veien folk går. Sett punktene i den rekkefølgen man møter dem, så ingen må gå tilbake.

Slik formulerer du hvert punkt

Si nøyaktig hvordan et godt svar ser ut, slik at to personer ville svart likt.

Velg riktig svartype

La det siste punktet være et fritekstpunkt, så folk kan melde fra om det du ikke tenkte på å spørre om.

Hvor lang bør den være?

Kort nok til å bli gjort ordentlig hver gang. Lange lister blir gjort i en fart, og svarene mister mye av verdien. Malene nedenfor har fire punkter hver, noe som er et godt utgangspunkt.

Hvis en liste stadig vokser, del den opp. Skill det som må ses på hver dag, fra det som må ses på én gang i måneden, og gi hver type utstyr sin egen liste.

Hvor ofte hver sjekkliste bør utføres

Reglene som gjelder for deg, kommer først, deretter produsentens anvisninger, hvor mye tingen brukes og hva som skjer hvis den svikter. Dette er vanlige utgangspunkter, så sjekk dem mot dine egne regler.

Den siste raden er en logg, ikke en planlagt sjekkliste. Du skriver en oppføring hver gang det skjer, ikke på en fast dag.

Eksempler å starte fra

• Sjekkliste for kontroll av brannslukkere
• Sjekkliste for renhold av toaletter
• Sjekkliste for kontroll av heiser
• Sjekkliste for daglig kontroll av kjøretøy
• Sjekkliste for kontroll av generatorer
• Sjekkliste for kontroll av HVAC-enheter

Test den før du ruller den ut

1. Bruk sjekklisten på ett sted i to til fire uker.
2. Spør dem som utfører kontrollen, hvilke punkter som forvirrer dem.
3. Ta bort punkter som aldri endrer hva noen gjør, med mindre en regel eller en sikkerhetsgrunn krever dem.
4. Gi den deretter til de andre stedene.

Hvis du går bort fra papir, viser Slik erstatter du inspeksjonslogger på papir hvordan du gjør det ett skjema om gangen.

Slik lager du en sjekkliste i MintCheck

I MintCheck starter du fra en mal eller en tom sjekkliste og velger Avkrysning, Flervalg, Tekst eller Bilde for hvert punkt. Du kan gjøre et svar obligatorisk, la arbeiderne legge ved bilder og se en forhåndsvisning på telefon mens du skriver. Én sjekkliste kan brukes for mange objekter, og endringer gjelder for fremtidige inspeksjoner.

Hver inspeksjon lagrer også arbeideren, tidspunktet og et samlet resultat, Normal eller Avvik, så du trenger ikke punkter for det.

MintCheck er gratis for opptil 5 objekter uten kredittkort. Se Sjekklister i MintCheck, eller følg Kom i gang.

Vanlige spørsmål

Hva bør en inspeksjonssjekkliste inneholde?

Hva som ble kontrollert, når og av hvem, en kort liste med punkter med tydelige svar, et samlet resultat, og plass til detaljer om problemer og bilder. Det bør også være tydelig hvem som får beskjed om et problem, og hvem som bekrefter utbedringen.

Hvor mange punkter bør en inspeksjonssjekkliste ha?

Det finnes ikke noe fast antall. Bruk så få at folk gjør hvert punkt ordentlig. Malene i MintCheck har fire punkter hver som utgangspunkt, og en liste som stadig vokser, kan deles opp.

Bør hvert punkt kreve et bilde?

Nei. Be om bilder der de beviser noe eller forklarer et problem, for eksempel en skadet del. I MintCheck kan du gjøre et bildepunkt obligatorisk og la arbeiderne legge ved bilder til alle punkter, og det kan legges ved bilder når et resultat meldes som Avvik.

Hva er forskjellen på en sjekkliste og en logg?

En sjekkliste følger en tidsplan, for eksempel én gang i måneden, så en kontroll som blir hoppet over, kan oppdages. En logg har ingen tidsplan. Du skriver en oppføring hver gang noe skjer, for eksempel når en besøkende kommer eller en nøkkel blir lånt ut. Se Loggbøker og offentlige oppføringer.

Hvem bør skrive sjekklisten?

Den som har ansvaret for utstyret eller rommet, sammen med en som utfører kontrollen. Den første vet hva som betyr noe, og den andre vet hva som faktisk kan kontrolleres der og da.