Slik erstatter du inspeksjonslogger på papir med digitale registreringer

Den tryggeste måten å erstatte inspeksjonslogger på papir på, er ett skjema om gangen. Velg ett skjema, skriv det om til en kort sjekkliste, bruk det på ett sted i noen uker, og slutt først da å skrive det ut.

Å flytte alle skjemaene på én gang betyr at alle må endre måten de jobber på samme dag, og problemene er vanskelige å skille fra hverandre. Med ett enkelt skjema finner du ut hva som går galt, mens det fortsatt er billig å rette.

Steg 1: List opp skjemaene dere har

Skriv ned alle papirskjemaer og logger som er i bruk: hva de registrerer, hvor de henger, hvem som fyller dem ut, hvor ofte, og hvem som leser dem etterpå.

Du finner sannsynligvis noen som ingen leser. Før du slutter med et av dem, sjekk at ingen regel eller kontrakt krever det.

Steg 2: Velg hvor du skal starte

Velg et skjema som fylles ut ofte, har få spørsmål og allerede skaper problemer. Kontroll av toaletter og brannslukkere passer godt til dette: de er korte, gjentas ofte og er lette å sammenligne med papirversjonen.

Steg 3: Skriv om skjemaet til en sjekkliste

Ikke kopier oppsettet på papirskjemaet. Behold spørsmålene, og bygg dem opp på nytt:

• Gjør «OK / ikke OK»-kolonner om til avkrysningsbokser.
• Gjør fritekstfelt om til faste valg der du kan, for eksempel God / Akseptabel / Dårlig. Faste svar er raskere å fylle ut og lettere å sammenligne.
• Behold ett merknadsfelt for alt som er uvanlig.
• Be om et bilde der det betyr noe, for eksempel ved en skadet del.
• Fjern spørsmål som ingen handler på.

Bestem også om det er en planlagt kontroll eller en logg. En planlagt kontroll skal utføres til faste tider. En logg skrives hver gang noe skjer, for eksempel når en besøkende kommer, en nøkkel blir lånt ut eller en kjøleskapstemperatur blir lest av.

Gratis maler for inspeksjonssjekklister kan spare deg for å begynne med et blankt ark.

Steg 4: Sett kodene der skjemaene pleide å henge

Folk vet allerede hvor skriveplaten henger, så sett QR-etiketten der, eller på selve tingen. Plasser den i brysthøyde, og skann hver etikett én gang etter at du har festet den.

Steg 5: Kjør en kort pilot

Bruk den nye sjekklisten på ett sted i to til fire uker. Sett en sluttdato for papirskjemaet før du starter, for folk slutter fort å fylle ut begge. Følg med på dette mens piloten pågår:

• Blir kontrollene utført i tide?
• Hvilke spørsmål hopper folk over eller misforstår?
• Er noen etiketter vanskelige å nå eller vanskelige å skanne?

Steg 6: Vis det fram på arbeidsplassen

Fem minutter ved en ekte etikett virker bedre enn et møte. Vis skanningen, én hel sjekkliste og hva man gjør når noe er galt. Forklar hvorfor det endres, og hvem som får se resultatene.

Steg 7: Gå gjennom resultatene, og utvid deretter

Utpek én person som ser på resultatene hver dag, i hvert fall i starten. En registrering som ingen leser, hjelper ikke mer enn et skjema i en perm. Når ett skjema fungerer greit, flytter du det neste skjemaet på samme sted, og deretter det neste stedet.

Hva du gjør med gamle papirregistreringer

Ta vare på dem så lenge du må. Hvor lenge avhenger av landet, typen bygg og typen registrering, så sjekk før du kaster noe, og sjekk om en skannet kopi teller.

Du trenger sjelden å skrive inn gamle skjemaer på nytt. Oppbevar dem, noter datoen da de digitale registreringene begynner, og hold de to atskilt.

Slik gjør du det i MintCheck

1. Start fra en mal. Gå til Sjekklister, klikk på Legg til sjekkliste, og velg en mal som Kontroll av brannslukker, Kontroll av heis eller Kontroll av toalett. Navn, punkter og tidsplan fylles ut, og du kan endre alt før du lagrer.
2. Bruk en loggbok for registreringer uten tidsplan. Loggbokmalene omfatter Inn-/utgangslogg, Renholdslogg, Temperaturlogg, Rundelogg, Nøkkellogg og Kjøretøylogg. Med QR for offentlig loggbok kan personer som ikke er arbeiderne dine, skrive oppføringer uten å logge inn.
3. Legg til objekter, og skriv ut etikettene. Knytt sjekklisten til hvert objekt, og klikk deretter på Skriv ut QR.
4. Legg til arbeiderne dine. De logger inn med innloggings-ID eller telefonnummer. Det finnes ikke noe passord, og de trenger ikke registrere seg i appen.
5. Følg med på stedsoversikten. Den viser fullførte inspeksjoner sammenlignet med det planlagte antallet. Registreringene kan eksporteres til Excel.

MintCheck er gratis for opptil 5 objekter uten kredittkort, noe som er nok til en pilot med ett skjema. Veiledningen Kom i gang tar omtrent 10 minutter.

Vanlige spørsmål

Bør vi beholde papiret som reserve?

Ja, i en kort overgangsperiode. Behold det lenger bare hvis en regel krever det, for å bruke begge i flere måneder er ekstra arbeid, og folk slutter fort å fylle ut det ene.

Kan vi beholde det samme oppsettet på skjemaet?

Behold spørsmålene, ikke oppsettet. Et skjema laget for et bredt papirark er tregt på en telefon, så ett spørsmål om gangen med faste svar fungerer bedre.

Hva om noen ansatte ikke er komfortable med apper?

Hold sjekklisten kort, og vis dem det på arbeidsplassen. I MintCheck logger arbeiderne inn med innloggings-ID eller telefonnummer, uten passord, og appen holder dem innlogget.

Kan vi fortsatt gi en inspektør en kopi av registreringene?

I MintCheck kan inspeksjonsregistreringer eksporteres til Excel, slik at du kan levere eller skrive ut en kopi. Spør inspektøren hvilket format vedkommende godtar.

Hvor lang tid tar det?

Oppsettet tar kort tid: veiledningen Kom i gang i MintCheck tar deg fra en tom konto til den første fullførte inspeksjonen på omtrent 10 minutter. Regn med to til fire uker til piloten med ett skjema.