Hva er QR-inspeksjon?

QR-inspeksjon er en måte å gjennomføre faste kontroller av bygg og utstyr på, med en QR-kode på hver ting du kontrollerer. En person skanner koden med en telefon, sjekklisten for den tingen åpnes, og svarene lagres med tidspunktet og personens navn.

Det erstatter skjemaet på skriveplaten og regnearket som fylles ut i etterkant. Spørsmålene i sjekklisten kan stort sett være de samme. Det som endres, er hvordan sjekklisten kommer fram til personen, og hvor svarene havner.

Slik fungerer det

1. Hver ting får en kode. En pumpe, en brannslukker, et toalett eller et kjøretøy får sin egen QR-kode, festet på selve tingen eller rett ved siden av.
2. En sjekkliste knyttes til koden. Den bestemmer hva som skal kontrolleres, og hvor ofte, for eksempel hver morgen eller én gang i måneden.
3. En person skanner og svarer på en telefon. Alle telefonkameraer kan lese koden, så riktig sjekkliste åpnes uten at noen må lete etter et skjema.
4. Resultatet lagres som en registrering. Hver registrering inneholder tingen, tidspunktet, personen, svarene og eventuelle bilder.
5. Noen går gjennom registreringene. De kan se hvilke kontroller som ble hoppet over, og hvilke ting som har problemer, uten å samle inn papir først.

Hvorfor team går over til QR-koder

• Riktig sjekkliste for riktig ting. Koden hører til én ting, så ingen fyller ut feil skjema eller skriver ned feil rom.
• Registreringer du kan søke i. Å finne kontrollen av én pumpe fra mars i fjor krever et søk, ikke en ettermiddag med en perm.
• Manglende kontroller blir synlige. Når en tidsplan er satt, ser du samme dag at en kontroll ikke ble utført. På papir får du kanskje ikke vite det før ved slutten av måneden.
• Problemer forblir synlige. Et problem som er meldt med et bilde, kan stå åpent til noen bekrefter at det er utbedret.
• Flere steder i én oversikt. En leder kan sammenligne steder uten å vente på at skjemaene kommer inn.

Dette trenger du

• En telefon til hver person som utfører kontroller. Alle telefoner med kamera kan lese koden.
• Etiketter som varer. Vanlige etiketter holder innendørs. Utendørs eller i våte områder bør du bruke vannfast etikettpapir eller et laminert ark.
• En kort sjekkliste for hver type ting. Spør bare om det noen vil handle på.
• Et system som tar imot registreringene. En QR-kode kan åpne et enkelt nettskjema, noe som er en billig måte å prøve ideen på. Et skjema viser ikke hvilke kontroller som ble hoppet over, og følger ikke et problem til det er utbedret, så den delen må du gjøre selv.

QR-koder og regler for inspeksjon

En QR-kode avgjør ikke hva som må kontrolleres. Hvor ofte utstyr må inspiseres, og hva som må registreres, avhenger av reglene der du er. Et digitalt verktøy endrer hvordan du registrerer en kontroll, ikke hva reglene krever.

QR-koder eller NFC-brikker?

NFC-brikker gjør en lignende jobb: en telefon som holdes mot brikken, åpner sjekklisten. Men du må kjøpe brikkene, og alle telefonene må kunne lese dem. QR-koder kan skrives ut på en vanlig skriver og leses av alle telefonkameraer, så de er raskere og billigere å ta i bruk.

Vanlige feil

• Etiketter ingen kan skanne. Sett dem i brysthøyde, på eller rett ved siden av tingen, og unngå buede, skitne eller svært blanke flater.
• Sjekklister som er for lange. Lange lister blir gjort i en fart. Behold spørsmålene som fører til handling.
• Ingen leser resultatene. Skanningen er bare halve jobben. Bestem hvem som går gjennom registreringene, og hvor ofte.
• Å starte overalt på én gang. Start med én sjekkliste på ett sted, rett opp det som ikke fungerer, og utvid deretter. Slik erstatter du inspeksjonslogger på papir viser hvordan.
• Å ikke teste etiketten. Når du har festet en etikett, skanner du den én gang for å sjekke at den åpner riktig ting.

Slik gjør MintCheck det

MintCheck er en tjeneste for QR-inspeksjon bygd på denne tilnærmingen. Alt du har ansvar for, er et objekt med sin egen QR-kode, og du kan skrive ut etikettene på én gang på A4-, A5- eller Letter-papir.

Arbeiderne skanner med MintCheck-appen for iPhone, iPad og Android, eller med telefonkameraet før de installerer den. De logger inn med innloggings-ID eller telefonnummer, uten passord. De svarer på hvert punkt, velger resultatet Normal eller Avvik og kan legge ved bilder.

Et resultat merket Avvik forblir Uløst til en reinspeksjon eller neste ordinære inspeksjon er Normal, eller til en administrator løser det med et notat. Stedsoversikten viser fullførte inspeksjoner sammenlignet med det planlagte antallet, og registreringene kan eksporteres til Excel.

Besøkende har sin egen vei inn: de skanner en egen QR-kode for klager for å melde et problem, uten konto eller app.

Det er gratis for opptil 5 objekter uten kredittkort. Se QR-inspeksjon i MintCheck, eller følg veiledningen Kom i gang.

Vanlige spørsmål

Trenger arbeiderne en egen app for å skanne en QR-kode?

Alle telefonkameraer kan lese en QR-kode. Hva som åpnes etterpå, avhenger av verktøyet. I MintCheck bruker arbeiderne MintCheck-appen, og før de installerer den, kan de skanne med telefonkameraet og jobbe i nettleseren på telefonen.

Hva skjer når en inspeksjon finner et problem?

I MintCheck velger arbeideren resultatet Avvik, beskriver problemet og kan legge ved bilder. Det forblir Uløst til en reinspeksjon eller neste ordinære inspeksjon er Normal, eller til en administrator løser det med et notat.

Bruker besøkende og arbeidere samme QR-kode?

Ikke i MintCheck. QR-koden på et objekt er for registrerte arbeidere og ber dem logge inn. Besøkende skanner en egen QR-kode for klager, som bare åpner et skjema for å melde et problem.

Godtar inspektører og myndigheter registreringer fra QR-inspeksjon?

Det avhenger av regelen og myndigheten, så spør myndigheten som bygget ditt hører inn under. Digitale registreringer tar vare på tidspunktet, navnet og svarene, men et verktøy kan ikke avgjøre om de oppfyller et bestemt krav.

Hva koster programvare for QR-inspeksjon?

Det varierer fra produkt til produkt. MintCheck er gratis for opptil 5 objekter uten kredittkort. Betal per objekt koster $0.99 per objekt per måned opptil 30 objekter, Business koster $199 per måned og Master koster $299 per måned. Se priser.