点検チェックリストに入れるべき項目
よい点検チェックリストは、何をいつ誰が確認したかを記録し、対応につながる質問だけをたずね、どの回答も明確になるようにします。悪い回答が出ても誰も何もしないなら、その質問はチェックリストに必要ありません。
すべてのチェックリストに必要な部分
- 確認したもの： 点検箇所とその場所。
- いつ： 日付と、重要なら時刻。
- 誰が： 点検をした人。
- 項目： 質問や確認すること。
- 総合結果： たとえば正常か異常か。
- 問題の詳細： 何が悪いのか。できれば写真も。
- 次にすること： 誰に伝え、誰が修理を確認するか。
項目の選び方
- 起こりうる問題から始めます。 過去の問題、メーカーの指示、ご自身に適用される規則をもとに、重要な故障を書き出します。
- 対応につながるものを残します。 項目ごとに、回答が悪かったら誰が何をするかを考えます。答えが「何もしない」なら削ります。
- その場で確認できるものを残します。 点検する人が持っていない道具や資格が必要なものは、別の点検に回します。
- 人が歩く順に並べます。 出会う順に項目を並べれば、誰も戻らずに済みます。
各項目の書き方
よい回答がどのようなものかを正確に書き、2人が同じように答えられるようにします。
| こう書かずに | こう書く | 理由 |
|---|---|---|
| 消火器は問題なし？ | 針が緑色の範囲内にある | 誰が見てもゲージを同じように読めます |
| きれい？ | 床が乾いていて、ごみ箱が空になっている | きれいとはどういうことかがわかります |
| ポンプを点検 | ポンプとバルブの周りに漏れがない | 指示ではなく、確認する事実になります |
| 温度は問題なし？ | 供給水の温度 | あとで数値を比べられます |
適切な回答の種類を選ぶ
| 回答の種類 | 使う場面 | 例 |
|---|---|---|
| チェック | 簡単な確認 | 非常用インターホンの動作 |
| 選択式 | 決まったいくつかの状態 | 正常、再充填が必要、交換 |
| テキスト | 数値とメモ | 温度、備考 |
| 写真 | 言葉では伝えられないもの | パネルの写真 |
最後に自由記述の項目を1つ残しておくと、たずねることを思いつかなかった点も報告してもらえます。
長さはどのくらいがよいか
毎回きちんと行える程度に短くします。長いリストは急いで済まされ、回答の意味が薄れます。下のテンプレートはどれも項目が4つで、始めるのにちょうどよい長さです。
リストが増え続けるなら分けます。毎日見るものと月に1回見るものを分け、設備の種類ごとに別のリストにします。
各チェックリストの頻度
まずご自身に適用される規則、次にメーカーの指示、使用の多さ、故障したときの影響です。以下はよくある出発点なので、ご自身の規則と照らし合わせてください。
| 頻度 | 例 |
|---|---|
| 毎日 | トイレ、車両 |
| 毎週 | サーバールーム、CCTV |
| 毎月 | 消火器、エレベーター、発電機、空調機 |
| 何かが起きるたび | 来訪者、鍵、温度の測定 |
最後の行は、スケジュールのあるチェックリストではなく記録簿です。決まった日ではなく、起きるたびに記入します。
出発点になる例
広げる前に試す
- 1つの現場でチェックリストを2〜4週間使います。
- 点検する人に、わかりにくい項目をたずねます。
- 規則や安全上の理由で必要な場合を除き、誰の行動も変えない項目を削ります。
- そのあと、ほかの現場に広げます。
紙から移行している場合は、紙の点検表をデジタル化する方法で用紙を1つずつ移す方法を紹介しています。
MintCheckでチェックリストを作る
MintCheckでは、テンプレートか空のチェックリストから始め、項目ごとにチェック、選択式、テキスト、画像から選びます。回答を必須にしたり、作業者が写真を添付できるようにしたり、入力しながらスマートフォンのプレビューを見たりできます。1つのチェックリストを複数の管理対象に使え、変更はこれ以降の点検に反映されます。
点検ごとに作業者、時刻、総合結果である正常または異常も保存されるので、そのための項目は必要ありません。
MintCheckは管理対象5件までカード登録不要で無料です。MintCheckのチェックリストを見るか、クイックスタートに沿って始めてください。
よくある質問
点検チェックリストには何を入れるべきですか？
何をいつ誰が確認したか、回答が明確な短い項目のリスト、総合結果、問題の詳細と写真を書く場所です。問題を誰に伝え、誰が修理を確認するのかも明確にしておきます。
点検チェックリストの項目はいくつがよいですか？
決まった数はありません。一つひとつをきちんと行える程度に少なくします。MintCheckのテンプレートは出発点としてどれも項目が4つで、増え続けるリストは分けられます。
すべての項目に写真が必要ですか？
いいえ。破損した部品のように、何かを証明したり問題を説明したりするところで写真を求めます。MintCheckでは、写真の項目を必須にしたり、作業者がどの項目にも写真を添付できるようにしたり、異常の結果を報告するときに写真を添付したりできます。
チェックリストと記録簿の違いは何ですか？
チェックリストは月に1回のようにスケジュールに沿って行うので、漏れに気づけます。記録簿にはスケジュールがありません。来訪者が来たときや鍵を貸し出したときなど、何かが起きるたびに記入します。ログブックと公開記入をご覧ください。
チェックリストは誰が作るべきですか？
設備やスペースの責任者が、点検をする人と一緒に作ります。前者は何が重要かを知っていて、後者はその場で本当に確認できることを知っています。