紙の点検表をデジタル記録に切り替える方法
紙の点検表を最も安全に切り替える方法は、用紙を1つずつ移すことです。用紙を1つ選んで短いチェックリストに書き直し、1つの現場で数週間運用してから、その用紙の印刷をやめます。
すべての用紙を一度に移すと、全員の働き方が同じ日に変わり、問題の原因を切り分けにくくなります。用紙1つから始めれば、まだ手間をかけずに直せるうちに不具合を見つけられます。
ステップ1：今ある用紙を洗い出す
使っている紙の用紙と記録簿をすべて書き出します。何を記録するのか、どこに掛かっているのか、誰がどのくらいの頻度で記入するのか、あとで誰が読むのかを書きます。
誰も読んでいない用紙が見つかることもあるでしょう。やめる前に、規則や契約で求められていないか確認してください。
ステップ2：始める用紙を選ぶ
記入する回数が多く、質問が少なく、すでに手間になっている用紙を選びます。トイレの点検や消火器の点検が向いています。短く、繰り返し行い、紙の用紙と比べやすいからです。
ステップ3：用紙をチェックリストに書き直す
紙の用紙のレイアウトをそのまま写さないでください。質問は残し、形を作り直します。
- 「良／否」の欄はチェックボックスにします。
- 自由記述の欄は、できるだけ良好／普通／不良のような決まった選択肢にします。決まった回答は早く記入でき、比べやすくなります。
- 普段と違うことを書く備考欄を1つ残します。
- 破損した部品など、重要なところでは写真を求めます。
- 誰も対応しない質問は削ります。
また、定期点検なのか記録簿なのかも決めます。定期点検は決まった時期に行います。記録簿は、来訪者が来たとき、鍵を貸し出したとき、冷蔵庫の温度を測ったときなど、何かが起きるたびに記入します。
無料の点検チェックリストのテンプレートを使えば、白紙から作り始めずに済みます。
ステップ4：用紙があった場所にコードを貼る
クリップボードが掛かっている場所はみんなすでに知っているので、QRラベルはそこか、点検箇所そのものに貼ります。胸の高さに貼り、貼ったあとはすべてのラベルを一度ずつ読み取ってください。
ステップ5：短く試験運用する
新しいチェックリストを1つの現場で2〜4週間運用します。始める前に、紙の用紙をやめる日を決めておきます。両方に記入させると、すぐにどちらかが書かれなくなるからです。運用中は次の点を確認します。
- 点検は期限どおりに行われていますか？
- 飛ばされたり、誤解されたりしている質問はどれですか？
- 手が届きにくい、または読み取りにくいラベルはありませんか？
ステップ6：現場で見せる
会議を開くより、本物のラベルの横で5分見せるほうが効果的です。読み取り方、チェックリストを1回通して記入するところ、問題があったときにすることを見せます。なぜ変えるのか、誰が結果を見るのかも説明します。
ステップ7：結果を確認してから広げる
少なくとも最初のうちは、毎日結果を見る担当者を1人決めます。誰も読まない記録は、ファイルにとじた用紙と変わりません。1つの用紙が順調に回るようになったら、同じ現場の次の用紙へ、その次は別の現場へと広げます。
古い紙の記録はどうするか
保管しなければならない期間は保管してください。期間は国、建物の種類、記録の種類によって異なるので、捨てる前に確認し、スキャンしたコピーで代わりになるかどうかも確認してください。
古い用紙を入力し直す必要はほとんどありません。保管しておき、デジタル記録を始めた日付を書き留め、両者を分けておきます。
MintCheckでの進め方
- テンプレートから始めます。チェックリストでチェックリストを追加をクリックし、消火器点検、エレベーター点検、トイレ衛生点検などのテンプレートを選びます。名前、項目、スケジュールが入力され、保存する前にすべて変更できます。
- スケジュールのない記録にはログブックを使います。ログブックのテンプレートには、入退室記録、清掃記録、温度記録、巡回記録、鍵管理記録、車両運行記録があります。公開ログブックQRを使えば、作業者ではない人もログインせずに記入できます。
- 管理対象を追加してラベルを印刷します。各管理対象にチェックリストを連携してから、QR を印刷をクリックします。
- 作業者を追加します。作業者はログインIDか電話番号でログインします。パスワードはなく、アプリでのサインアップもありません。
- 現場ダッシュボードを確認します。予定された点検のうち完了した件数が表示されます。記録はExcelにエクスポートできます。
MintCheckは管理対象5件までカード登録不要で無料なので、1つの用紙を試験運用するには十分です。クイックスタートは約10分で終わります。
よくある質問
紙をバックアップとして残すべきですか？
短い移行期間なら、残してください。それより長く続けるのは規則で求められている場合だけにします。何か月も両方を続けると手間が増え、すぐにどちらかが記入されなくなるからです。
今の用紙のレイアウトをそのまま使えますか？
残すのは質問で、レイアウトではありません。横長の紙に合わせた用紙はスマートフォンでは記入に時間がかかるので、1問ずつ決まった回答を選ぶ形のほうがうまくいきます。
アプリに慣れていないスタッフがいる場合は？
チェックリストを短くし、現場で見せてください。MintCheckでは、作業者はログインIDか電話番号でログインし、パスワードはありません。アプリはログイン状態を保ちます。
検査する人に記録のコピーを渡せますか？
MintCheckでは点検記録をExcelにエクスポートできるので、コピーを渡したり印刷したりできます。どの形式を受け付けるかは、検査する人に確認してください。
どのくらい時間がかかりますか？
設定にはあまり時間がかかりません。MintCheckのクイックスタートでは、空のアカウントから最初の点検完了まで約10分です。1つの用紙の試験運用には2〜4週間を見込んでください。