Qu'est-ce que l'inspection par QR code ?

L'inspection par QR code est une façon de mener les contrôles courants d'une installation avec un QR code sur chaque élément à contrôler. Une personne scanne le code avec un téléphone, la liste de contrôle de cet élément s'ouvre, et les réponses sont enregistrées avec l'heure et le nom de la personne.

Elle remplace le formulaire sur porte-bloc et le tableur rempli après coup. Les questions de la liste de contrôle peuvent rester à peu près les mêmes. Ce qui change, c'est la façon dont la liste de contrôle parvient à la personne et l'endroit où arrivent les réponses.

Comment ça marche

1. Chaque élément reçoit un code. Une pompe, un extincteur, des toilettes ou un véhicule reçoit son propre QR code, collé dessus ou juste à côté.
2. Une liste de contrôle est associée au code. Elle fixe ce qu'il faut regarder et à quelle fréquence, par exemple chaque matin ou une fois par mois.
3. Une personne scanne et répond sur son téléphone. L'appareil photo de n'importe quel téléphone lit le code : la bonne liste de contrôle s'ouvre sans que personne ait à chercher un formulaire.
4. Le résultat est conservé sous forme d'enregistrement. Chaque enregistrement contient l'élément, l'heure, la personne, les réponses et les éventuelles photos.
5. Quelqu'un passe en revue les enregistrements. Cette personne voit quels contrôles ont été oubliés et quels éléments posent problème, sans avoir à rassembler de papier au préalable.

Pourquoi les équipes passent aux QR codes

• La bonne liste de contrôle pour le bon élément. Le code appartient à un seul élément : personne ne remplit le mauvais formulaire ni ne note la mauvaise pièce.
• Des enregistrements faciles à retrouver. Retrouver le contrôle d'une pompe en mars dernier demande une recherche, pas un après-midi dans un classeur.
• Les contrôles oubliés se voient. Quand un planning est défini, un contrôle non effectué est visible le jour même. Sur papier, vous ne le découvrirez peut-être qu'à la fin du mois.
• Les problèmes restent visibles. Un problème signalé avec une photo peut rester ouvert jusqu'à ce que quelqu'un confirme qu'il est réglé.
• Plusieurs sites dans une seule vue. Un responsable peut comparer les sites sans attendre que les formulaires arrivent.

Ce qu'il vous faut

• Un téléphone pour chaque personne qui fait les contrôles. Tout téléphone équipé d'un appareil photo peut lire le code.
• Des étiquettes qui durent. Des étiquettes ordinaires suffisent en intérieur. En extérieur ou dans les zones humides, utilisez du papier étiquette étanche ou une feuille plastifiée.
• Une liste de contrôle courte pour chaque type d'élément. Ne demandez que ce qui donnera lieu à une action.
• Un endroit où arrivent les enregistrements. Un QR code peut ouvrir un simple formulaire en ligne, ce qui permet de tester l'idée à moindre coût. Un formulaire ne montre pas quels contrôles ont été oubliés et ne suit pas un problème jusqu'à sa résolution : cette partie, vous devrez la faire vous-même.

QR codes et règles d'inspection

Un QR code ne décide pas de ce qui doit être contrôlé. La fréquence à laquelle les équipements doivent être inspectés, et ce qui doit être consigné, dépendent des règles en vigueur là où vous êtes. Un outil numérique change la façon dont vous enregistrez un contrôle, pas ce que les règles exigent.

QR codes ou tags NFC ?

Les tags NFC jouent un rôle similaire : un téléphone approché du tag ouvre la liste de contrôle. Mais il faut acheter les tags, et chaque téléphone doit pouvoir les lire. Les QR codes s'impriment sur une imprimante ordinaire et se lisent avec l'appareil photo de n'importe quel téléphone : ils sont donc plus rapides et moins chers à déployer.

Erreurs fréquentes

• Des étiquettes que personne ne peut scanner. Placez-les à hauteur de poitrine, sur l'élément ou juste à côté, et évitez les surfaces courbes, sales ou très brillantes.
• Des listes de contrôle trop longues. Les longues listes sont remplies à la va-vite. Gardez les questions qui mènent à une action.
• Personne ne lit les résultats. Scanner ne représente que la moitié du travail. Décidez qui passe en revue les enregistrements, et à quelle fréquence.
• Tout lancer partout en même temps. Commencez par une liste de contrôle sur un site, corrigez ce qui ne fonctionne pas, puis étendez. Comment remplacer les registres d'inspection papier détaille la démarche.
• Ne pas tester l'étiquette. Après avoir collé une étiquette, scannez-la une fois pour vérifier qu'elle ouvre le bon élément.

Comment fait MintCheck

MintCheck est un service d'inspection par QR code conçu selon ce principe. Tout ce dont vous avez la charge est un équipement doté de son propre QR code, et vous pouvez imprimer les étiquettes en une seule fois sur du papier A4, A5 ou Letter.

Les employés scannent avec l'application MintCheck pour iPhone, iPad et Android, ou avec l'appareil photo du téléphone avant de l'installer. Ils se connectent avec un identifiant de connexion ou un numéro de téléphone, sans mot de passe. Ils répondent à chaque point, indiquent le résultat Normal ou Anomalie et peuvent joindre des photos.

Un résultat Anomalie reste Non résolu jusqu'à ce qu'une réinspection ou la prochaine inspection régulière revienne Normal, ou qu'un administrateur le résolve avec une note. Le tableau de bord du site affiche les inspections terminées par rapport au nombre prévu, et les enregistrements peuvent être exportés vers Excel.

Les visiteurs ont leur propre accès : ils scannent un QR code de réclamation distinct pour signaler un problème, sans compte ni application.

C'est gratuit jusqu'à 5 équipements, sans carte bancaire. Découvrez les Inspections QR dans MintCheck, ou suivez le démarrage rapide.

Questions fréquentes

Les employés ont-ils besoin d'une application spéciale pour scanner un QR code ?

L'appareil photo de n'importe quel téléphone peut lire un QR code. Ce qui s'ouvre ensuite dépend de l'outil. Dans MintCheck, les employés utilisent l'application MintCheck et, avant de l'installer, ils peuvent scanner avec l'appareil photo du téléphone et travailler dans le navigateur du téléphone.

Que se passe-t-il quand une inspection révèle un problème ?

Dans MintCheck, l'employé indique le résultat Anomalie, décrit le problème et peut joindre des photos. Le résultat reste Non résolu jusqu'à ce qu'une réinspection ou la prochaine inspection régulière revienne Normal, ou qu'un administrateur le résolve avec une note.

Les visiteurs et les employés utilisent-ils le même QR code ?

Dans MintCheck, non. Le QR code d'un équipement est destiné aux employés enregistrés et leur demande de se connecter. Les visiteurs scannent un QR code de réclamation distinct, qui n'ouvre qu'un formulaire de signalement de problème.

Les enregistrements d'inspection par QR code sont-ils acceptés par les inspecteurs et les autorités ?

Cela dépend de la règle et de l'autorité : renseignez-vous auprès de l'organisme compétent pour votre bâtiment. Les enregistrements numériques conservent l'heure, le nom et les réponses, mais un outil ne peut pas décider s'ils satisfont à une exigence précise.

Combien coûte un logiciel d'inspection par QR code ?

Cela dépend du produit. MintCheck est gratuit jusqu'à 5 équipements, sans carte bancaire. La formule Paiement à l'usage coûte $0.99 par équipement et par mois jusqu'à 30 équipements, Business coûte $199 par mois et Master $299 par mois. Voir les tarifs.