Cách chuyển sổ kiểm tra giấy sang bản ghi điện tử

Cách an toàn nhất để thay sổ kiểm tra giấy là chuyển từng phiếu một. Chọn một phiếu, viết lại thành một danh sách kiểm tra ngắn, dùng thử tại một địa điểm trong vài tuần, rồi mới ngừng in phiếu đó.

Chuyển mọi phiếu cùng lúc nghĩa là thay đổi cách làm việc của tất cả mọi người trong cùng một ngày, và khó tách bạch từng vấn đề. Bắt đầu với một phiếu giúp bạn phát hiện chỗ chưa ổn khi việc sửa vẫn còn ít tốn kém.

Bước 1: Liệt kê các phiếu bạn đang có

Ghi lại mọi phiếu và sổ giấy đang dùng: phiếu đó ghi gì, treo ở đâu, ai điền, bao lâu một lần và ai đọc sau đó.

Có lẽ bạn sẽ thấy vài phiếu không ai đọc. Trước khi bỏ một phiếu, hãy kiểm tra xem có quy định hay hợp đồng nào yêu cầu phiếu đó không.

Bước 2: Chọn phiếu để bắt đầu

Chọn một phiếu được điền thường xuyên, có ít câu hỏi và đang gây phiền toái. Kiểm tra nhà vệ sinh và kiểm tra bình chữa cháy rất phù hợp: chúng ngắn, lặp lại và dễ so sánh với bản giấy.

Bước 3: Viết lại phiếu thành danh sách kiểm tra

Đừng sao chép bố cục của phiếu giấy. Hãy giữ các câu hỏi và sắp xếp lại:

• Đổi các cột "Đạt / Không đạt" thành ô đánh dấu.
• Đổi các ô ghi tự do thành lựa chọn cố định khi có thể, chẳng hạn Tốt / Tạm được / Kém. Câu trả lời cố định điền nhanh hơn và dễ so sánh hơn.
• Giữ một ô ghi chú cho mọi điều khác lạ.
• Yêu cầu ảnh ở chỗ cần thiết, chẳng hạn một bộ phận bị hư hỏng.
• Bỏ các câu hỏi không ai xử lý.

Cũng hãy quyết định đó là kiểm tra theo lịch hay sổ nhật ký. Kiểm tra theo lịch đến hạn vào những thời điểm định sẵn. Sổ nhật ký được ghi mỗi khi có sự việc xảy ra, chẳng hạn khách đến, giao chìa khóa hoặc đọc nhiệt độ tủ lạnh.

Mẫu danh sách kiểm tra miễn phí giúp bạn không phải bắt đầu từ một trang trắng.

Bước 4: Đặt mã ở nơi từng treo phiếu

Mọi người đã biết bìa kẹp hồ sơ treo ở đâu, vì vậy hãy dán nhãn QR ở đó, hoặc ngay trên thứ cần kiểm tra. Dán ở độ cao ngang ngực, và quét thử mỗi nhãn một lần sau khi dán.

Bước 5: Chạy thử ngắn

Dùng danh sách kiểm tra mới tại một địa điểm trong 2–4 tuần. Đặt ngày ngừng phiếu giấy trước khi bắt đầu, vì mọi người sẽ sớm thôi điền cả hai. Trong thời gian chạy thử, hãy để ý những điều sau:

• Các lần kiểm tra có được làm đúng giờ không?
• Mọi người bỏ qua hoặc hiểu sai câu hỏi nào?
• Có nhãn nào khó với tới hoặc khó quét không?

Bước 6: Hướng dẫn mọi người tại hiện trường

5 phút bên cạnh một nhãn thật hiệu quả hơn một cuộc họp. Hãy cho xem cách quét, một danh sách kiểm tra làm trọn vẹn và việc cần làm khi có điều gì không ổn. Giải thích vì sao có thay đổi và ai sẽ thấy kết quả.

Bước 7: Xem lại kết quả, rồi mở rộng

Chỉ định một người xem kết quả mỗi ngày, ít nhất là lúc đầu. Một bản ghi không ai đọc cũng chẳng hơn gì một tờ phiếu trong bìa hồ sơ. Khi một phiếu đã chạy trơn tru, hãy chuyển phiếu tiếp theo tại cùng địa điểm, rồi đến địa điểm tiếp theo.

Làm gì với hồ sơ giấy cũ

Hãy lưu giữ chúng trong thời gian bạn bắt buộc phải lưu. Thời gian đó tùy thuộc vào quốc gia, loại tòa nhà và loại hồ sơ, vì vậy hãy kiểm tra trước khi bỏ đi bất cứ thứ gì, và kiểm tra xem bản sao quét có được chấp nhận hay không.

Bạn hiếm khi cần nhập lại phiếu cũ. Hãy cất giữ chúng, ghi lại ngày bắt đầu dùng bản ghi điện tử, và để hai phần tách riêng.

Làm điều này trong MintCheck

1. Bắt đầu từ một mẫu. Trong Danh sách kiểm tra, nhấp vào Thêm danh sách kiểm tra và chọn một mẫu như “Kiểm tra bình chữa cháy”, “Kiểm tra thang máy” hoặc “Kiểm tra vệ sinh nhà vệ sinh”. Tên, các mục và lịch đã được điền sẵn, và bạn có thể thay đổi tất cả trước khi lưu.
2. Dùng sổ nhật ký cho các bản ghi không có lịch. Các mẫu sổ nhật ký gồm “Nhật ký ra/vào”, “Nhật ký vệ sinh”, “Nhật ký nhiệt độ”, “Nhật ký tuần tra”, “Nhật ký chìa khóa” và “Nhật ký xe”. Mã QR sổ nhật ký công khai cho phép những người không phải nhân viên của bạn ghi mục mà không cần đăng nhập.
3. Thêm đối tượng quản lý và in nhãn. Liên kết danh sách kiểm tra với từng đối tượng quản lý, rồi nhấp vào In mã QR.
4. Thêm nhân viên. Họ đăng nhập bằng ID đăng nhập hoặc số điện thoại. Không có mật khẩu và không phải đăng ký trong ứng dụng.
5. Theo dõi bảng điều khiển địa điểm. Bảng này hiển thị số lần kiểm tra đã hoàn thành so với số lần dự kiến. Có thể xuất bản ghi ra Excel.

MintCheck miễn phí cho tối đa 5 đối tượng quản lý, không cần thẻ thanh toán, đủ để chạy thử một phiếu. Hướng dẫn Bắt đầu nhanh mất khoảng 10 phút.

Câu hỏi thường gặp

Có nên giữ giấy làm phương án dự phòng không?

Trong một thời gian ngắn dùng song song thì có. Chỉ giữ lâu hơn nếu có quy định yêu cầu, vì duy trì cả hai trong nhiều tháng là thêm việc và mọi người sẽ sớm thôi điền một trong hai.

Có thể giữ nguyên bố cục phiếu không?

Hãy giữ các câu hỏi, không phải bố cục. Một phiếu thiết kế cho tờ giấy khổ rộng sẽ chậm khi dùng trên điện thoại, nên mỗi lần một câu hỏi với câu trả lời cố định sẽ hiệu quả hơn.

Nếu một số nhân viên không quen dùng ứng dụng thì sao?

Hãy giữ danh sách kiểm tra ngắn và hướng dẫn họ tại hiện trường. Trong MintCheck, nhân viên đăng nhập bằng ID đăng nhập hoặc số điện thoại, không cần mật khẩu, và ứng dụng giữ họ ở trạng thái đăng nhập.

Vẫn có thể đưa bản sao hồ sơ cho thanh tra viên không?

Trong MintCheck, có thể xuất bản ghi kiểm tra ra Excel, nên bạn có thể giao hoặc in một bản sao. Hãy hỏi thanh tra viên họ chấp nhận định dạng nào.

Mất bao lâu?

Việc thiết lập không mất nhiều thời gian: hướng dẫn Bắt đầu nhanh của MintCheck đưa bạn từ một tài khoản trống đến lần kiểm tra đầu tiên được hoàn thành trong khoảng 10 phút. Hãy dành 2–4 tuần cho đợt chạy thử với một phiếu.