QR-inspeksjon vs. rapporter i gruppechat
Gruppechatter er raske, og alle har allerede en, men rapporter forsvinner oppover i tråden, er vanskelige å finne igjen, og ingen får beskjed når en kontroll blir hoppet over. En QR-inspeksjonsapp lagrer hver kontroll på tingen som ble kontrollert, med navn, tidspunkt og bilder, viser hva som ble hoppet over, og holder problemer åpne til de er utbedret.
Her er sammenligningen.
Kort oppsummert
| Gruppechat | QR-inspeksjonsapp | |
|---|---|---|
| Komme i gang | Vanligvis allerede i bruk | Etiketter, en kort sjekkliste og telefoner |
| Hva som blir rapportert | Det noen tilfeldigvis skriver | De samme spørsmålene hver gang |
| Hvem gjorde det, og når | Avsenderen og tidspunktet for meldingen | Lagres med navnet på den innloggede og tidspunktet |
| Bilder | Blandet med alle andre meldinger | Lagt ved registreringen |
| Manglende kontroller | Oppdages hvis noen teller meldingene | Vises mot tidsplanen |
| Problemer | Avhenger av at noen svarer og husker det | Forblir åpne til utbedringen er bekreftet |
| Finne gamle registreringer | Bla tilbake gjennom måneder med meldinger | Et søk etter objekt, person eller dato |
| Månedsrapporter | Noen skriver inn meldingene på nytt | Registreringene eksporteres til en fil |
| Flere steder | Én chat per sted, eller flere | Alle steder samlet i én oversikt |
Hvorfor team rapporterer i gruppechat
Det gir mening i starten. Ingen trenger opplæring, et bilde tar sekunder, og alle på teamet ser det. For et raskt spørsmål eller et hastende «kan noen komme og se på dette?» er en chat vanskelig å slå.
Der gruppechat kommer til kort
Problemene begynner når meldinger må fungere som registreringer:
- Rapporter blir begravd. Inspeksjonsbilder ligger mellom vaktbytter og lunsjplaner, og en uke senere er de vanskelige å finne.
- Stillhet ser lik ut uansett. Hvis det ikke kommer noen melding, kan du ikke vite om kontrollen ble hoppet over, eller om personen bare ikke meldte fra.
- Alle rapporterer ulikt. Én skriver «OK», en annen sender et bilde uten tekst, og ingen av dem sier hvilken pumpe det var.
- Problemer blir borte. Når alle har lest en melding, kan hver og en anta at noen andre tar seg av det.
- Summer betyr ny innskriving. En månedsrapport betyr at noen går gjennom chatten og kopierer den over i et regneark.
- Registreringer kan forsvinne med folk. Når noen bytter telefon eller slutter i teamet, kan det de så, forsvinne med dem.
Når en QR-inspeksjonsapp hjelper mest
En app lønner seg når:
- Du kan få behov for å vise hva som ble kontrollert, når og av hvem.
- Flere personer eller skift utfører kontrollene, eller du har mer enn ett sted.
- Du vil vite samme dag om en kontroll som ble hoppet over.
- Problemer blir glemt mellom den som finner dem, og den som utbedrer dem.
- Noen bruker timer på å gjøre meldinger om til rapporter.
Kan du beholde begge?
Ja, og det gjør de fleste team. Behold chatten til samtaler, og flytt registreringen til appen. Én enkel regel fungerer godt: Må det registreres, går det gjennom QR-koden.
Slik flytter du kontroller ut av gruppechatten
- Velg kontrollen folk oftest rapporterer i chatten.
- Gjør det de vanligvis skriver, om til en kort sjekkliste. Se Hva bør en inspeksjonssjekkliste inneholde?
- Fest en QR-etikett på hver ting som kontrolleres.
- Si til teamet at en kontroll teller først når den er skannet, og at bilder skal inn i skjemaet.
- Kjør det på ett sted i to til fire uker, og gå så videre til neste kontroll.
Der MintCheck passer inn
MintCheck er en tjeneste for QR-inspeksjon for team som har vokst fra å rapportere i chat. Arbeiderne skanner med MintCheck-appen, svarer på punktene og velger resultatet Normal eller Avvik, med bilder. Et resultat merket Avvik forblir Uløst til det er utbedret, og stedsoversikten viser fullførte inspeksjoner sammenlignet med det planlagte antallet.
Enkeltstående jobber legges inn som arbeidsoppgaver, ikke som meldinger, med en frist hvis du trenger det. Arbeidere som bruker appen, får et varsel når en oppgave blir tildelt dem, og de fullfører den med et notat og bilder.
Besøkende har sin egen vei: de skanner en QR-kode for klager og melder et problem uten konto eller app. Inspeksjonsregistreringer og arbeidsoppgaver kan eksporteres til Excel.
MintCheck er gratis for opptil 5 objekter uten kredittkort, og det er ingen pris per bruker. Du kan gå gjennom de ekte skjermene i den interaktive demoen, eller sammenligne planer og priser.
Vanlige spørsmål
Er en gruppechat god nok for inspeksjonsregistreringer?
Den fungerer for raske meldinger, men den er vanskelig å søke i, summere og kontrollere i etterkant. Om chatmeldinger godtas som registreringer, avhenger av reglene som gjelder for bygget ditt, og av myndigheten som kontrollerer dem, så spør dem.
Kan vi fortsette å bruke gruppechat sammen med en inspeksjonsapp?
Ja. Behold chatten til samtaler, og bruk appen til alt som må registreres.
Må arbeiderne installere enda en app?
I MintCheck bruker arbeiderne MintCheck-appen for iPhone, iPad og Android, og inntil de installerer den, kan de gjøre det samme arbeidet i nettleseren på telefonen. De logger inn med innloggings-ID eller telefonnummer, uten passord.
Hvordan tildeler vi en reparasjon uten å sende en melding?
I MintCheck oppretter du en arbeidsoppgave. Du kan tildele den til et objekt, slik at alle arbeidere som skanner det objektet, ser den. Avhengig av planen kan du også tildele den til én arbeider eller en arbeidstagg. Se Arbeidsoppgaver.
Hva koster en QR-inspeksjonsapp sammenlignet med gruppechat?
En chat koster ingenting å starte med, men det tar tid å samle inn og skrive inn meldinger på nytt. MintCheck er gratis for opptil 5 objekter uten kredittkort. Betal per objekt koster $0.99 per objekt per måned opptil 30 objekter, Business koster $199 per måned og Master koster $299 per måned.
Relaterte funksjoner
- QR-inspeksjonSett en QR-kode på hvert objekt. Arbeiderne skanner den med MintCheck-appen og fyller ut dagens sjekkliste. Tid, navn og bilder lagres automatisk.
- ArbeidsoppgaverLag enkeltstående jobber som reparasjoner, tildel dem til et objekt, en arbeider eller en arbeidstagg, og følg dem til de er fullført. Arbeiderne varsles i appen.
- Klagepostkasse med QRBesøkende skanner en QR-kode for klager og melder fra om et problem med bilder, uten konto eller app. Du får en e-post og følger hver klage fra Mottatt til Løst.