如何用电子记录替换纸质巡检记录
替换纸质巡检记录最稳妥的方法，是一次只换一张表格。选一张表格，改写成简短的检查表，在一个场所试用几周，然后再停止打印它。
一次性迁移所有表格，意味着所有人在同一天改变工作方式，出了问题也很难分清原因。只换一张表格，就能在修正成本还很低的时候发现问题。
第 1 步：列出现有的表格
写下正在使用的每一张纸质表格和登记本：记录什么、挂在哪里、由谁填写、多久填一次、事后由谁查看。
您可能会发现有些表格没人看。停用之前，先确认没有规定或合同要求保留它。
第 2 步：选择从哪里开始
选一张填写频繁、问题不多、而且已经带来麻烦的表格。卫生间检查和灭火器检查就很合适：内容短、反复做，也容易和纸质版对比。
第 3 步：把表格改写成检查表
不要照搬纸质表格的版式。保留问题，重新组织：
- 把“合格 / 不合格”栏改成勾选框。
- 能改的话，把自由填写的格子改成固定选项，例如“良好 / 一般 / 较差”。固定答案填得更快，也更容易比较。
- 保留一个备注栏，用来写特殊情况。
- 在重要的地方要求拍照，例如损坏的部件。
- 删除没人据此采取行动的问题。
还要决定它是计划检查还是登记记录。计划检查在固定时间进行。登记记录则在事情发生时随时填写，例如访客到来、钥匙借出或读取冰箱温度时。
免费的巡检检查表模板能让您不必从一张白纸开始。
第 4 步：把二维码贴在原来放表格的位置
大家已经知道写字板挂在哪里，所以把二维码标签贴在那里，或直接贴在巡检点上。贴在胸口高度，贴好后每张标签都扫一次。
第 5 步：短期试行
在一个场所试行新检查表 2 至 4 周。开始之前就定好纸质表格的停用日期，因为两边都填，大家很快就会坚持不下去。试行期间留意以下几点：
- 检查是否按时完成？
- 哪些问题被跳过或被误解？
- 有没有不好够到或不好扫描的标签？
第 6 步：在现场演示
在真实的标签旁边演示 5 分钟，比开会更有效。演示扫码、完整填写一张检查表，以及发现问题时该怎么做。说明为什么要改、谁会看到结果。
第 7 步：查看结果，再逐步扩展
至少在开始阶段，指定一个人每天查看结果。没人看的记录，和夹在文件夹里的表格没什么两样。一张表格运转顺利后，再迁移同一场所的下一张表格，然后是下一个场所。
旧纸质记录怎么办
按要求的期限保存它们。保存多久取决于国家、建筑类型和记录类型，所以丢弃之前请先确认，并确认扫描件是否被认可。
旧表格很少需要重新录入。把它们存档，记下电子记录的开始日期，并将两者分开保管。
在 MintCheck 中这样做
- 从模板开始。在检查表中点击添加检查表，选择灭火器检查、电梯检查或卫生间清洁检查等模板。名称、检查项和计划会自动填好，保存前都可以修改。
- 没有计划的记录用记录本。记录本模板包括出入登记、保洁记录、温度记录、巡逻记录、钥匙领还记录和车辆出入记录。有了公开记录本二维码，非工作人员也无需登录即可填写记录。
- 添加管理对象并打印标签。把检查表关联到每个管理对象，然后点击打印二维码。
- 添加工作人员。他们用登录 ID 或电话号码登录。无需密码，也不在应用中注册。
- 查看场所仪表板。它显示计划巡检中已完成的数量。记录可以导出到 Excel。
MintCheck 最多 5 个管理对象免费，无需绑定银行卡，足够用一张表格做试行。快速入门大约需要 10 分钟。
常见问题
要不要保留纸质表格作为备份？
短期过渡时可以。只有在规定要求时才长期保留，因为连续几个月两边都填会增加工作量，而且大家很快就会不再填写其中一边。
能保留原来的表格版式吗？
保留问题，不保留版式。为宽幅纸张设计的表格在手机上填写很慢，一次一个问题、配上固定答案的方式效果更好。
有些员工不习惯用应用怎么办？
保持检查表简短，并在现场演示。在 MintCheck 中，工作人员用登录 ID 或电话号码登录，无需密码，应用会保持登录状态。
还能给检查人员提供记录副本吗？
在 MintCheck 中，巡检记录可以导出到 Excel，因此您可以提交或打印副本。请向检查人员确认他们接受哪种格式。
需要多长时间？
设置花不了多少时间：按照 MintCheck 快速入门，从空账户到完成第一次巡检大约 10 分钟。一张表格的试行请预留 2 至 4 周。