การตรวจสอบด้วยคิวอาร์โค้ดคืออะไร?

การตรวจสอบด้วยคิวอาร์โค้ดคือวิธีตรวจสอบอาคารสถานที่ตามรอบเป็นประจำ โดยมีคิวอาร์โค้ดติดอยู่ที่แต่ละสิ่งที่คุณตรวจ คนตรวจสแกนโค้ดด้วยโทรศัพท์ เช็กลิสต์ของสิ่งนั้นจะเปิดขึ้น และคำตอบจะถูกบันทึกพร้อมเวลาและชื่อของคนที่ตรวจ

วิธีนี้ใช้แทนแบบฟอร์มบนคลิปบอร์ดและไฟล์ Excel ที่มากรอกทีหลัง คำถามในเช็กลิสต์แทบไม่ต้องเปลี่ยน สิ่งที่เปลี่ยนคือวิธีที่เช็กลิสต์ไปถึงมือคนตรวจ และที่ที่คำตอบไปเก็บไว้

วิธีการทำงาน

1. แต่ละสิ่งมีโค้ดของตัวเอง ปั๊มน้ำ ถังดับเพลิง ห้องน้ำ หรือยานพาหนะ จะมีคิวอาร์โค้ดของตัวเอง ติดไว้บนตัวหรือข้าง ๆ
2. เชื่อมเช็กลิสต์กับโค้ด เช็กลิสต์กำหนดว่าต้องดูอะไรและบ่อยแค่ไหน เช่น ทุกเช้าหรือเดือนละครั้ง
3. คนตรวจสแกนและตอบบนโทรศัพท์ กล้องโทรศัพท์เครื่องไหนก็อ่านโค้ดได้ เช็กลิสต์ที่ถูกต้องจึงเปิดขึ้นโดยไม่ต้องมีใครหาแบบฟอร์ม
4. ผลถูกบันทึกเป็นประวัติ แต่ละบันทึกเก็บสิ่งที่ตรวจ เวลา คนตรวจ คำตอบ และรูปภาพที่แนบไว้
5. มีคนตรวจดูบันทึก เห็นได้ว่าการตรวจสอบใดตกหล่นและสิ่งใดมีปัญหา โดยไม่ต้องรวบรวมกระดาษก่อน

ทำไมทีมงานจึงหันมาใช้คิวอาร์โค้ด

• เช็กลิสต์ตรงกับสิ่งที่ตรวจ โค้ดเป็นของสิ่งเดียว จึงไม่มีใครกรอกผิดแบบฟอร์มหรือเขียนชื่อห้องผิด
• ค้นหาบันทึกได้ การหาผลตรวจปั๊มน้ำตัวหนึ่งเมื่อเดือนมีนาคมที่ผ่านมาใช้แค่การค้นหา ไม่ต้องเสียเวลาทั้งบ่ายไล่ดูแฟ้ม
• เห็นการตรวจสอบที่ตกหล่น เมื่อตั้งกำหนดการไว้ การตรวจสอบที่ไม่ได้ทำจะเห็นได้ในวันนั้นเลย ถ้าเป็นกระดาษ คุณอาจไม่รู้จนถึงสิ้นเดือน
• ปัญหาไม่ถูกลืม ปัญหาที่รายงานพร้อมรูปภาพจะเปิดค้างไว้ได้จนกว่าจะมีคนยืนยันว่าแก้ไขแล้ว
• ดูหลายไซต์งานในที่เดียว ผู้จัดการเปรียบเทียบไซต์งานต่าง ๆ ได้โดยไม่ต้องรอแบบฟอร์มส่งมา

สิ่งที่ต้องมี

• โทรศัพท์ สำหรับทุกคนที่ทำการตรวจ โทรศัพท์ที่มีกล้องเครื่องไหนก็อ่านโค้ดได้
• ป้ายที่ทนทาน ในอาคารใช้ป้ายทั่วไปได้ ส่วนกลางแจ้งหรือบริเวณที่เปียกชื้น ให้ใช้กระดาษสติกเกอร์กันน้ำหรือแผ่นเคลือบ
• เช็กลิสต์สั้น ๆ สำหรับสิ่งแต่ละประเภท ถามเฉพาะสิ่งที่จะนำไปลงมือทำต่อ
• ที่เก็บบันทึก คิวอาร์โค้ดเปิดแบบฟอร์มออนไลน์ธรรมดาได้ ซึ่งเป็นวิธีลองแนวคิดนี้แบบประหยัด แต่แบบฟอร์มจะไม่แสดงว่าการตรวจสอบใดตกหล่น และไม่ติดตามปัญหาจนกว่าจะแก้ไข คุณจึงต้องทำส่วนนั้นเอง

คิวอาร์โค้ดกับกฎระเบียบการตรวจสอบ

คิวอาร์โค้ดไม่ได้เป็นตัวกำหนดว่าต้องตรวจอะไร อุปกรณ์ต้องตรวจบ่อยแค่ไหนและต้องบันทึกอะไร ขึ้นอยู่กับกฎระเบียบในพื้นที่ของคุณ เครื่องมือดิจิทัลเปลี่ยนวิธีที่คุณบันทึกการตรวจสอบ ไม่ได้เปลี่ยนสิ่งที่กฎระเบียบกำหนด

คิวอาร์โค้ดหรือแท็ก NFC?

แท็ก NFC ทำงานคล้ายกัน คือแตะโทรศัพท์กับแท็กแล้วเช็กลิสต์จะเปิดขึ้น แต่คุณต้องซื้อแท็ก และโทรศัพท์ทุกเครื่องต้องอ่านแท็กได้ ส่วนคิวอาร์โค้ดพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ธรรมดาได้ และกล้องโทรศัพท์เครื่องไหนก็อ่านได้ จึงเริ่มใช้ได้เร็วกว่าและถูกกว่า

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ป้ายที่ไม่มีใครสแกนได้ ติดไว้ระดับอก บนตัวหรือข้าง ๆ สิ่งนั้น และหลีกเลี่ยงพื้นผิวโค้ง สกปรก หรือมันวาวมาก
• เช็กลิสต์ยาวเกินไป รายการยาว ๆ มักถูกทำแบบลวก ๆ ให้เก็บไว้เฉพาะคำถามที่นำไปสู่การลงมือทำ
• ไม่มีใครอ่านผล การสแกนเป็นแค่ครึ่งหนึ่งของงาน กำหนดว่าใครจะตรวจดูบันทึกและบ่อยแค่ไหน
• เริ่มทุกที่พร้อมกัน เริ่มจากเช็กลิสต์เดียวที่ไซต์งานเดียว แก้สิ่งที่ยังไม่ดี แล้วค่อยขยาย วิธีเปลี่ยนบันทึกการตรวจสอบแบบกระดาษ อธิบายขั้นตอนไว้
• ไม่ทดสอบป้าย หลังติดป้ายแล้ว ให้สแกนหนึ่งครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าเปิดสิ่งที่ถูกต้อง

MintCheck ทำอย่างไร

MintCheck คือบริการตรวจสอบด้วยคิวอาร์โค้ดที่สร้างขึ้นตามแนวทางนี้ ทุกสิ่งที่คุณดูแลคือจุดตรวจที่มีคิวอาร์โค้ดของตัวเอง และคุณพิมพ์ป้ายทั้งหมดได้ในครั้งเดียวบนกระดาษ A4, A5 หรือ Letter

พนักงานสแกนด้วยแอป MintCheck สำหรับ iPhone, iPad และ Android หรือใช้กล้องโทรศัพท์ก่อนติดตั้งแอป พนักงานเข้าสู่ระบบด้วยรหัสเข้าสู่ระบบหรือหมายเลขโทรศัพท์ โดยไม่มีรหัสผ่าน แล้วตอบทีละหัวข้อ เลือกผลเป็น ปกติ หรือ ผิดปกติ และแนบรูปภาพได้

ผลที่เป็น ผิดปกติ จะอยู่ในสถานะ ยังไม่ได้แก้ไข จนกว่าการตรวจสอบซ้ำหรือการตรวจสอบตามกำหนดครั้งถัดไปจะได้ผล ปกติ หรือผู้ดูแลระบบแก้ไขพร้อมหมายเหตุ แดชบอร์ดไซต์งานแสดงการตรวจสอบที่เสร็จแล้วเทียบกับจำนวนที่วางแผนไว้ และส่งออกบันทึกเป็น Excel ได้

ผู้มาเยือนมีช่องทางของตัวเอง โดยสแกนคิวอาร์โค้ดร้องเรียนที่แยกต่างหากเพื่อแจ้งปัญหา ไม่ต้องมีบัญชีหรือแอป

ใช้ฟรีสำหรับจุดตรวจสูงสุด 5 จุด ไม่ต้องผูกบัตร ดูฟีเจอร์ ตรวจสอบด้วยคิวอาร์โค้ด ของ MintCheck หรือทำตาม เริ่มต้นใช้งานอย่างรวดเร็ว

คำถามที่พบบ่อย

พนักงานต้องใช้แอปพิเศษเพื่อสแกนคิวอาร์โค้ดไหม?

กล้องโทรศัพท์เครื่องไหนก็อ่านคิวอาร์โค้ดได้ ส่วนสิ่งที่เปิดขึ้นต่อจากนั้นขึ้นอยู่กับเครื่องมือ ใน MintCheck พนักงานใช้แอป MintCheck และก่อนติดตั้งแอป ก็สแกนด้วยกล้องโทรศัพท์และทำงานในเบราว์เซอร์บนโทรศัพท์ได้

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อการตรวจสอบพบปัญหา?

ใน MintCheck พนักงานเลือกผลเป็น ผิดปกติ อธิบายปัญหา และแนบรูปภาพได้ ผลนั้นจะอยู่ในสถานะ ยังไม่ได้แก้ไข จนกว่าการตรวจสอบซ้ำหรือการตรวจสอบตามกำหนดครั้งถัดไปจะได้ผล ปกติ หรือผู้ดูแลระบบแก้ไขพร้อมหมายเหตุ

ผู้มาเยือนและพนักงานใช้คิวอาร์โค้ดเดียวกันไหม?

ใน MintCheck ไม่ใช่ คิวอาร์โค้ดบนจุดตรวจมีไว้สำหรับพนักงานที่ลงทะเบียนไว้ และจะให้เข้าสู่ระบบก่อน ส่วนผู้มาเยือนสแกนคิวอาร์โค้ดร้องเรียนที่แยกต่างหาก ซึ่งเปิดเฉพาะแบบฟอร์มสำหรับแจ้งปัญหา

เจ้าหน้าที่ตรวจและหน่วยงานราชการยอมรับบันทึกการตรวจสอบด้วยคิวอาร์โค้ดไหม?

ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดและหน่วยงาน จึงควรสอบถามหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับอาคารของคุณ บันทึกดิจิทัลเก็บเวลา ชื่อ และคำตอบไว้ แต่เครื่องมือไม่สามารถตัดสินได้ว่าบันทึกนั้นเป็นไปตามข้อกำหนดเฉพาะข้อใดข้อหนึ่งหรือไม่

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบด้วยคิวอาร์โค้ดราคาเท่าไร?

แตกต่างกันไปตามผลิตภัณฑ์ MintCheck ใช้ฟรีสำหรับจุดตรวจสูงสุด 5 จุด ไม่ต้องผูกบัตร แพ็กเกจจ่ายตามการใช้งานคิด $0.99 ต่อจุดตรวจต่อเดือน ได้สูงสุด 30 จุด Business ราคา $199 ต่อเดือน และ Master ราคา $299 ต่อเดือน ดู ราคา