Kaj vključiti v kontrolni seznam za preglede

Dober kontrolni seznam za preglede beleži, kaj je bilo pregledano, kdaj in kdo je to opravil, sprašuje samo po tistem, kar vodi do ukrepanja, vsak odgovor pa je jasen. Če slab odgovor nikogar ne bi spodbudil k ukrepanju, vprašanje ne sodi na seznam.

Deli, ki jih potrebuje vsak kontrolni seznam

• Kaj je bilo pregledano: stvar in kje je.
• Kdaj: datum in, če je pomembno, čas.
• Kdo: oseba, ki je opravila pregled.
• Postavke: vprašanja ali stvari, ki jih je treba potrditi.
• Skupni rezultat: na primer normalno ali nepravilno.
• Podrobnosti o težavi: kaj je narobe, po možnosti s fotografijo.
• Kaj sledi: kdo je obveščen in kdo potrdi popravilo.

Kako izbrati postavke

1. Začnite s tem, kaj gre lahko narobe. Naštejte okvare, ki bi bile pomembne, pri čemer upoštevajte pretekle težave, navodila proizvajalca in pravila, ki veljajo za vas.
2. Obdržite, kar vodi do ukrepanja. Pri vsaki postavki se vprašajte, kaj bi kdo storil, če bi bil odgovor slab. Če je odgovor »nič«, jo odstranite.
3. Obdržite, kar je mogoče preveriti na kraju samem. Vse, za kar bi oseba, ki preverja, potrebovala orodje ali usposobljenost, ki je nima, sodi v drug pregled.
4. Sledite poti, po kateri ljudje hodijo. Postavke razvrstite v vrstnem redu, v katerem jih oseba sreča, da se nikomur ni treba vračati.

Kako ubesediti posamezno postavko

Natančno povejte, kako je videti dober odgovor, da bi dve osebi odgovorili enako.

Izberite pravo vrsto odgovora

Na koncu pustite eno postavko s prostim besedilom, da lahko ljudje sporočijo tudi tisto, česar se niste spomnili vprašati.

Kako dolg naj bo?

Dovolj kratek, da ga vsakič opravite pravilno. Dolge sezname ljudje izpolnjujejo na hitro, odgovori pa izgubijo pomen. Spodnje predloge imajo po štiri postavke, kar je dobro izhodišče.

Če se seznam kar naprej daljša, ga razdelite. Ločite, kar je treba pogledati vsak dan, od tega, kar je treba pogledati enkrat na mesec, in vsaki vrsti opreme dajte svoj seznam.

Kako pogosto naj se izvaja posamezen kontrolni seznam

Najprej so pravila, ki veljajo za vas, nato navodila proizvajalca, kako močno se stvar uporablja in kaj se zgodi, če odpove. To so pogosta izhodišča, zato jih primerjajte s svojimi pravili.

Zadnja vrstica je dnevnik, ne načrtovani kontrolni seznam. Vnos napišete vsakič, ko se to zgodi, ne na določen dan.

Primeri za začetek

• Kontrolni seznam za pregled gasilnega aparata
• Kontrolni seznam za čiščenje stranišč
• Kontrolni seznam za pregled dvigala
• Kontrolni seznam za dnevni pregled vozila
• Kontrolni seznam za pregled generatorja
• Kontrolni seznam za pregled enote HVAC

Preizkusite, preden ga uvedete povsod

1. Kontrolni seznam dva do štiri tedne uporabljajte na eni lokaciji.
2. Vprašajte ljudi, ki opravljajo pregled, katere postavke jih begajo.
3. Odstranite postavke, ki nikoli ne vplivajo na to, kar kdo naredi, razen če jih zahteva kakšno pravilo ali varnostni razlog.
4. Nato ga predajte drugim lokacijam.

Če prehajate s papirja, vodnik Kako nadomestiti papirne dnevnike pregledov pokaže, kako prenašati en obrazec za drugim.

Sestava kontrolnega seznama v MintCheck

V MintCheck začnete s predlogo ali praznim kontrolnim seznamom in za vsako postavko izberete Potrditev, Izbira med možnostmi, Besedilo ali Slika. Odgovor lahko naredite obvezen, delavcem dovolite, da priložijo fotografije, in med tipkanjem vidite predogled na telefonu. En kontrolni seznam lahko služi številnim objektom, spremembe pa veljajo za prihodnje preglede.

Vsak pregled shrani tudi delavca, čas in skupni rezultat Normalno ali Nepravilno, zato za to ne potrebujete postavk.

MintCheck je brezplačen za do 5 objektov, brez kreditne kartice. Več o tem na strani Kontrolni seznami ali pa sledite vodniku Hitri začetek.

Pogosta vprašanja

Kaj naj vključuje kontrolni seznam za preglede?

Kaj je bilo pregledano, kdaj in kdo je to opravil, kratek seznam postavk z jasnimi odgovori, skupni rezultat ter prostor za podrobnosti o težavi in fotografije. Jasno mora biti tudi, kdo je obveščen o težavi in kdo potrdi popravilo.

Koliko postavk naj ima kontrolni seznam za preglede?

Določenega števila ni. Naj jih bo tako malo, da ljudje vsako opravijo pravilno. Predloge MintCheck imajo za izhodišče po štiri postavke, seznam, ki se kar naprej daljša, pa je mogoče razdeliti.

Ali mora vsaka postavka zahtevati fotografijo?

Ne. Fotografije zahtevajte tam, kjer nekaj dokazujejo ali pojasnjujejo težavo, na primer pri poškodovanem delu. V MintCheck lahko fotografsko postavko naredite obvezno, delavcem dovolite prilaganje fotografij pri kateri koli postavki, ob prijavi rezultata Nepravilno pa je fotografije prav tako mogoče priložiti.

Kakšna je razlika med kontrolnim seznamom in dnevnikom?

Kontrolni seznam se izvaja po urniku, na primer enkrat na mesec, zato je izpuščen pregled mogoče opaziti. Dnevnik nima urnika. Vnos napišete, kadar se kaj zgodi, na primer ko pride obiskovalec ali ko se izda ključ. Glejte Dnevniki in javni vnosi.

Kdo naj napiše kontrolni seznam?

Oseba, odgovorna za opremo ali prostor, skupaj z nekom, ki opravlja pregled. Prva ve, kaj je pomembno, druga pa, kaj je na kraju samem res mogoče preveriti.