O que é a inspeção com código QR?

A inspeção com código QR é uma forma de fazer as verificações de rotina das instalações com um código QR em cada coisa que verifica. Uma pessoa digitaliza o código com o telemóvel, abre-se a lista de verificação correspondente e as respostas ficam guardadas com a hora e o nome da pessoa.

Substitui o formulário na prancheta e a folha de cálculo preenchida mais tarde. As perguntas da lista de verificação podem manter-se praticamente iguais. O que muda é a forma como a lista chega à pessoa e o destino das respostas.

Como funciona

1. Cada coisa tem o seu código. Uma bomba, um extintor, uma casa de banho ou um veículo recebe o seu próprio código QR, colado nele ou mesmo ao lado.
2. Associa-se uma lista de verificação ao código. Define o que observar e com que frequência, por exemplo todas as manhãs ou uma vez por mês.
3. Uma pessoa digitaliza e responde no telemóvel. Qualquer câmara de telemóvel lê o código, por isso abre-se a lista certa sem ninguém ter de procurar um formulário.
4. O resultado fica guardado como registo. Cada registo inclui o que foi verificado, a hora, a pessoa, as respostas e eventuais fotografias.
5. Alguém revê os registos. Consegue ver que verificações ficaram por fazer e que coisas têm problemas, sem ter de recolher papéis primeiro.

Porque é que as equipas passam para códigos QR

• A lista certa para cada coisa. O código pertence a uma só coisa, por isso ninguém preenche o formulário errado nem anota a sala errada.
• Registos pesquisáveis. Encontrar a verificação de uma bomba feita em março do ano passado é uma pesquisa, não uma tarde inteira com um dossiê.
• As verificações em falta ficam visíveis. Com um agendamento definido, uma verificação que não foi feita vê-se no próprio dia. Em papel, pode só dar por isso no fim do mês.
• Os problemas continuam visíveis. Um problema comunicado com uma fotografia pode ficar em aberto até alguém confirmar que foi resolvido.
• Vários locais numa só vista. Um responsável pode comparar locais sem esperar que os formulários cheguem.

O que precisa

• Um telemóvel para cada pessoa que faz verificações. Qualquer telemóvel com câmara lê o código.
• Etiquetas duradouras. No interior, servem etiquetas comuns. No exterior ou em zonas húmidas, use papel de etiquetas à prova de água ou uma folha plastificada.
• Uma lista de verificação curta para cada tipo de coisa. Pergunte apenas aquilo que leva alguém a agir.
• Um destino para os registos. Um código QR pode abrir um simples formulário online, uma forma barata de testar a ideia. Um formulário não mostra que verificações ficaram por fazer nem acompanha um problema até ser resolvido, por isso teria de tratar dessa parte por si.

Códigos QR e regras de inspeção

Um código QR não decide o que tem de ser verificado. A frequência com que os equipamentos têm de ser inspecionados, e o que tem de ser registado, dependem das regras em vigor onde se encontra. Uma ferramenta digital muda a forma como regista uma verificação, não aquilo que as regras exigem.

Códigos QR ou etiquetas NFC?

As etiquetas NFC fazem um trabalho semelhante: encostar o telemóvel à etiqueta abre a lista de verificação. Mas é preciso comprar as etiquetas, e todos os telemóveis têm de as conseguir ler. Os códigos QR podem ser impressos numa impressora comum e lidos por qualquer câmara de telemóvel, por isso são mais rápidos e baratos de implementar.

Erros comuns

• Etiquetas que ninguém consegue digitalizar. Coloque-as à altura do peito, na própria coisa ou mesmo ao lado, e evite superfícies curvas, sujas ou muito brilhantes.
• Listas de verificação demasiado longas. As listas longas são preenchidas à pressa. Mantenha as perguntas que levam a uma ação.
• Ninguém lê os resultados. Digitalizar é só metade do trabalho. Decida quem revê os registos e com que frequência.
• Começar em todo o lado ao mesmo tempo. Comece com uma lista de verificação num local, corrija o que não funciona e depois alargue. Como substituir os registos de inspeção em papel explica como fazer.
• Não testar a etiqueta. Depois de colar uma etiqueta, digitalize-a uma vez para confirmar que abre o equipamento certo.

Como o MintCheck o faz

O MintCheck é um serviço de inspeção com códigos QR assente nesta abordagem. Tudo o que gere é um equipamento com o seu próprio código QR, e pode imprimir as etiquetas todas de uma vez em papel A4, A5 ou Letter.

Os funcionários digitalizam com a app MintCheck para iPhone, iPad e Android, ou com a câmara do telemóvel antes de a instalarem. Iniciam sessão com um ID de início de sessão ou um número de telefone, sem palavra-passe. Respondem a cada item, marcam o resultado como Normal ou Anomalia e podem anexar fotografias.

Um resultado marcado como Anomalia fica Por resolver até que uma reinspeção ou a inspeção regular seguinte dê Normal, ou até que um administrador o resolva com uma nota. O painel do local mostra as inspeções concluídas face às previstas, e os registos podem ser exportados para Excel.

Os visitantes têm a sua própria via: digitalizam um código QR de reclamações separado para comunicar um problema, sem conta e sem app.

É gratuito até 5 equipamentos, sem cartão de crédito. Consulte Inspeções QR no MintCheck ou siga o Início rápido.

Perguntas frequentes

Os funcionários precisam de uma app especial para digitalizar um código QR?

Qualquer câmara de telemóvel lê um código QR. O que se abre a seguir depende da ferramenta. No MintCheck, os funcionários usam a app MintCheck e, antes de a instalarem, podem digitalizar com a câmara do telemóvel e trabalhar no browser do telemóvel.

O que acontece quando uma inspeção encontra um problema?

No MintCheck, o funcionário marca o resultado como Anomalia, descreve o problema e pode anexar fotografias. Fica Por resolver até que uma reinspeção ou a inspeção regular seguinte dê Normal, ou até que um administrador o resolva com uma nota.

Os visitantes e os funcionários usam o mesmo código QR?

No MintCheck, não. O código QR de um equipamento destina-se a funcionários registados e pede-lhes que iniciem sessão. Os visitantes digitalizam um código QR de reclamações separado, que abre apenas um formulário para comunicar um problema.

Os registos de inspeção por QR são aceites por inspetores e autoridades?

Depende da regra e da autoridade, por isso pergunte à entidade competente para o seu edifício. Os registos digitais guardam a hora, o nome e as respostas, mas uma ferramenta não pode decidir se cumprem um requisito específico.

Quanto custa um software de inspeção QR?

Varia consoante o produto. O MintCheck é gratuito até 5 equipamentos, sem cartão de crédito. O plano Pagamento por utilização custa $0.99 por equipamento por mês, até 30 equipamentos; o Business custa $199 por mês e o Master, $299 por mês. Consulte os preços.