Co má obsahovat kontrolní seznam

Naposledy aktualizováno 5. listopadu 2026

Dobrý kontrolní seznam zaznamenává, co se kontrolovalo, kdy a kým, klade jen otázky, které vedou k akci, a každá odpověď je v něm jasná. Pokud by špatná odpověď nikoho k ničemu nepřiměla, otázka do seznamu nepatří.

Části, které potřebuje každý kontrolní seznam

Co se kontrolovalo: věc a kde se nachází.
Kdy: datum a, pokud na tom záleží, čas.
Kdo: osoba, která kontrolu provedla.
Položky: otázky nebo věci k potvrzení.
Celkový výsledek: například v pořádku nebo závada.
Podrobnosti o problému: co je špatně, ideálně s fotkou.
Co bude dál: kdo se o tom dozví a kdo potvrdí opravu.

Jak vybrat položky

Začněte tím, co se může pokazit. Sepište poruchy, na kterých by záleželo, a vycházejte z minulých problémů, pokynů výrobce a předpisů, které se na vás vztahují.
Nechte to, co vede k akci. U každé položky se zeptejte, co by někdo udělal, kdyby odpověď byla špatná. Pokud je odpověď „nic“, položku odstraňte.
Nechte to, co lze ověřit na místě. Cokoli, k čemu je potřeba nástroj nebo kvalifikace, kterou kontrolující nemá, patří do jiné kontroly.
Řiďte se tím, jak lidé chodí. Seřaďte položky v pořadí, v jakém na ně člověk narazí, aby se nikdo nemusel vracet.

Jak formulovat jednotlivé položky

Napište přesně, jak vypadá dobrá odpověď, aby dva lidé odpověděli stejně.

Místo	Napište	Proč
Hasicí přístroj OK?	Ručička v zeleném poli	Tlakoměr každý přečte stejně
Čisto?	Podlaha suchá a koše vyprázdněné	Říká, co znamená čisto
Zkontrolovat čerpadlo	Žádné úniky kolem čerpadla a ventilů	Z pokynu dělá fakt k potvrzení
Teplota OK?	Teplota přívodní vody	Hodnotu můžete později porovnat

Zvolte správný typ odpovědi

Typ odpovědi	K čemu	Příklad
Zaškrtnutí	Jednoduché potvrzení	Nouzový interkom funguje
Výběr z možností	Několik známých stavů	V normě, Nutné doplnit, Vyměnit
Text	Hodnoty a poznámky	Teplota, poznámky
Fotka	To, co slova neukážou	Fotka panelu

Na konec nechte jednu položku s volným textem, aby lidé mohli nahlásit to, na co vás nenapadlo se zeptat.

Jak dlouhý má být?

Dost krátký na to, aby se pokaždé udělal pořádně. Dlouhé seznamy se vyplňují ve spěchu a odpovědi pak moc neznamenají. Šablony níže mají po čtyřech položkách, což je dobrý začátek.

Pokud se seznam stále rozrůstá, rozdělte ho. Oddělte to, co je potřeba zkontrolovat každý den, od toho, co stačí jednou za měsíc, a každému druhu zařízení dejte vlastní seznam.

Jak často který kontrolní seznam používat

Na prvním místě jsou předpisy, které se na vás vztahují, pak pokyny výrobce, jak intenzivně se věc používá a co se stane, když selže. Toto jsou běžné výchozí body, proto si je ověřte podle vlastních předpisů.

Jak často	Příklady
Denně	Toalety, vozidla
Týdně	Serverovny, CCTV
Měsíčně	Hasicí přístroje, výtahy, generátory, jednotky HVAC
Vždy, když se něco stane	Návštěvníci, klíče, odečty teploty

Poslední řádek je deník, ne plánovaný kontrolní seznam. Záznam zapíšete pokaždé, když k tomu dojde, ne ve stanovený den.

Příklady pro začátek

Než ho zavedete, vyzkoušejte ho

Používejte kontrolní seznam dva až čtyři týdny v jedné lokalitě.
Zeptejte se lidí, kteří kontrolu provádějí, které položky jsou pro ně matoucí.
Odstraňte položky, které nikdy nic nezmění, pokud je nevyžaduje předpis nebo bezpečnost.
Pak ho předejte ostatním lokalitám.

Pokud přecházíte z papíru, návod Jak nahradit papírové záznamy o kontrolách ukazuje, jak převádět formuláře po jednom.

Vytvoření kontrolního seznamu v MintCheck

V MintCheck začnete od šablony nebo prázdného kontrolního seznamu a u každé položky zvolíte Zaškrtnutí, Výběr z možností, Text nebo Obrázek. Odpověď můžete nastavit jako povinnou, povolit pracovníkům přikládat fotky a při psaní vidět náhled v telefonu. Jeden kontrolní seznam může sloužit mnoha zařízením a změny platí pro budoucí kontroly.

Každá kontrola také uloží pracovníka, čas a celkový výsledek V pořádku nebo Závada, takže na to nepotřebujete položky.

MintCheck je zdarma až pro 5 zařízení, bez platební karty. Podívejte se na Kontrolní seznamy v MintCheck, nebo postupujte podle návodu Rychlý start.

Časté dotazy

Co má kontrolní seznam obsahovat?

Co se kontrolovalo, kdy a kým, krátký seznam položek s jasnými odpověďmi, celkový výsledek a místo na podrobnosti o problému a fotky. Mělo by být také jasné, kdo se o problému dozví a kdo potvrdí opravu.

Kolik položek má mít kontrolní seznam?

Žádný pevný počet neexistuje. Použijte jich tak málo, aby lidé každou udělali pořádně. Šablony MintCheck mají pro začátek po čtyřech položkách a seznam, který se stále rozrůstá, lze rozdělit.

Má každá položka vyžadovat fotku?

Ne. Žádejte fotky tam, kde něco dokazují nebo vysvětlují problém, například poškozený díl. V MintCheck můžete položku s fotkou nastavit jako povinnou, povolit pracovníkům přikládat fotky k jakékoli položce a přikládat fotky při hlášení výsledku Závada.

Jaký je rozdíl mezi kontrolním seznamem a deníkem?

Kontrolní seznam se řídí harmonogramem, například jednou měsíčně, takže si lze všimnout, když se vynechá. Deník harmonogram nemá. Záznam zapíšete vždy, když se něco stane, například když přijde návštěvník nebo se vydá klíč. Viz Deníky a veřejné zápisy.

Kdo má kontrolní seznam sepsat?

Osoba odpovědná za zařízení nebo prostor, společně s někým, kdo kontrolu provádí. První ví, na čem záleží, a druhý ví, co se dá na místě skutečně ověřit.