Co je kontrola pomocí QR kódů?

Kontrola pomocí QR kódů je způsob, jak provádět pravidelné kontroly budov a zařízení, při kterém má každá kontrolovaná věc vlastní QR kód. Člověk naskenuje kód telefonem, otevře se kontrolní seznam pro danou věc a odpovědi se uloží s časem a jménem toho, kdo kontrolu provedl.

Nahrazuje formulář na desce s klipem i tabulku vyplňovanou dodatečně. Otázky v kontrolním seznamu mohou zůstat z velké části stejné. Mění se to, jak se kontrolní seznam dostane k člověku a kam se odpovědi uloží.

Jak to funguje

1. Každá věc dostane kód. Čerpadlo, hasicí přístroj, toaleta nebo vozidlo dostane vlastní QR kód, nalepený přímo na věci nebo hned vedle ní.
2. Ke kódu je propojen kontrolní seznam. Určuje, co kontrolovat a jak často, například každé ráno nebo jednou měsíčně.
3. Člověk naskenuje kód a odpoví v telefonu. Kód přečte fotoaparát jakéhokoli telefonu, takže se otevře správný kontrolní seznam a nikdo nemusí hledat formulář.
4. Výsledek se uloží jako záznam. Každý záznam obsahuje kontrolovanou věc, čas, osobu, odpovědi a případné fotky.
5. Někdo záznamy prochází. Vidí, které kontroly byly vynechány a které věci mají problémy, aniž by musel nejdřív sbírat papíry.

Proč týmy přecházejí na QR kódy

• Správný kontrolní seznam pro správnou věc. Kód patří jedné věci, takže nikdo nevyplní špatný formulář ani nezapíše špatnou místnost.
• Záznamy, ve kterých lze vyhledávat. Najít loňskou březnovou kontrolu jednoho čerpadla je otázka jednoho vyhledání, ne odpoledne strávené nad šanonem.
• Vynechané kontroly jsou vidět. Když je nastavený harmonogram, kontrola, která neproběhla, je vidět ještě týž den. U papíru se to můžete dozvědět až na konci měsíce.
• Problémy zůstávají na očích. Problém nahlášený s fotkou může zůstat otevřený, dokud někdo nepotvrdí, že je opravený.
• Několik lokalit v jednom přehledu. Vedoucí může lokality porovnat, aniž by čekal, až dorazí formuláře.

Co potřebujete

• Telefon pro každého, kdo kontroly provádí. Kód přečte každý telefon s fotoaparátem.
• Odolné štítky. Uvnitř stačí běžné štítky. Venku nebo ve vlhkých prostorách použijte voděodolný papír na štítky nebo zalaminovaný list.
• Krátký kontrolní seznam pro každý druh věci. Ptejte se jen na to, na co někdo zareaguje.
• Místo, kam se záznamy ukládají. QR kód může otevřít obyčejný online formulář, což je levný způsob, jak si nápad vyzkoušet. Formulář neukáže, které kontroly byly vynechány, ani nebude sledovat problém, dokud nebude opravený, takže tuto část byste museli dělat sami.

QR kódy a předpisy pro kontroly

QR kód nerozhoduje o tom, co je potřeba kontrolovat. Jak často se musí zařízení kontrolovat a co se musí zaznamenávat, závisí na předpisech tam, kde působíte. Digitální nástroj mění způsob, jakým kontrolu zaznamenáváte, ne to, co předpisy vyžadují.

QR kódy, nebo NFC tagy?

NFC tagy plní podobnou úlohu: telefon přiložený k tagu otevře kontrolní seznam. Tagy ale musíte koupit a každý telefon je musí umět přečíst. QR kódy lze vytisknout na běžné tiskárně a přečte je fotoaparát jakéhokoli telefonu, takže jejich zavedení je rychlejší a levnější.

Časté chyby

• Štítky, které nikdo nenaskenuje. Umístěte je do výšky hrudníku, přímo na věc nebo hned vedle ní, a vyhněte se zakřiveným, špinavým nebo velmi lesklým povrchům.
• Příliš dlouhé kontrolní seznamy. Dlouhé seznamy se vyplňují ve spěchu. Ponechte otázky, které vedou k nějakému kroku.
• Výsledky nikdo nečte. Skenování je jen polovina práce. Rozhodněte, kdo bude záznamy procházet a jak často.
• Začít všude najednou. Začněte jedním kontrolním seznamem v jedné lokalitě, opravte, co nefunguje, a pak rozšiřujte. Návod Jak nahradit papírové záznamy o kontrolách vás tím provede.
• Netestovaný štítek. Po nalepení štítek jednou naskenujte, abyste si ověřili, že otevírá správnou věc.

Jak to dělá MintCheck

MintCheck je služba pro kontroly pomocí QR kódů postavená na tomto přístupu. Vše, o co se staráte, je zařízení s vlastním QR kódem, a štítky můžete vytisknout najednou na papír A4, A5 nebo Letter.

Pracovníci skenují aplikací MintCheck pro iPhone, iPad a Android, nebo fotoaparátem telefonu, dokud ji nenainstalují. Přihlašují se přihlašovacím ID nebo telefonním číslem, bez hesla. Odpovídají na jednotlivé položky, označí výsledek jako V pořádku nebo Závada a mohou přiložit fotky.

Výsledek Závada zůstává ve stavu Nevyřešeno, dokud opakovaná kontrola nebo další pravidelná kontrola nedopadne jako V pořádku nebo dokud ho správce nevyřeší s poznámkou. Přehled lokality ukazuje dokončené kontroly v porovnání s plánovanými a záznamy lze exportovat do Excelu.

Návštěvníci mají vlastní cestu: aby nahlásili problém, naskenují samostatný QR kód pro stížnosti, bez účtu a bez aplikace.

MintCheck je zdarma až pro 5 zařízení, bez platební karty. Podívejte se na QR kontroly, nebo projděte Rychlý start.

Časté dotazy

Potřebují pracovníci ke skenování QR kódu speciální aplikaci?

QR kód přečte fotoaparát jakéhokoli telefonu. Co se otevře potom, záleží na nástroji. V MintCheck pracovníci používají aplikaci MintCheck, a než ji nainstalují, mohou skenovat fotoaparátem telefonu a pracovat v prohlížeči telefonu.

Co se stane, když kontrola odhalí problém?

V MintCheck pracovník označí výsledek jako Závada, popíše problém a může přiložit fotky. Výsledek zůstává ve stavu Nevyřešeno, dokud opakovaná kontrola nebo další pravidelná kontrola nedopadne jako V pořádku nebo dokud ho správce nevyřeší s poznámkou.

Používají návštěvníci a pracovníci stejný QR kód?

V MintCheck ne. QR kód na zařízení je určen registrovaným pracovníkům a vyzve je k přihlášení. Návštěvníci naskenují samostatný QR kód pro stížnosti, který otevře jen formulář pro nahlášení problému.

Uznávají inspektoři a úřady záznamy z kontrol pomocí QR kódů?

Záleží na předpisu a na úřadu, proto se zeptejte orgánu, který je pro vaši budovu příslušný. Digitální záznamy uchovávají čas, jméno a odpovědi, ale nástroj nemůže rozhodnout, zda splňují konkrétní požadavek.

Kolik stojí software pro kontroly pomocí QR kódů?

Liší se to podle produktu. MintCheck je zdarma až pro 5 zařízení, bez platební karty. Tarif Platba za zařízení stojí $0.99 za zařízení měsíčně, a to až do 30 zařízení, Business stojí $199 měsíčně a Master $299 měsíčně. Podívejte se na ceník.