如何以數位紀錄取代紙本巡檢紀錄
取代紙本巡檢紀錄最穩當的方法，是一次只換一張表單。挑一張表單，改寫成簡短的檢查表，在一個場所試用幾週，然後再停止列印它。
一次轉換所有表單，代表所有人在同一天改變工作方式，出了問題也很難分辨原因。只換一張表單，就能在修正成本還很低的時候發現問題。
第 1 步：列出現有的表單
寫下正在使用的每一張紙本表單和登記簿：記錄什麼、掛在哪裡、由誰填寫、多久填一次、事後由誰查看。
您可能會發現有些表單沒人看。停用之前，先確認沒有規定或合約要求保留它。
第 2 步：選擇從哪裡開始
挑一張填寫頻繁、問題不多、而且已經造成困擾的表單。洗手間檢查和滅火器檢查就很合適：內容短、反覆進行，也容易和紙本版比較。
第 3 步：把表單改寫成檢查表
不要照搬紙本表單的版面。保留問題，重新設計：
- 把「合格 / 不合格」欄改成勾選框。
- 可以的話，把自由填寫的欄位改成固定選項，例如「良好 / 普通 / 不佳」。固定答案填得更快，也更容易比較。
- 保留一個備註欄，用來寫特殊狀況。
- 在重要的地方要求拍照，例如損壞的零件。
- 刪除沒有人會據以採取行動的問題。
也要決定它是排程檢查還是登記紀錄。排程檢查在固定時間進行。登記紀錄則在事情發生時隨時填寫，例如訪客到訪、借出鑰匙或讀取冰箱溫度時。
免費的巡檢檢查表範本能讓您不必從一張白紙開始。
第 4 步：把 QR 碼貼在原本放表單的位置
大家已經知道寫字板掛在哪裡，所以把 QR 碼標籤貼在那裡，或直接貼在巡檢點上。貼在胸口高度，貼好後每張標籤都掃描一次。
第 5 步：短期試行
在一個場所試行新檢查表 2 到 4 週。開始之前就先訂好紙本表單的停用日期，因為兩邊都填，大家很快就會撐不下去。試行期間留意以下幾點：
- 檢查是否按時完成？
- 哪些問題被跳過或被誤解？
- 有沒有不好碰到或不好掃描的標籤？
第 6 步：在現場示範
在真實的標籤旁邊示範 5 分鐘，比開會更有效。示範掃描、完整填寫一份檢查表，以及發現問題時該怎麼做。說明為什麼要改、誰會看到結果。
第 7 步：查看結果，再逐步擴大
至少在剛開始時，指定一個人每天查看結果。沒人看的紀錄，和夾在資料夾裡的表單沒什麼兩樣。一張表單運作順利後，再轉換同一場所的下一張表單，然後是下一個場所。
舊紙本紀錄怎麼辦
需要保存多久，就保存多久。保存期限取決於國家、建築物類型和紀錄類型，所以丟棄之前請先確認，也要確認掃描檔是否被認可。
舊表單很少需要重新輸入。把它們歸檔，記下數位紀錄的開始日期，並將兩者分開保存。
在 MintCheck 中這樣做
- 從範本開始。在檢查表中點選新增檢查表，選擇滅火器檢查、電梯檢查或洗手間清潔檢查等範本。名稱、項目和排程會自動填入，儲存前都可以修改。
- 沒有排程的紀錄用記錄簿。記錄簿範本包括出入登記、清潔記錄、溫度記錄、巡邏記錄、鑰匙領還記錄和車輛出入記錄。有了公開記錄簿 QR 碼，非工作人員也能不必登入就填寫紀錄。
- 新增管理對象並列印標籤。把檢查表連結到每個管理對象，然後點選列印 QR Code。
- 新增工作人員。他們以登入 ID 或手機號碼登入。不需要密碼，也不在應用程式中註冊。
- 查看場所儀表板。它會顯示預定巡檢中已完成的次數。紀錄可以匯出至 Excel。
MintCheck 最多 5 個管理對象免費，不需綁定信用卡，足夠用一張表單來試行。快速入門大約需要 10 分鐘。
常見問題
要不要保留紙本當作備份？
短期過渡時可以。只有在規定要求時才長期保留，因為連續幾個月兩邊都填會增加工作量，而且大家很快就會不再填寫其中一邊。
可以沿用原本的表單版面嗎？
保留問題，不保留版面。為寬幅紙張設計的表單在手機上填寫很慢，一次一個問題、搭配固定答案的方式效果更好。
有些員工不習慣用應用程式怎麼辦？
讓檢查表保持簡短，並在現場示範。在 MintCheck 中，工作人員以登入 ID 或手機號碼登入，不需要密碼，應用程式會保持登入。
還能提供紀錄副本給檢查人員嗎？
在 MintCheck 中，巡檢紀錄可以匯出至 Excel，因此您可以提交或列印副本。請向檢查人員確認他們接受哪種格式。
需要多久時間？
設定花不了多少時間：依照 MintCheck 快速入門，從空白帳戶到完成第一次巡檢大約 10 分鐘。一張表單的試行請預留 2 到 4 週。