Vad ska en inspektionschecklista innehålla?

En bra inspektionschecklista registrerar vad som kontrollerades, när och av vem, ställer bara frågor som leder till åtgärder och gör varje svar tydligt. Om ett dåligt svar inte skulle få någon att göra något hör frågan inte hemma på listan.

Delarna som varje checklista behöver

• Vad som kontrollerades: objektet och var det finns.
• När: datumet och, om det spelar roll, tiden.
• Vem: personen som gjorde kontrollen.
• Punkterna: frågorna eller det som ska bekräftas.
• Det totala resultatet: till exempel normal eller avvikande.
• Detaljer om problemet: vad som är fel, helst med ett foto.
• Vad som händer sedan: vem som får veta och vem som bekräftar åtgärden.

Så väljer du punkterna

1. Börja med det som kan gå fel. Lista de fel som skulle spela roll, utifrån tidigare problem, tillverkarens anvisningar och de regler som gäller för dig.
2. Behåll det som leder till åtgärder. Fråga för varje punkt vad någon skulle göra om svaret var dåligt. Om svaret är ”ingenting” tar du bort den.
3. Behåll det som går att kontrollera på stället. Allt som kräver ett verktyg eller en behörighet som den som kontrollerar inte har hör hemma i en annan kontroll.
4. Följ vägen folk går. Lägg punkterna i den ordning någon stöter på dem, så att ingen behöver gå tillbaka.

Så formulerar du varje punkt

Säg exakt hur ett bra svar ser ut, så att två personer skulle svara likadant.

Välj rätt svarstyp

Lämna en fritextpunkt i slutet, så att folk kan rapportera sådant du inte tänkte på att fråga om.

Hur lång ska den vara?

Tillräckligt kort för att göras ordentligt varje gång. Långa listor fylls i slarvigt, och svaren betyder snart inte mycket. Mallarna nedan har fyra punkter var, vilket är en bra utgångspunkt.

Om en lista fortsätter att växa delar du upp den. Håll isär det som behöver ses över varje dag och det som behöver ses över en gång i månaden, och ge varje typ av utrustning en egen lista.

Hur ofta varje checklista ska köras

De regler som gäller för dig kommer först, sedan tillverkarens anvisningar, hur mycket objektet används och vad som händer om det går sönder. Det här är vanliga utgångspunkter, så jämför dem med dina egna regler.

Den sista raden är snarare en logg än en schemalagd checklista. Du skriver en registrering varje gång det händer, i stället för på en bestämd dag.

Exempel att börja med

• Checklista för kontroll av brandsläckare
• Städchecklista för toaletter
• Checklista för kontroll av hiss
• Checklista för daglig fordonskontroll
• Checklista för kontroll av generator
• Checklista för kontroll av HVAC-aggregat

Testa innan du inför den överallt

1. Använd checklistan på en plats i två till fyra veckor.
2. Fråga dem som gör kontrollen vilka punkter som förvirrar dem.
3. Ta bort punkter som aldrig ändrar vad någon gör, om inte en regel eller ett säkerhetsskäl kräver dem.
4. Ge den sedan till de andra platserna.

Om du går över från papper visar Så ersätter du inspektionsprotokoll på papper hur du gör det en blankett i taget.

Bygg en checklista i MintCheck

I MintCheck börjar du med en mall eller en tom checklista och väljer Kontroll, Flerval, Text eller Bild för varje punkt. Du kan göra ett svar obligatoriskt, låta arbetarna bifoga foton och se en förhandsvisning i mobilformat medan du skriver. En checklista kan användas för många objekt, och ändringar gäller framtida inspektioner.

Varje inspektion sparar också arbetaren, tiden och ett totalt resultat som är Normal eller Avvikande, så du behöver inga punkter för det.

MintCheck är gratis för upp till 5 objekt, och inget kort krävs. Läs mer om Checklistor i MintCheck eller följ snabbstarten.

Vanliga frågor

Vad ska en inspektionschecklista innehålla?

Vad som kontrollerades, när och av vem, en kort lista med punkter med tydliga svar, ett totalt resultat och utrymme för detaljer om problem och foton. Det ska också vara tydligt vem som får veta om ett problem och vem som bekräftar åtgärden.

Hur många punkter ska en inspektionschecklista ha?

Det finns inget fast antal. Använd så få att folk gör varje punkt ordentligt. Mallarna i MintCheck har fyra punkter var som utgångspunkt, och en lista som fortsätter att växa kan delas upp.

Ska varje punkt kräva ett foto?

Nej. Be om foton där de bevisar något eller förklarar ett problem, till exempel en skadad del. I MintCheck kan du göra en fotopunkt obligatorisk och låta arbetarna bifoga foton till vilken punkt som helst, och foton kan också bifogas när ett resultat som är Avvikande rapporteras.

Vad är skillnaden mellan en checklista och en logg?

En checklista körs enligt ett schema, till exempel en gång i månaden, så en missad kontroll kan märkas. En logg har inget schema. Du skriver en registrering när något händer, till exempel när en besökare kommer eller när en nyckel lämnas ut. Se Loggböcker och offentliga registreringar.

Vem ska skriva checklistan?

Den som ansvarar för utrustningen eller utrymmet, tillsammans med någon som gör kontrollen. Den första vet vad som spelar roll, och den andra vet vad som verkligen går att kontrollera på stället.