Så ersätter du inspektionsprotokoll på papper med digitala registreringar

Det säkraste sättet att ersätta inspektionsprotokoll på papper är en blankett i taget. Välj en blankett, skriv om den som en kort checklista, använd den på en plats i några veckor och sluta skriva ut den först därefter.

Att flytta alla blanketter på en gång innebär att alla ändrar sitt arbetssätt samma dag, och då är problemen svåra att skilja åt. Med en enda blankett hittar du det som går fel medan det fortfarande är billigt att rätta till.

Steg 1: Lista de blanketter du har

Skriv upp varje pappersblankett och logg som används: vad den registrerar, var den hänger, vem som fyller i den, hur ofta och vem som läser den efteråt.

Du hittar troligen några som ingen läser. Innan du slutar med en av dem kontrollerar du att ingen regel eller inget avtal kräver den.

Steg 2: Välj var du ska börja

Välj en blankett som fylls i ofta, har få frågor och redan ställer till problem. Kontroller av toaletter och brandsläckare passar bra: de är korta, återkommande och lätta att jämföra med pappersversionen.

Steg 3: Skriv om blanketten som en checklista

Kopiera inte pappersblankettens layout. Behåll frågorna och bygg upp dem på nytt:

• Gör om kolumner med ”OK / inte OK” till kryssrutor.
• Gör om fritextrutor till fasta val där det går, till exempel Bra / Godtagbar / Dålig. Fasta svar går snabbare att fylla i och är lättare att jämföra.
• Behåll ett anteckningsfält för allt som är ovanligt.
• Be om ett foto där det spelar roll, till exempel vid en skadad del.
• Ta bort frågor som ingen agerar på.

Bestäm också om det är en schemalagd kontroll eller en logg. En schemalagd kontroll ska göras vid bestämda tider. En logg skrivs när något händer, till exempel när en besökare kommer, när en nyckel lämnas ut eller när en kylskåpstemperatur läses av.

Med gratis checklistmallar slipper du börja med ett tomt papper.

Steg 4: Sätt koderna där blanketterna brukade sitta

Folk vet redan var skrivplattan hänger, så sätt QR-etiketten där, eller på själva objektet. Placera den i brösthöjd och skanna varje etikett en gång när du har satt upp den.

Steg 5: Kör en kort pilot

Använd den nya checklistan på en plats i två till fyra veckor. Bestäm ett slutdatum för pappersblanketten innan du börjar, eftersom folk snart slutar fylla i båda. Håll under tiden koll på det här:

• Blir kontrollerna gjorda i tid?
• Vilka frågor hoppar folk över eller missförstår?
• Är några etiketter svåra att nå eller svåra att skanna?

Steg 6: Visa folk på stället

Fem minuter framför en riktig etikett fungerar bättre än ett möte. Visa skanningen, en hel checklista och vad man gör när något är fel. Förklara varför det ändras och vem som kommer att se resultaten.

Steg 7: Gå igenom resultaten och bygg sedan ut

Utse en person som tittar på resultaten varje dag, åtminstone i början. En registrering som ingen läser gör inte mer nytta än en blankett i en pärm. När en blankett fungerar smidigt flyttar du nästa blankett på samma plats, och sedan nästa plats.

Vad du gör med gamla pappersprotokoll

Spara dem så länge du måste. Hur länge beror på land, typ av byggnad och typ av registrering, så kontrollera innan du slänger något, och kontrollera om en skannad kopia räknas.

Du behöver sällan skriva in gamla blanketter på nytt. Förvara dem, anteckna datumet då de digitala registreringarna börjar och håll isär de två.

Så gör du i MintCheck

1. Börja med en mall. I Checklistor klickar du på Lägg till checklista och väljer en mall, till exempel ”Kontroll av brandsläckare”, ”Kontroll av hiss” eller ”Kontroll av toalett”. Namn, punkter och schema fylls i, och du kan ändra allt innan du sparar.
2. Använd en loggbok för registreringar utan schema. Bland loggboksmallarna finns In-/utpasseringslogg, Städlogg, Temperaturlogg, Rondlogg, Nyckellogg och Fordonslogg. Med en QR för offentlig loggbok kan personer som inte är dina arbetare skriva registreringar utan att logga in.
3. Lägg till objekt och skriv ut etiketterna. Koppla checklistan till varje objekt och klicka sedan på Skriv ut QR.
4. Lägg till dina arbetare. De loggar in med inloggnings-ID eller telefonnummer. Det finns inget lösenord och inget konto att skapa i appen.
5. Håll koll på platsens instrumentpanel. Den visar slutförda inspektioner jämfört med det planerade antalet. Registreringarna kan exporteras till Excel.

MintCheck är gratis för upp till 5 objekt, och inget kort krävs. Det räcker för en pilot med en blankett. Snabbstarten tar ungefär 10 minuter.

Vanliga frågor

Ska vi ha kvar pappret som reserv?

Under en kort överlappning, ja. Behåll det längre bara om en regel kräver det, eftersom det är extra arbete att köra båda i flera månader och folk snart slutar fylla i det ena.

Kan vi behålla blankettens layout?

Behåll frågorna, inte layouten. En blankett som är gjord för ett brett pappersark går långsamt att fylla i på en mobil, så en fråga i taget med fasta svar fungerar bättre.

Vad gör vi om en del av personalen inte är van vid appar?

Håll checklistan kort och visa dem på stället. I MintCheck loggar arbetarna in med inloggnings-ID eller telefonnummer, utan lösenord, och appen håller dem inloggade.

Kan vi fortfarande ge en inspektör en kopia av registreringarna?

I MintCheck kan inspektionsregistreringar exporteras till Excel, så du kan lämna över eller skriva ut en kopia. Fråga inspektören vilket format som godtas.

Hur lång tid tar det?

Det går fort att komma igång: snabbstarten i MintCheck tar dig från ett tomt konto till en första slutförd inspektion på ungefär 10 minuter. Räkna med två till fyra veckor för piloten med en blankett.