Cum înlocuiți registrele de inspecție pe hârtie cu înregistrări digitale

Cea mai sigură cale de a înlocui registrele de inspecție pe hârtie este să treceți câte un formular pe rând. Alegeți un formular, rescrieți-l ca listă de verificare scurtă, folosiți-l la un singur site câteva săptămâni și abia apoi nu-l mai tipăriți.

Dacă mutați toate formularele deodată, toată lumea trebuie să își schimbe modul de lucru în aceeași zi, iar problemele sunt greu de separat. Un singur formular vă permite să descoperiți ce nu merge cât timp remedierea este încă ieftină.

Pasul 1: faceți lista formularelor pe care le aveți

Notați fiecare formular și registru pe hârtie în uz: ce consemnează, unde este afișat, cine îl completează, cât de des și cine îl citește după aceea.

Probabil veți găsi unele pe care nu le citește nimeni. Înainte să renunțați la unul, verificați că nu este cerut de vreo reglementare sau de vreun contract.

Pasul 2: alegeți de unde începeți

Alegeți un formular care se completează des, are puține întrebări și creează deja probleme. Verificările toaletelor și ale stingătoarelor se potrivesc bine: sunt scurte, repetate și ușor de comparat cu varianta pe hârtie.

Pasul 3: rescrieți formularul ca listă de verificare

Nu copiați aspectul formularului pe hârtie. Păstrați întrebările și reconstruiți-le:

• Transformați coloanele „OK / nu e OK” în căsuțe de bifat.
• Transformați câmpurile de text liber în variante fixe acolo unde puteți, cum ar fi Bun / Acceptabil / Slab. Răspunsurile fixe se completează mai repede și se compară mai ușor.
• Păstrați un singur câmp de observații pentru orice e neobișnuit.
• Cereți o fotografie acolo unde contează, de exemplu pentru o piesă deteriorată.
• Eliminați întrebările pe baza cărora nu acționează nimeni.

Hotărâți și dacă este o verificare programată sau un registru. O verificare programată are termene fixe. Un registru se completează de fiecare dată când se întâmplă ceva, de exemplu când sosește un vizitator, când se predă o cheie sau când se citește temperatura unui frigider.

Șabloanele de liste de verificare gratuite vă scutesc să porniți de la o pagină goală.

Pasul 4: puneți codurile unde erau formularele

Oamenii știu deja unde stă planșeta, așa că puneți eticheta QR acolo sau chiar pe obiect. Păstrați-o la înălțimea pieptului și scanați fiecare etichetă o dată după ce o lipiți.

Pasul 5: rulați un pilot scurt

Folosiți noua listă de verificare la un singur site timp de două până la patru săptămâni. Stabiliți o dată de încheiere pentru formularul pe hârtie înainte să începeți, pentru că oamenii renunță repede să le completeze pe amândouă. Cât timp rulează pilotul, urmăriți următoarele:

• Se fac verificările la timp?
• Ce întrebări sunt sărite sau înțelese greșit?
• Există etichete greu de atins sau greu de scanat?

Pasul 6: arătați-le oamenilor la fața locului

Cinci minute lângă o etichetă reală funcționează mai bine decât o ședință. Arătați scanarea, o listă de verificare completă și ce trebuie făcut când ceva nu e în regulă. Explicați de ce se schimbă lucrurile și cine va vedea rezultatele.

Pasul 7: analizați rezultatele, apoi extindeți

Desemnați o persoană care să se uite la rezultate în fiecare zi, cel puțin la început. O înregistrare pe care nu o citește nimeni nu ajută mai mult decât un formular dintr-un biblioraft. Când un formular merge bine, treceți la următorul formular de la același site, apoi la următorul site.

Ce faceți cu vechile registre pe hârtie

Păstrați-le atât timp cât trebuie. Durata depinde de țară, de tipul clădirii și de tipul înregistrării, așa că verificați înainte să aruncați ceva și verificați dacă o copie scanată este valabilă.

Rareori trebuie să retranscrieți formularele vechi. Arhivați-le, notați data de la care încep înregistrările digitale și țineți-le separat.

Cum faceți asta în MintCheck

1. Porniți de la un șablon. În Liste de verificare, faceți clic pe Adăugați listă de verificare și alegeți un șablon, cum ar fi Verificare stingător, Verificare lift sau Verificare igienă toalete. Numele, elementele și programul sunt deja completate și le puteți modifica pe toate înainte de a salva.
2. Folosiți un registru pentru înregistrările fără program. Șabloanele de registru includ Registru de intrare/ieșire, Registru de curățenie, Registru de temperatură, Registru de patrulare, Registru de chei și Registru de vehicule. Codul QR al registrului public le permite persoanelor care nu sunt lucrătorii dvs. să scrie înregistrări fără conectare.
3. Adăugați echipamentele și tipăriți etichetele. Asociați lista de verificare fiecărui echipament, apoi faceți clic pe Imprimare QR.
4. Adăugați lucrătorii. Aceștia se conectează cu un ID de conectare sau un număr de telefon. În aplicație nu există parolă și nici crearea unui cont.
5. Urmăriți tabloul de bord al site-ului. Acesta arată inspecțiile finalizate comparate cu cele planificate. Înregistrările pot fi exportate în Excel.

MintCheck este gratuit pentru până la 5 echipamente, fără card de credit, ceea ce ajunge pentru un pilot pe un formular. Pornirea rapidă durează aproximativ 10 minute.

Întrebări frecvente

Ar trebui să păstrăm hârtia ca rezervă?

Pentru o scurtă perioadă de suprapunere, da. Păstrați-o mai mult doar dacă o cere o reglementare, pentru că a ține ambele variante luni la rând înseamnă muncă în plus, iar oamenii renunță repede să completeze una dintre ele.

Putem păstra același aspect al formularului?

Păstrați întrebările, nu aspectul. Un formular gândit pentru o foaie lată de hârtie se completează greu pe telefon, așa că funcționează mai bine o întrebare pe rând, cu răspunsuri fixe.

Ce facem dacă unii membri ai personalului nu sunt obișnuiți cu aplicațiile?

Păstrați lista de verificare scurtă și arătați-le la fața locului. În MintCheck, lucrătorii se conectează cu un ID de conectare sau un număr de telefon, fără parolă, iar aplicația îi păstrează conectați.

Mai putem da unui inspector o copie a înregistrărilor?

În MintCheck, înregistrările inspecțiilor pot fi exportate în Excel, așa că puteți preda sau tipări o copie. Întrebați inspectorul ce format acceptă.

Cât durează?

Configurarea durează puțin: pornirea rapidă MintCheck vă duce de la un cont gol la prima inspecție finalizată în aproximativ 10 minute. Alocați două până la patru săptămâni pentru pilotul pe un formular.