Kako zamijeniti papirnate dnevnike pregleda digitalnim zapisima

Najsigurniji način da zamijenite papirnate dnevnike pregleda jest jedan po jedan obrazac. Odaberite jedan obrazac, preoblikujte ga u kratku kontrolnu listu, koristite ga nekoliko tjedana na jednoj lokaciji i tek ga tada prestanite ispisivati.

Prijenos svih obrazaca odjednom znači da svi moraju promijeniti način rada istog dana, a probleme je teško razlučiti. S jednim obrascem otkrit ćete što ne valja dok je ispravak još jeftin.

1. korak: popišite obrasce koje imate

Zapišite svaki papirnati obrazac i dnevnik koji se koristi: što bilježi, gdje visi, tko ga ispunjava, koliko često i tko ga poslije čita.

Vjerojatno ćete pronaći i neke koje nitko ne čita. Prije nego što neki od njih ukinete, provjerite da ga ne zahtijeva nikakvo pravilo ili ugovor.

2. korak: odaberite gdje ćete početi

Odaberite obrazac koji se često ispunjava, ima malo pitanja i već stvara probleme. Pregledi toaleta i vatrogasnih aparata za to su prikladni: kratki su, ponavljaju se i lako ih je usporediti s papirnatom verzijom.

3. korak: preoblikujte obrazac u kontrolnu listu

Nemojte kopirati raspored papirnatog obrasca. Zadržite pitanja i složite ih iznova:

• Stupce „u redu / nije u redu” pretvorite u kvadratiće za označavanje.
• Polja za slobodan tekst gdje god možete pretvorite u unaprijed zadane izbore, primjerice Dobra / Umjerena / Loša. Unaprijed zadane odgovore brže je ispuniti i lakše usporediti.
• Zadržite jedno polje za napomene za sve neuobičajeno.
• Gdje je važno, zatražite fotografiju, primjerice oštećenog dijela.
• Uklonite pitanja na temelju kojih nitko ništa ne poduzima.

Odlučite i je li riječ o zakazanom pregledu ili o dnevniku. Zakazani pregled dospijeva u određeno vrijeme. Dnevnik se piše kad god se nešto dogodi, primjerice kad stigne posjetitelj, kad se preda ključ ili kad se očita temperatura hladnjaka.

Besplatni predlošci kontrolnih lista mogu vas poštedjeti početka od prazne stranice.

4. korak: kodove postavite ondje gdje su bili obrasci

Ljudi već znaju gdje visi podloga s obrascem, pa ondje postavite QR naljepnicu ili je zalijepite na samu stvar. Postavite je u visini prsa i svaku naljepnicu nakon lijepljenja jednom skenirajte.

5. korak: provedite kratak pilot

Novu kontrolnu listu koristite dva do četiri tjedna na jednoj lokaciji. Prije početka odredite datum kad se papirnati obrazac prestaje koristiti, jer ljudi ubrzo prestanu ispunjavati oboje. Dok pilot traje, pratite sljedeće:

• Obavljaju li se pregledi na vrijeme?
• Koja pitanja ljudi preskaču ili pogrešno razumiju?
• Je li neka naljepnica teško dostupna ili ju je teško skenirati?

6. korak: pokažite ljudima na licu mjesta

Pet minuta uz pravu naljepnicu vrijedi više od sastanka. Pokažite skeniranje, jednu cijelu kontrolnu listu i što učiniti kad nešto nije u redu. Objasnite zašto dolazi do promjene i tko će vidjeti rezultate.

7. korak: pregledajte rezultate, a zatim proširite

Odredite jednu osobu koja će svaki dan pregledavati rezultate, barem u početku. Zapis koji nitko ne čita ne pomaže ništa više od obrasca u registratoru. Kad jedan obrazac radi bez problema, prenesite sljedeći obrazac na istoj lokaciji, a zatim sljedeću lokaciju.

Što učiniti sa starim papirnatim zapisima

Čuvajte ih onoliko dugo koliko morate. Koliko dugo, ovisi o državi, vrsti zgrade i vrsti zapisa, pa to provjerite prije nego što bilo što bacite, a provjerite i vrijedi li skenirana kopija.

Stare obrasce rijetko morate ponovno pretipkavati. Pohranite ih, zabilježite datum od kojeg počinju digitalni zapisi i držite jedno odvojeno od drugoga.

Kako to učiniti u MintChecku

1. Počnite od predloška. Otvorite Kontrolne liste, kliknite Dodaj kontrolnu listu i odaberite predložak, primjerice Provjera vatrogasnog aparata, Provjera dizala ili Provjera higijene sanitarija. Naziv, stavke i raspored već su ispunjeni, a prije spremanja sve možete promijeniti.
2. Za zapise bez rasporeda koristite dnevnik. Predlošci dnevnika uključuju dnevnike ulazaka/izlazaka, čišćenja, temperature, ophodnji, ključeva i vozila. QR kod javnog dnevnika omogućuje osobama koje nisu vaši radnici da upisuju unose bez prijave.
3. Dodajte objekte i ispišite naljepnice. Povežite kontrolnu listu sa svakim objektom, a zatim kliknite Ispiši QR.
4. Dodajte radnike. Prijavljuju se ID-jem za prijavu ili brojem telefona. Nema lozinke ni registracije u aplikaciji.
5. Pratite nadzornu ploču lokacije. Prikazuje obavljene preglede u odnosu na planirane. Zapisi se mogu izvesti u Excel.

MintCheck je besplatan za do 5 objekata, bez kreditne kartice, što je dovoljno za pilot s jednim obrascem. Brzi početak traje otprilike 10 minuta.

Česta pitanja

Trebamo li zadržati papir kao rezervu?

Za kratko razdoblje preklapanja, da. Dulje ga zadržite samo ako to zahtijeva neko pravilo, jer je vođenje obojega mjesecima dodatan posao, a ljudi ubrzo prestanu ispunjavati jedno od toga.

Možemo li zadržati isti raspored obrasca?

Zadržite pitanja, a ne raspored. Obrazac osmišljen za širok list papira spor je na mobitelu, pa bolje funkcionira jedno pitanje odjednom s unaprijed zadanim odgovorima.

Što ako se dio zaposlenika ne snalazi s aplikacijama?

Neka kontrolna lista bude kratka i pokažite im je na licu mjesta. U MintChecku se radnici prijavljuju ID-jem za prijavu ili brojem telefona, bez lozinke, a aplikacija ih drži prijavljenima.

Možemo li inspektoru i dalje predati kopiju zapisa?

U MintChecku se zapisi pregleda mogu izvesti u Excel, pa kopiju možete predati ili ispisati. Pitajte inspektora koji format prihvaća.

Koliko to traje?

Postavljanje traje kratko: brzi početak MintChecka vodi vas od praznog računa do prvog obavljenog pregleda za otprilike 10 minuta. Za pilot s jednim obrascem predvidite dva do četiri tjedna.