Näin korvaat paperiset tarkastuslokit digitaalisilla merkinnöillä

Turvallisin tapa korvata paperiset tarkastuslokit on yksi lomake kerrallaan. Valitse yksi lomake, kirjoita se uudelleen lyhyeksi tarkistuslistaksi, käytä sitä yhdessä toimipisteessä muutaman viikon ajan ja lopeta sen tulostaminen vasta sitten.

Jos siirrät kaikki lomakkeet kerralla, kaikkien on muutettava työtapojaan samana päivänä, ja ongelmia on vaikea erottaa toisistaan. Yhden lomakkeen avulla löydät sen, mikä menee pieleen, kun korjaaminen on vielä edullista.

Vaihe 1: Listaa käytössä olevat lomakkeet

Kirjoita ylös kaikki käytössä olevat paperilomakkeet ja lokit: mitä ne kirjaavat, missä ne roikkuvat, kuka ne täyttää, kuinka usein ja kuka lukee ne jälkikäteen.

Löydät todennäköisesti joitakin, joita kukaan ei lue. Ennen kuin lopetat jonkin niistä, tarkista, ettei mikään sääntö tai sopimus edellytä sitä.

Vaihe 2: Valitse, mistä aloitat

Valitse lomake, joka täytetään usein, jossa on vähän kysymyksiä ja joka aiheuttaa jo nyt ongelmia. WC-tilojen ja sammuttimien tarkastukset sopivat tähän hyvin: ne ovat lyhyitä ja toistuvia, ja niitä on helppo verrata paperiversioon.

Vaihe 3: Kirjoita lomake uudelleen tarkistuslistaksi

Älä kopioi paperilomakkeen asettelua. Säilytä kysymykset ja rakenna ne uudelleen:

• Muuta "OK / ei OK" -sarakkeet valintaruuduiksi.
• Muuta vapaatekstikentät kiinteiksi vaihtoehdoiksi, missä voit, esimerkiksi Hyvä / Kohtalainen / Huono. Kiinteät vastaukset ovat nopeampia täyttää ja helpompia verrata.
• Säilytä yksi huomautuskenttä kaikelle epätavalliselle.
• Pyydä valokuva, kun sillä on merkitystä, esimerkiksi vaurioituneesta osasta.
• Poista kysymykset, joiden perusteella kukaan ei toimi.

Päätä myös, onko kyseessä aikataulutettu tarkastus vai loki. Aikataulutettu tarkastus tehdään sovittuina aikoina. Lokiin kirjataan aina, kun jotain tapahtuu, esimerkiksi kun vierailija saapuu, avain luovutetaan tai jääkaapin lämpötila luetaan.

Ilmaisten tarkistuslistamallien avulla sinun ei tarvitse aloittaa tyhjältä sivulta.

Vaihe 4: Sijoita koodit sinne, missä lomakkeet ennen olivat

Ihmiset tietävät jo, missä kirjoitusalusta roikkuu, joten kiinnitä QR-tarra siihen tai itse kohteeseen. Pidä se rinnan korkeudella ja skannaa jokainen tarra kerran sen kiinnittämisen jälkeen.

Vaihe 5: Tee lyhyt pilotti

Käytä uutta tarkistuslistaa yhdessä toimipisteessä kahdesta neljään viikkoa. Sovi paperilomakkeelle päättymispäivä ennen aloittamista, koska ihmiset lakkaavat pian täyttämästä molempia. Seuraa pilotin aikana näitä:

• Tehdäänkö tarkastukset ajallaan?
• Mitkä kysymykset ohitetaan tai ymmärretään väärin?
• Onko joihinkin tarroihin vaikea ylettyä tai onko niitä vaikea skannata?

Vaihe 6: Näytä ihmisille paikan päällä

Viisi minuuttia oikean tarran vieressä toimii paremmin kuin kokous. Näytä skannaus, yksi kokonainen tarkistuslista ja se, mitä tehdä, kun jokin on vialla. Kerro, miksi tapa muuttuu ja kuka näkee tulokset.

Vaihe 7: Käy tulokset läpi ja laajenna sitten

Nimeä yksi henkilö katsomaan tulokset joka päivä, ainakin aluksi. Merkintä, jota kukaan ei lue, ei auta yhtään enempää kuin lomake mapissa. Kun yksi lomake toimii sujuvasti, siirrä seuraava lomake samassa toimipisteessä ja sitten seuraava toimipiste.

Mitä tehdä vanhoille paperisille merkinnöille

Säilytä niitä niin kauan kuin on pakko. Säilytysaika riippuu maasta, rakennustyypistä ja merkinnän tyypistä, joten tarkista asia ennen kuin heität mitään pois, ja tarkista myös, kelpaako skannattu kopio.

Vanhoja lomakkeita tarvitsee harvoin kirjoittaa uudelleen. Arkistoi ne, merkitse muistiin päivä, jona digitaaliset merkinnät alkavat, ja pidä nämä kaksi erillään.

Näin teet sen MintCheckissä

1. Aloita mallista. Valitse sivupalkista Tarkistuslistat, napsauta painiketta Lisää tarkistuslista ja valitse malli, kuten Sammuttimen tarkastus, Hissin tarkastus tai WC-tilojen tarkastus. Sen nimi, kohdat ja aikataulu täytetään valmiiksi, ja voit muuttaa niitä kaikkia ennen tallentamista.
2. Käytä lokikirjaa merkintöihin, joilla ei ole aikataulua. Lokikirjamalleihin kuuluvat Sisään-/uloskirjausloki, Siivousloki, Lämpötilaloki, Kierrosloki, Avainloki ja Ajoneuvoloki. Julkisen lokikirjan QR:n avulla muutkin kuin työntekijäsi voivat kirjata merkintöjä kirjautumatta.
3. Lisää kohteet ja tulosta tarrat. Liitä tarkistuslista jokaiseen kohteeseen ja napsauta sitten Tulosta QR.
4. Lisää työntekijäsi. He kirjautuvat kirjautumistunnuksella tai puhelinnumerolla. Salasanaa ei ole, eikä sovelluksessa tarvitse luoda tiliä.
5. Seuraa toimipisteen koontinäyttöä. Se näyttää tehdyt tarkastukset suhteessa suunniteltuihin. Merkinnät voi viedä Exceliin.

MintCheck on ilmainen enintään 5 kohteelle ilman luottokorttia, mikä riittää yhden lomakkeen pilottiin. Pikaopas vie noin 10 minuuttia.

Usein kysyttyä

Pitäisikö paperi säilyttää varalla?

Lyhyen päällekkäisen jakson ajan kyllä. Pidä sitä pidempään vain, jos jokin sääntö sitä edellyttää, koska molempien käyttäminen kuukausien ajan on lisätyötä ja ihmiset lakkaavat pian täyttämästä toista niistä.

Voimmeko säilyttää lomakkeen asettelun ennallaan?

Säilytä kysymykset, älä asettelua. Leveälle paperiarkille suunniteltu lomake on hidas puhelimella, joten yksi kysymys kerrallaan kiinteillä vastauksilla toimii paremmin.

Entä jos osa henkilöstöstä ei ole tottunut sovelluksiin?

Pidä tarkistuslista lyhyenä ja näytä heille paikan päällä. MintCheckissä työntekijät kirjautuvat kirjautumistunnuksella tai puhelinnumerolla ilman salasanaa, ja sovellus pitää heidät kirjautuneina.

Voimmeko yhä antaa tarkastajalle kopion merkinnöistä?

MintCheckissä tarkastusmerkinnät voi viedä Exceliin, joten voit luovuttaa tai tulostaa kopion. Kysy tarkastajalta, minkä muodon hän hyväksyy.

Kauanko tämä kestää?

Käyttöönotto vie vähän aikaa: MintCheckin Pikaopas vie tyhjästä tilistä ensimmäiseen tehtyyn tarkastukseen noin 10 minuutissa. Varaa yhden lomakkeen pilotille kahdesta neljään viikkoa.