ما الذي يجب تضمينه في قائمة التحقق للفحص

تدوّن قائمة التحقق الجيدة ما الذي فُحص ومتى ومن فحصه، ولا تطرح إلا الأسئلة التي تؤدي إلى إجراء، وتجعل كل إجابة واضحة. وإذا كانت الإجابة السيئة لن تدفع أحداً إلى فعل شيء، فلا مكان لهذا السؤال في القائمة.

الأجزاء التي تحتاجها كل قائمة تحقق

• ما الذي فُحص: العنصر ومكانه.
• متى: التاريخ، والوقت إن كان مهماً.
• من: الشخص الذي أجرى الفحص.
• البنود: الأسئلة أو الأمور التي يجب تأكيدها.
• النتيجة العامة: مثلاً، طبيعي أو غير طبيعي.
• تفاصيل المشكلة: ما الخلل، ويُفضّل مع صورة.
• ما يحدث بعد ذلك: من يُبلَّغ، ومن يؤكد الإصلاح.

كيف تختار البنود

1. ابدأ بما يمكن أن يسوء. أدرج الأعطال المهمة، مستعيناً بالمشكلات السابقة وتعليمات الشركة المصنّعة والقواعد التي تنطبق عليك.
2. احتفظ بما يؤدي إلى إجراء. اسأل عن كل بند ماذا سيفعل الشخص إذا كانت الإجابة سيئة. وإذا كان الجواب «لا شيء»، فاحذفه.
3. احتفظ بما يمكن فحصه في عين المكان. ما يحتاج إلى أداة أو مؤهل لا يملكه الفاحص ينتمي إلى فحص آخر.
4. اتبع طريق سير الناس. رتّب البنود بالترتيب الذي يصادفها فيه الشخص، حتى لا يضطر أحد إلى الرجوع.

كيف تصوغ كل بند

قل بدقة كيف تبدو الإجابة الجيدة، حتى يجيب شخصان بالطريقة نفسها.

اختر نوع الإجابة المناسب

احتفظ ببند نصي حر واحد في النهاية، ليتمكن الناس من الإبلاغ عما لم يخطر لك أن تسأل عنه.

كم يجب أن يكون طولها؟

قصيرة بما يكفي لإنجازها كما ينبغي في كل مرة. فالقوائم الطويلة تُملأ على عجل، وتفقد الإجابات كثيراً من معناها. وفي كل من القوالب أدناه أربعة بنود، وهي بداية جيدة.

وإذا ظلت القائمة تطول، فقسّمها. افصل ما يحتاج إلى نظرة كل يوم عما يحتاج إليها مرة في الشهر، وخصّص لكل نوع من المعدات قائمته الخاصة.

كم مرة يجب تنفيذ كل قائمة تحقق

تأتي القواعد التي تنطبق عليك أولاً، ثم تعليمات الشركة المصنّعة، ومدى كثافة الاستخدام، وما يحدث في حال التعطل. وهذه نقاط انطلاق شائعة، لذا قارنها بقواعدك أنت.

الصف الأخير سجل وليس قائمة تحقق مجدولة. تكتب إدخالاً في كل مرة يحدث فيها ذلك، لا في يوم محدد.

أمثلة للبدء

• قائمة التحقق لفحص طفايات الحريق
• قائمة التحقق من نظافة دورات المياه
• قائمة التحقق لفحص المصاعد
• قائمة التحقق للفحص اليومي للمركبات
• قائمة التحقق لفحص المولدات
• قائمة التحقق لفحص وحدات التكييف (HVAC)

اختبرها قبل تعميمها

1. استخدم قائمة التحقق في موقع واحد لمدة أسبوعين إلى أربعة أسابيع.
2. اسأل من يجرون الفحص عن البنود التي تربكهم.
3. احذف البنود التي لا تغيّر ما يفعله أي شخص، إلا إذا تطلبتها قاعدة أو سبب يتعلق بالسلامة.
4. ثم عمّمها على المواقع الأخرى.

إذا كنت تنتقل من الورق، فإن دليل كيف تستبدل سجلات الفحص الورقية يبيّن طريقة ذلك نموذجاً واحداً في كل مرة.

إنشاء قائمة تحقق في MintCheck

في MintCheck، تبدأ من قالب أو قائمة تحقق فارغة وتختار فحص أو اختيار من متعدد أو نص أو صورة لكل بند. ويمكنك جعل الإجابة مطلوبة، والسماح للعاملين بإرفاق صور، ورؤية معاينة الهاتف أثناء الكتابة. يمكن لقائمة تحقق واحدة أن تخدم عناصر مُدارة كثيرة، وتسري التغييرات على عمليات الفحص المستقبلية.

ويحفظ كل فحص أيضاً العامل والوقت والنتيجة العامة طبيعي أو غير طبيعي، فلا تحتاج إلى بنود لذلك.

MintCheck مجاني حتى 5 عناصر مُدارة دون بطاقة ائتمان. اطّلع على قوائم التحقق في MintCheck، أو اتبع دليل البدء السريع.

الأسئلة الشائعة

ماذا يجب أن تتضمن قائمة التحقق للفحص؟

ما الذي فُحص ومتى ومن فحصه، وقائمة قصيرة من البنود بإجابات واضحة، ونتيجة عامة، ومساحة لتفاصيل المشكلة والصور. وينبغي أن يكون واضحاً أيضاً من يُبلَّغ بالمشكلة ومن يؤكد الإصلاح.

كم عدد البنود التي ينبغي أن تتضمنها قائمة التحقق للفحص؟

لا يوجد عدد ثابت. استخدم عدداً قليلاً بما يكفي ليؤدي الناس كل بند كما ينبغي. وفي كل من قوالب MintCheck أربعة بنود كنقطة انطلاق، ويمكن تقسيم القائمة التي تظل تطول.

هل يحتاج كل بند إلى صورة؟

لا. اطلب الصور حيث تثبت شيئاً أو توضح مشكلة، مثل جزء تالف. في MintCheck، يمكنك جعل بند الصورة مطلوباً، والسماح للعاملين بإرفاق صور بأي بند، وإرفاق صور عند الإبلاغ عن نتيجة غير طبيعي.

ما الفرق بين قائمة التحقق والسجل؟

تعمل قائمة التحقق وفق جدول، مثل مرة في الشهر، فيمكن ملاحظة ما فات منها. أما السجل فليس له جدول. تكتب إدخالاً كلما حدث شيء، مثل وصول زائر أو تسليم مفتاح. راجع سجلات التشغيل.

من ينبغي أن يكتب قائمة التحقق؟

الشخص المكلّف بالمعدات أو المكان، بالاشتراك مع شخص يجري الفحص. فالأول يعرف ما المهم، والثاني يعرف ما يمكن فحصه فعلاً في عين المكان.