Wat is een QR-code-inspectie?

Een QR-code-inspectie is een manier om routinematige inspecties in gebouwen uit te voeren met een QR-code op alles wat u controleert. Iemand scant de code met een telefoon, de checklist voor dat object opent, en de antwoorden worden opgeslagen met het tijdstip en de naam van die persoon.

Het vervangt het formulier op het klembord en de spreadsheet die later wordt ingevuld. De vragen op de checklist kunnen grotendeels hetzelfde blijven. Wat verandert, is hoe de checklist bij de persoon komt en waar de antwoorden terechtkomen.

Hoe het werkt

1. Elk object krijgt een code. Een pomp, een brandblusser, een toilet of een voertuig krijgt een eigen QR-code, erop geplakt of er direct naast.
2. Aan de code wordt een checklist gekoppeld. Die bepaalt waar u naar kijkt en hoe vaak, bijvoorbeeld elke ochtend of eens per maand.
3. Iemand scant en antwoordt op een telefoon. Elke telefooncamera kan de code lezen, dus de juiste checklist opent zonder dat iemand een formulier hoeft te zoeken.
4. Het resultaat wordt opgeslagen als registratie. Elke registratie bevat het object, het tijdstip, de persoon, de antwoorden en eventuele foto's.
5. Iemand bekijkt de registraties. Die ziet welke inspecties zijn gemist en bij welke objecten er problemen zijn, zonder eerst papier te verzamelen.

Waarom teams overstappen op QR-codes

• De juiste checklist voor het juiste object. De code hoort bij één object, dus niemand vult het verkeerde formulier in of noteert de verkeerde ruimte.
• Registraties die u kunt doorzoeken. De inspectie van één pomp van afgelopen maart vindt u met een zoekopdracht, niet met een middag bladeren in een ordner.
• Gemiste inspecties vallen op. Als er een planning is ingesteld, is een inspectie die niet is gedaan dezelfde dag zichtbaar. Op papier merkt u het misschien pas aan het eind van de maand.
• Problemen blijven zichtbaar. Een probleem dat met een foto is gemeld, kan open blijven tot iemand bevestigt dat het is verholpen.
• Meerdere locaties in één overzicht. Een manager kan locaties vergelijken zonder te wachten tot formulieren binnenkomen.

Wat u nodig hebt

• Een telefoon voor iedereen die inspecties doet. Elke telefoon met een camera kan de code lezen.
• Labels die lang meegaan. Binnen volstaan gewone labels. Buiten of in natte ruimtes gebruikt u waterbestendig labelpapier of een gelamineerd vel.
• Een korte checklist per soort object. Vraag alleen waar iemand iets mee doet.
• Een plek waar de registraties terechtkomen. Een QR-code kan een eenvoudig online formulier openen, een goedkope manier om het idee uit te proberen. Een formulier laat niet zien welke inspecties zijn gemist en volgt een probleem niet tot het is verholpen, dus dat deel moet u dan zelf doen.

QR-codes en inspectieregels

Een QR-code bepaalt niet wat er gecontroleerd moet worden. Hoe vaak apparatuur moet worden geïnspecteerd en wat moet worden vastgelegd, hangt af van de regels die bij u gelden. Een digitaal hulpmiddel verandert hoe u een inspectie vastlegt, niet wat de regels vragen.

QR-codes of NFC-tags?

NFC-tags doen iets vergelijkbaars: een telefoon die tegen de tag wordt gehouden, opent de checklist. Maar u moet de tags kopen, en elke telefoon moet ze kunnen lezen. QR-codes kunt u op een gewone printer afdrukken en met elke telefooncamera lezen, dus ze zijn sneller en goedkoper in te voeren.

Veelgemaakte fouten

• Labels die niemand kan scannen. Plak ze op borsthoogte, op het object of er direct naast, en vermijd gebogen, vuile of erg glanzende oppervlakken.
• Te lange checklists. Lange lijsten worden afgeraffeld. Houd de vragen over die tot actie leiden.
• Niemand leest de resultaten. Scannen is maar de helft van het werk. Spreek af wie de registraties bekijkt en hoe vaak.
• Overal tegelijk beginnen. Begin met één checklist op één locatie, los op wat niet werkt en breid dan uit. Papieren inspectielijsten vervangen legt stap voor stap uit hoe.
• Het label niet testen. Scan een label na het opplakken één keer om te controleren of het het juiste object opent.

Zo doet MintCheck het

MintCheck is een QR-inspectiedienst die op deze aanpak is gebouwd. Alles wat u beheert, is een asset met een eigen QR-code, en u kunt de labels in één keer afdrukken op A4-, A5- of Letter-papier.

Medewerkers scannen met de MintCheck-app voor iPhone, iPad en Android, of met de camera van hun telefoon voordat ze de app installeren. Ze loggen in met een login-ID of telefoonnummer, zonder wachtwoord. Ze beantwoorden elk item, markeren het resultaat als Normaal of Afwijkend en kunnen foto's toevoegen.

Een resultaat Afwijkend blijft Onopgelost tot een herinspectie of de volgende reguliere inspectie Normaal is, of tot een beheerder het met een notitie oplost. Het locatiedashboard toont afgeronde inspecties ten opzichte van het geplande aantal, en registraties kunnen naar Excel worden geëxporteerd.

Bezoekers hebben hun eigen ingang: ze scannen een aparte QR-code voor klachten om een probleem te melden, zonder account of app.

Het is gratis tot 5 assets, zonder creditcard. Bekijk QR-inspecties in MintCheck of volg de snelstart.

Veelgestelde vragen

Hebben medewerkers een speciale app nodig om een QR-code te scannen?

Elke telefooncamera kan een QR-code lezen. Wat er daarna opent, hangt af van het hulpmiddel. In MintCheck gebruiken medewerkers de MintCheck-app, en voordat ze die installeren, kunnen ze scannen met de camera van hun telefoon en in de telefoonbrowser werken.

Wat gebeurt er als een inspectie een probleem aan het licht brengt?

In MintCheck markeert de medewerker het resultaat als Afwijkend, beschrijft het probleem en kan foto's toevoegen. Het blijft Onopgelost tot een herinspectie of de volgende reguliere inspectie Normaal is, of tot een beheerder het met een notitie oplost.

Gebruiken bezoekers en medewerkers één QR-code?

In MintCheck niet. De QR-code op een asset is voor geregistreerde medewerkers en vraagt hen in te loggen. Bezoekers scannen een aparte QR-code voor klachten, die alleen een formulier opent om een probleem te melden.

Accepteren inspecteurs en instanties registraties van QR-inspecties?

Dat hangt af van de regel en de instantie, dus vraag het na bij de instantie die voor uw gebouw bevoegd is. Digitale registraties bewaren het tijdstip, de naam en de antwoorden, maar een hulpmiddel kan niet beslissen of ze aan een specifieke eis voldoen.

Wat kost software voor QR-inspecties?

Dat verschilt per product. MintCheck is gratis tot 5 assets, zonder creditcard. Betalen naar gebruik kost $0.99 per asset per maand tot 30 assets, Business kost $199 per maand en Master $299 per maand. Bekijk de prijzen.