ວິທີປ່ຽນບັນທຶກການກວດກາແບບເຈ້ຍເປັນບັນທຶກດິຈິຕອນ

ວິທີທີ່ປອດໄພທີ່ສຸດໃນການປ່ຽນບັນທຶກການກວດກາແບບເຈ້ຍ ແມ່ນປ່ຽນເທື່ອລະແບບຟອມ. ເລືອກແບບຟອມໜຶ່ງ, ຂຽນໃໝ່ເປັນລາຍການກວດກາສັ້ນໆ, ໃຊ້ຢູ່ສະຖານທີ່ດຽວສອງສາມອາທິດ, ແລ້ວຈຶ່ງເຊົາພິມແບບຟອມນັ້ນ.

ການຍ້າຍທຸກແບບຟອມພ້ອມກັນໝາຍເຖິງການປ່ຽນວິທີເຮັດວຽກຂອງທຸກຄົນໃນມື້ດຽວກັນ, ແລະ ຍາກທີ່ຈະແຍກວ່າບັນຫາມາຈາກໃສ. ການເລີ່ມຈາກແບບຟອມດຽວເຮັດໃຫ້ທ່ານພົບສິ່ງທີ່ຜິດພາດ ໃນຂະນະທີ່ຍັງແກ້ໄຂໄດ້ໂດຍບໍ່ສິ້ນເປືອງ.

ຂັ້ນທີ 1: ລວບລວມແບບຟອມທີ່ມີຢູ່

ຈົດແບບຟອມ ແລະ ບັນທຶກເຈ້ຍທຸກສະບັບທີ່ໃຊ້ຢູ່: ບັນທຶກຫຍັງ, ແຂວນໄວ້ໃສ, ໃຜຕື່ມ, ເລື້ອຍປານໃດ ແລະ ໃຜອ່ານພາຍຫຼັງ.

ທ່ານອາດພົບບາງສະບັບທີ່ບໍ່ມີໃຜອ່ານ. ກ່ອນເຊົາໃຊ້ສະບັບໃດ, ໃຫ້ກວດເບິ່ງວ່າບໍ່ມີກົດລະບຽບ ຫຼື ສັນຍາໃດກຳນົດໃຫ້ຕ້ອງມີ.

ຂັ້ນທີ 2: ເລືອກແບບຟອມທີ່ຈະເລີ່ມ

ເລືອກແບບຟອມທີ່ຕື່ມເລື້ອຍ, ມີຄຳຖາມບໍ່ຫຼາຍ ແລະ ກໍ່ບັນຫາຢູ່ແລ້ວ. ການກວດຫ້ອງນ້ຳ ແລະ ການກວດຖັງດັບເພີງເໝາະຫຼາຍ: ສັ້ນ, ເຮັດຊ້ຳເລື້ອຍ ແລະ ທຽບກັບສະບັບເຈ້ຍໄດ້ງ່າຍ.

ຂັ້ນທີ 3: ຂຽນແບບຟອມໃໝ່ເປັນລາຍການກວດກາ

ຢ່າກ໋ອບປີ້ຮູບແບບຂອງແບບຟອມເຈ້ຍ. ໃຫ້ເກັບຄຳຖາມໄວ້ ແລ້ວຈັດໃໝ່:

• ປ່ຽນຖັນ "ຜ່ານ / ບໍ່ຜ່ານ" ເປັນຊ່ອງໝາຍຕິກ.
• ປ່ຽນຊ່ອງຂຽນອິດສະຫຼະເປັນຕົວເລືອກຕາຍຕົວເທົ່າທີ່ເຮັດໄດ້ ເຊັ່ນ: ດີ / ປານກາງ / ບໍ່ດີ. ຄຳຕອບຕາຍຕົວຕື່ມໄດ້ໄວກວ່າ ແລະ ປຽບທຽບໄດ້ງ່າຍກວ່າ.
• ເກັບຊ່ອງໝາຍເຫດໄວ້ໜຶ່ງຊ່ອງ ສຳລັບສິ່ງທີ່ຜິດສັງເກດ.
• ຂໍຮູບພາບເມື່ອຈຳເປັນ ເຊັ່ນ: ຊິ້ນສ່ວນທີ່ເສຍຫາຍ.
• ຕັດຄຳຖາມທີ່ບໍ່ມີໃຜນຳໄປເຮັດຫຍັງຕໍ່ອອກ.

ຕັດສິນໃຈນຳວ່າເປັນການກວດກາຕາມກຳນົດເວລາ ຫຼື ເປັນປຶ້ມບັນທຶກ. ການກວດກາຕາມກຳນົດເວລາຕ້ອງເຮັດຕາມເວລາທີ່ກຳນົດ. ສ່ວນປຶ້ມບັນທຶກຈະຂຽນທຸກຄັ້ງທີ່ມີເຫດການເກີດຂຶ້ນ ເຊັ່ນ: ຜູ້ມາຢ້ຽມຢາມມາຮອດ, ມີການມອບກະແຈ ຫຼື ອ່ານອຸນຫະພູມຕູ້ເຢັນ.

ແມ່ແບບລາຍການກວດກາ ຟຣີ ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານບໍ່ຕ້ອງເລີ່ມຈາກໜ້າເປົ່າ.

ຂັ້ນທີ 4: ຕິດລະຫັດໄວ້ບ່ອນທີ່ເຄີຍມີແບບຟອມ

ທຸກຄົນຮູ້ຢູ່ແລ້ວວ່າກະດານໜີບເຈ້ຍແຂວນຢູ່ໃສ, ສະນັ້ນໃຫ້ຕິດປ້າຍລະຫັດ QR ໄວ້ບ່ອນນັ້ນ ຫຼື ເທິງສິ່ງນັ້ນໂດຍກົງ. ຕິດໄວ້ລະດັບໜ້າເອິກ, ແລະ ສະແກນປ້າຍທຸກອັນໜຶ່ງຄັ້ງຫຼັງຕິດ.

ຂັ້ນທີ 5: ທົດລອງໃຊ້ໄລຍະສັ້ນ

ໃຊ້ລາຍການກວດກາໃໝ່ຢູ່ສະຖານທີ່ດຽວເປັນເວລາ 2–4 ອາທິດ. ກຳນົດວັນເຊົາໃຊ້ແບບຟອມເຈ້ຍກ່ອນເລີ່ມ, ເພາະບໍ່ດົນຄົນກໍຈະເຊົາຕື່ມທັງສອງແບບຄຽງກັນ. ໃນລະຫວ່າງທົດລອງ, ໃຫ້ສັງເກດສິ່ງເຫຼົ່ານີ້:

• ການກວດກາເຮັດທັນເວລາບໍ?
• ມີຄຳຖາມຂໍ້ໃດທີ່ຄົນຂ້າມ ຫຼື ເຂົ້າໃຈຜິດ?
• ມີປ້າຍໃດທີ່ເອື້ອມເຖິງຍາກ ຫຼື ສະແກນຍາກບໍ?

ຂັ້ນທີ 6: ສາທິດໃຫ້ຄົນຢູ່ໜ້າງານເບິ່ງ

5 ນາທີຢູ່ຂ້າງປ້າຍຈິງໄດ້ຜົນດີກວ່າການປະຊຸມ. ສະແດງວິທີສະແກນ, ການເຮັດລາຍການກວດກາໜຶ່ງຊຸດຈົນຈົບ ແລະ ສິ່ງທີ່ຕ້ອງເຮັດເມື່ອພົບບັນຫາ. ອະທິບາຍວ່າເປັນຫຍັງຈຶ່ງປ່ຽນ ແລະ ໃຜຈະເຫັນຜົນ.

ຂັ້ນທີ 7: ກວດເບິ່ງຜົນ ແລ້ວຈຶ່ງຂະຫຍາຍ

ມອບໝາຍໃຫ້ຄົນໜຶ່ງເບິ່ງຜົນທຸກມື້, ຢ່າງໜ້ອຍໃນຊ່ວງທຳອິດ. ບັນທຶກທີ່ບໍ່ມີໃຜອ່ານກໍບໍ່ໄດ້ຊ່ວຍຫຍັງຫຼາຍກວ່າແບບຟອມໃນແຟ້ມ. ເມື່ອແບບຟອມໜຶ່ງໃຊ້ງານໄດ້ລຽບງ່າຍແລ້ວ, ໃຫ້ຍ້າຍແບບຟອມຕໍ່ໄປຢູ່ສະຖານທີ່ເດີມ, ແລ້ວຈຶ່ງໄປສະຖານທີ່ຕໍ່ໄປ.

ຈະເຮັດແນວໃດກັບບັນທຶກເຈ້ຍເກົ່າ

ເກັບໄວ້ໃຫ້ດົນເທົ່າທີ່ຕ້ອງເກັບ. ໄລຍະເວລາຂຶ້ນກັບປະເທດ, ປະເພດອາຄານ ແລະ ປະເພດຂອງບັນທຶກ, ສະນັ້ນໃຫ້ກວດເບິ່ງກ່ອນຖິ້ມຫຍັງກໍຕາມ, ແລະ ກວດເບິ່ງນຳວ່າສຳເນົາທີ່ສະແກນໄວ້ນັບວ່າໃຊ້ໄດ້ຫຼືບໍ່.

ແທບບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງປ້ອນຂໍ້ມູນແບບຟອມເກົ່າຄືນໃໝ່. ເກັບໄວ້, ຈົດວັນທີທີ່ເລີ່ມໃຊ້ບັນທຶກດິຈິຕອນ, ແລະ ແຍກທັງສອງສ່ວນອອກຈາກກັນ.

ເຮັດແບບນີ້ໃນ MintCheck

1. ເລີ່ມຈາກແມ່ແບບ. ໃນໜ້າ ລາຍການກວດກາ, ຄລິກ ເພີ່ມລາຍການກວດກາ ແລ້ວເລືອກແມ່ແບບ ເຊັ່ນ: “ກວດຖັງດັບເພີງ”, “ກວດລິບ” ຫຼື “ກວດສຸຂະອະນາໄມຫ້ອງນ້ຳ”. ຊື່, ຫົວຂໍ້ ແລະ ກຳນົດເວລາຈະຖືກຕື່ມໄວ້ໃຫ້, ແລະ ທ່ານປ່ຽນແປງໄດ້ທຸກຢ່າງກ່ອນບັນທຶກ.
2. ໃຊ້ປຶ້ມບັນທຶກສຳລັບບັນທຶກທີ່ບໍ່ມີກຳນົດເວລາ. ແມ່ແບບປຶ້ມບັນທຶກມີ “ບັນທຶກ ເຂົ້າ/ອອກ”, “ບັນທຶກການທຳຄວາມສະອາດ”, “ບັນທຶກອຸນຫະພູມ”, “ບັນທຶກການກວດກາ”, “ບັນທຶກກະແຈ” ແລະ “ບັນທຶກຍານພາຫະນະ”. QR ປຶ້ມບັນທຶກສາທາລະນະຊ່ວຍໃຫ້ຄົນທີ່ບໍ່ແມ່ນພະນັກງານຂອງທ່ານຂຽນບັນທຶກໄດ້ ໂດຍບໍ່ຕ້ອງເຂົ້າສູ່ລະບົບ.
3. ເພີ່ມຈຸດກວດ ແລະ ພິມປ້າຍ. ເຊື່ອມລາຍການກວດກາກັບແຕ່ລະຈຸດກວດ, ແລ້ວຄລິກ ພິມ QR.
4. ເພີ່ມພະນັກງານ. ພະນັກງານເຂົ້າສູ່ລະບົບດ້ວຍ ID ເຂົ້າສູ່ລະບົບ ຫຼື ເບີໂທລະສັບ. ບໍ່ມີລະຫັດຜ່ານ ແລະ ບໍ່ຕ້ອງລົງທະບຽນໃນແອັບ.
5. ຕິດຕາມໜ້າຫຼັກສະຖານທີ່. ໜ້ານີ້ສະແດງການກວດກາທີ່ສຳເລັດແລ້ວທຽບກັບຈຳນວນທີ່ວາງແຜນໄວ້. ບັນທຶກສາມາດສົ່ງອອກເປັນ Excel ໄດ້.

MintCheck ໃຊ້ໄດ້ຟຣີສຳລັບຈຸດກວດສູງສຸດ 5 ຈຸດ, ບໍ່ຕ້ອງລົງທະບຽນບັດ, ເຊິ່ງພຽງພໍສຳລັບທົດລອງໃຊ້ແບບຟອມໜຶ່ງສະບັບ. ບົດແນະນຳ ເລີ່ມຕົ້ນໃຊ້ງານດ່ວນ ໃຊ້ເວລາປະມານ 10 ນາທີ.

ຄຳຖາມທີ່ພົບເລື້ອຍ

ຄວນເກັບເຈ້ຍໄວ້ເປັນສຳຮອງບໍ?

ໃນຊ່ວງສັ້ນໆທີ່ໃຊ້ຄຽງກັນ, ຄວນເກັບໄວ້. ໃຫ້ໃຊ້ດົນກວ່ານັ້ນສະເພາະເມື່ອກົດລະບຽບກຳນົດ, ເພາະການໃຊ້ທັງສອງແບບເປັນເວລາຫຼາຍເດືອນແມ່ນວຽກເພີ່ມ ແລະ ບໍ່ດົນຄົນກໍຈະເຊົາຕື່ມແບບໃດແບບໜຶ່ງ.

ໃຊ້ຮູບແບບແບບຟອມເດີມໄດ້ບໍ?

ເກັບຄຳຖາມໄວ້, ແຕ່ບໍ່ຕ້ອງເກັບຮູບແບບ. ແບບຟອມທີ່ອອກແບບສຳລັບເຈ້ຍແຜ່ນກວ້າງຈະໃຊ້ໃນໂທລະສັບໄດ້ຊ້າ, ການຖາມເທື່ອລະຂໍ້ພ້ອມຄຳຕອບຕາຍຕົວຈຶ່ງໄດ້ຜົນດີກວ່າ.

ຖ້າພະນັກງານບາງຄົນບໍ່ຄ່ອຍຄຸ້ນເຄີຍກັບແອັບເດ?

ເຮັດລາຍການກວດກາໃຫ້ສັ້ນ ແລະ ສາທິດໃຫ້ເບິ່ງຢູ່ໜ້າງານ. ໃນ MintCheck, ພະນັກງານເຂົ້າສູ່ລະບົບດ້ວຍ ID ເຂົ້າສູ່ລະບົບ ຫຼື ເບີໂທລະສັບ ໂດຍບໍ່ມີລະຫັດຜ່ານ, ແລະ ແອັບຈະຈື່ການເຂົ້າສູ່ລະບົບໄວ້ໃຫ້.

ຍັງໃຫ້ສຳເນົາບັນທຶກແກ່ເຈົ້າໜ້າທີ່ກວດກາໄດ້ບໍ?

ໃນ MintCheck, ບັນທຶກການກວດກາສົ່ງອອກເປັນ Excel ໄດ້, ທ່ານຈຶ່ງສົ່ງມອບ ຫຼື ພິມສຳເນົາໄດ້. ໃຫ້ສອບຖາມເຈົ້າໜ້າທີ່ກວດກາວ່າຮັບຮູບແບບໃດ.

ໃຊ້ເວລາດົນປານໃດ?

ການຕັ້ງຄ່າໃຊ້ເວລາບໍ່ດົນ: ບົດແນະນຳເລີ່ມຕົ້ນໃຊ້ງານດ່ວນຂອງ MintCheck ພາທ່ານຈາກບັນຊີທີ່ວ່າງເປົ່າ ໄປຈົນເຖິງການກວດກາຄັ້ງທຳອິດທີ່ສຳເລັດ ພາຍໃນປະມານ 10 ນາທີ. ສ່ວນການທົດລອງໃຊ້ແບບຟອມໜຶ່ງສະບັບ, ໃຫ້ເຜື່ອເວລາ 2–4 ອາທິດ.