Come sostituire i registri di ispezione cartacei con registrazioni digitali

Il modo più sicuro per sostituire i registri di ispezione cartacei è procedere un modulo alla volta. Scelga un modulo, lo riscriva come una breve lista di controllo, lo usi in un sito per qualche settimana e solo allora smetta di stamparlo.

Passare tutti i moduli insieme significa cambiare il modo di lavorare di tutti nello stesso giorno, e i problemi sono difficili da distinguere. Con un solo modulo scopre che cosa non va finché correggerlo costa ancora poco.

Passo 1: elenchi i moduli che ha

Annoti ogni modulo e registro cartaceo in uso: che cosa registra, dove è appeso, chi lo compila, con quale frequenza e chi lo legge dopo.

Probabilmente ne troverà alcuni che nessuno legge. Prima di eliminarne uno, verifichi che nessuna norma o contratto lo richieda.

Passo 2: scelga da dove iniziare

Scelga un modulo che si compila spesso, ha poche domande e crea già problemi. I controlli dei bagni e degli estintori sono adatti: sono brevi, ripetuti e facili da confrontare con la versione cartacea.

Passo 3: riscriva il modulo come lista di controllo

Non copi l'impaginazione del modulo cartaceo. Tenga le domande e le ricostruisca:

• Trasformi le colonne «OK / non OK» in caselle di spunta.
• Trasformi le celle a testo libero in scelte fisse dove possibile, come Buono / Discreto / Scarso. Le risposte fisse si compilano più in fretta e si confrontano più facilmente.
• Tenga un solo campo note per qualsiasi cosa insolita.
• Chieda una foto dove conta, per esempio per un componente danneggiato.
• Elimini le domande su cui nessuno interviene.

Decida anche se si tratta di un controllo programmato o di un registro. Un controllo programmato va fatto in orari stabiliti. Un registro si compila ogni volta che succede qualcosa, come l'arrivo di un visitatore, la consegna di una chiave o la lettura della temperatura di un frigorifero.

I modelli di liste di controllo gratuiti le evitano di partire da una pagina bianca.

Passo 4: metta i codici dove stavano i moduli

Le persone sanno già dove è appesa la cartellina, quindi applichi lì l'etichetta QR, oppure sull'elemento stesso. La tenga all'altezza del petto e scansioni ogni etichetta una volta dopo averla applicata.

Passo 5: faccia un breve pilota

Usi la nuova lista di controllo in un sito per un periodo da due a quattro settimane. Fissi una data di fine per il modulo cartaceo prima di iniziare, perché le persone smettono presto di compilarli entrambi. Durante il pilota, osservi questi aspetti:

• I controlli vengono fatti in tempo?
• Quali domande vengono saltate o fraintese?
• Ci sono etichette difficili da raggiungere o da scansionare?

Passo 6: lo mostri alle persone sul posto

Cinque minuti davanti a un'etichetta vera funzionano meglio di una riunione. Mostri la scansione, una lista di controllo completa e che cosa fare quando qualcosa non va. Spieghi perché si cambia e chi vedrà i risultati.

Passo 7: esamini i risultati, poi estenda

Indichi una persona che guardi i risultati ogni giorno, almeno all'inizio. Una registrazione che nessuno legge non serve più di un modulo in un raccoglitore. Quando un modulo funziona bene, passi al modulo successivo nello stesso sito, poi al sito successivo.

Che cosa fare dei vecchi registri cartacei

Li conservi per tutto il tempo in cui è tenuto a farlo. La durata dipende dal paese, dal tipo di edificio e dal tipo di registrazione, quindi verifichi prima di buttare qualsiasi cosa, e verifichi se una copia scansionata è valida.

Raramente serve ricopiare i vecchi moduli. Li archivi, annoti la data da cui iniziano le registrazioni digitali e tenga separate le due cose.

Farlo in MintCheck

1. Parta da un modello. In Liste di controllo, faccia clic su Aggiungi lista di controllo e scelga un modello, per esempio Controllo estintore, Controllo ascensore o Controllo igienico servizi. Nome, voci e pianificazione sono già compilati, e può modificare tutto prima di salvare.
2. Usi un registro per le registrazioni senza pianificazione. I modelli di registro comprendono Registro entrate/uscite, Registro pulizie, Registro temperature, Registro ronde, Registro chiavi e Registro veicoli. Il QR del registro pubblico consente a persone che non sono suoi operatori di scrivere voci senza accedere.
3. Aggiunga gli asset e stampi le etichette. Colleghi la lista di controllo a ogni asset, poi faccia clic su Stampa codice QR.
4. Aggiunga i suoi operatori. Accedono con un ID di accesso o un numero di telefono. Nell'app non c'è password e non serve registrarsi.
5. Segua la dashboard del sito. Mostra le ispezioni completate rispetto a quelle previste. Le registrazioni possono essere esportate in Excel.

MintCheck è gratuito fino a 5 asset, senza carta di credito: basta per un pilota su un modulo. L'avvio rapido richiede circa 10 minuti.

Domande frequenti

Conviene tenere la carta come riserva?

Per un breve periodo di sovrapposizione, sì. La tenga più a lungo solo se una norma lo richiede, perché gestire entrambi i sistemi per mesi è lavoro in più e le persone smettono presto di compilarne uno.

Possiamo mantenere la stessa impaginazione del modulo?

Mantenga le domande, non l'impaginazione. Un modulo pensato per un foglio di carta largo è lento da compilare sul telefono, quindi funziona meglio una domanda alla volta con risposte fisse.

E se una parte del personale non si trova a suo agio con le app?

Tenga breve la lista di controllo e mostri come funziona sul posto. In MintCheck gli operatori accedono con un ID di accesso o un numero di telefono, senza password, e l'app li mantiene connessi.

Possiamo ancora consegnare una copia delle registrazioni a un ispettore?

In MintCheck le registrazioni delle ispezioni possono essere esportate in Excel, quindi può consegnarne o stamparne una copia. Chieda all'ispettore quale formato accetta.

Quanto tempo richiede?

La configurazione richiede poco tempo: l'avvio rapido di MintCheck porta da un account vuoto alla prima ispezione completata in circa 10 minuti. Preveda da due a quattro settimane per il pilota su un modulo.