Che cos'è l'ispezione con codice QR?

L'ispezione con codice QR è un modo di svolgere i controlli di routine di una struttura con un codice QR su ogni elemento da controllare. Una persona scansiona il codice con il telefono, si apre la lista di controllo di quell'elemento e le risposte vengono salvate con l'ora e il nome della persona.

Sostituisce il modulo sulla cartellina e il foglio di calcolo compilato in un secondo momento. Le domande della lista di controllo possono restare più o meno le stesse. Cambia il modo in cui la lista di controllo arriva alla persona e il posto in cui finiscono le risposte.

Come funziona

1. Ogni elemento riceve un codice. Una pompa, un estintore, un bagno o un veicolo riceve il proprio codice QR, applicato sopra o proprio accanto.
2. Al codice è collegata una lista di controllo. Stabilisce che cosa guardare e con quale frequenza, per esempio ogni mattina o una volta al mese.
3. Una persona scansiona e risponde sul telefono. La fotocamera di qualsiasi telefono legge il codice, quindi si apre la lista di controllo giusta senza che nessuno debba cercare un modulo.
4. Il risultato viene salvato come registrazione. Ogni registrazione contiene l'elemento, l'ora, la persona, le risposte e le eventuali foto.
5. Qualcuno esamina le registrazioni. Vede quali controlli sono stati saltati e quali elementi hanno problemi, senza dover prima raccogliere la carta.

Perché i team passano ai codici QR

• La lista di controllo giusta per l'elemento giusto. Il codice appartiene a un solo elemento, quindi nessuno compila il modulo sbagliato o annota il locale sbagliato.
• Registrazioni che si possono cercare. Trovare il controllo di una pompa dello scorso marzo richiede una ricerca, non un pomeriggio passato su un raccoglitore.
• I controlli saltati emergono. Quando c'è una pianificazione, un controllo non eseguito è visibile il giorno stesso. Con la carta, potrebbe scoprirlo solo a fine mese.
• I problemi restano visibili. Un problema segnalato con una foto può restare aperto finché qualcuno non conferma che è stato risolto.
• Più siti in un'unica vista. Un responsabile può confrontare i siti senza aspettare che arrivino i moduli.

Che cosa serve

• Un telefono per ogni persona che esegue i controlli. Qualsiasi telefono con fotocamera può leggere il codice.
• Etichette che durano. All'interno vanno bene le etichette normali. All'esterno o nelle zone umide, usi carta per etichette impermeabile o un foglio plastificato.
• Una lista di controllo breve per ogni tipo di elemento. Chieda solo ciò su cui qualcuno interverrà.
• Un posto in cui far arrivare le registrazioni. Un codice QR può aprire un semplice modulo online, un modo economico per provare l'idea. Un modulo non mostra quali controlli sono stati saltati né segue un problema fino alla risoluzione, quindi quella parte dovrebbe farla lei.

Codici QR e norme sulle ispezioni

Un codice QR non decide che cosa va controllato. La frequenza con cui le attrezzature devono essere ispezionate, e che cosa deve essere registrato, dipendono dalle norme del luogo in cui si trova. Uno strumento digitale cambia il modo in cui si registra un controllo, non ciò che le norme richiedono.

Codici QR o tag NFC?

I tag NFC svolgono un compito simile: avvicinando il telefono al tag si apre la lista di controllo. Però i tag vanno acquistati, e ogni telefono deve essere in grado di leggerli. I codici QR si stampano con una normale stampante e si leggono con la fotocamera di qualsiasi telefono, quindi sono più rapidi ed economici da introdurre.

Errori comuni

• Etichette che nessuno riesce a scansionare. Le applichi all'altezza del petto, sull'elemento o proprio accanto, ed eviti superfici curve, sporche o molto lucide.
• Liste di controllo troppo lunghe. Le liste lunghe vengono compilate di fretta. Tenga le domande che portano a un'azione.
• Nessuno legge i risultati. La scansione è solo metà del lavoro. Decida chi esamina le registrazioni e con quale frequenza.
• Partire ovunque nello stesso momento. Inizi con una lista di controllo in un sito, corregga ciò che non funziona, poi estenda. Come sostituire i registri di ispezione cartacei spiega il percorso passo per passo.
• Non provare l'etichetta. Dopo aver applicato un'etichetta, la scansioni una volta per verificare che apra l'elemento giusto.

Come lo fa MintCheck

MintCheck è un servizio di ispezione con codice QR costruito su questo approccio. Tutto ciò che gestisce è un asset con il proprio codice QR, e può stampare le etichette in una sola volta su carta A4, A5 o Letter.

Gli operatori scansionano con l'app MintCheck per iPhone, iPad e Android, oppure con la fotocamera del telefono prima di installarla. Accedono con un ID di accesso o un numero di telefono, senza password. Rispondono a ogni voce, indicano come risultato Normale o Anomalia e possono allegare foto.

Un risultato Anomalia resta Non risolto finché un riesame o la successiva ispezione regolare non dà esito Normale, oppure finché un amministratore non lo risolve con una nota. La dashboard del sito mostra le ispezioni completate rispetto a quelle previste, e le registrazioni possono essere esportate in Excel.

I visitatori hanno un accesso tutto loro: scansionano un QR dei reclami separato per segnalare un problema, senza account né app.

È gratuito fino a 5 asset, senza carta di credito. Scopra le Ispezioni QR in MintCheck, oppure segua l'avvio rapido.

Domande frequenti

Gli operatori hanno bisogno di un'app speciale per scansionare un codice QR?

La fotocamera di qualsiasi telefono può leggere un codice QR. Che cosa si apre dopo dipende dallo strumento. In MintCheck gli operatori usano l'app MintCheck e, prima di installarla, possono scansionare con la fotocamera del telefono e lavorare nel browser del telefono.

Che cosa succede quando un'ispezione rileva un problema?

In MintCheck l'operatore indica come risultato Anomalia, descrive il problema e può allegare foto. Il risultato resta Non risolto finché un riesame o la successiva ispezione regolare non dà esito Normale, oppure finché un amministratore non lo risolve con una nota.

Visitatori e operatori usano lo stesso codice QR?

In MintCheck, no. Il codice QR di un asset è per gli operatori registrati e chiede loro di accedere. I visitatori scansionano un QR dei reclami separato, che apre solo un modulo per segnalare un problema.

Le registrazioni delle ispezioni con codice QR sono accettate da ispettori e autorità?

Dipende dalla norma e dall'autorità, quindi chieda all'ente competente per il suo edificio. Le registrazioni digitali conservano l'ora, il nome e le risposte, ma uno strumento non può stabilire se soddisfano un requisito specifico.

Quanto costa un software per ispezioni con codice QR?

Dipende dal prodotto. MintCheck è gratuito fino a 5 asset, senza carta di credito. Il piano A consumo costa $0.99 per asset al mese fino a 30 asset, Business costa $199 al mese e Master $299 al mese. Consulti i prezzi.