Paano palitan ng digital na record ang papel na log ng inspeksyon

Ang pinakaligtas na paraan para palitan ang papel na log ng inspeksyon ay isa-isang form. Pumili ng isang form, isulat itong muli bilang maikling checklist, gamitin ito sa isang lokasyon nang ilang linggo, at saka lang ihinto ang pag-print nito.

Kapag inilipat mo nang sabay-sabay ang lahat ng form, sabay-sabay ding magbabago ang paraan ng pagtatrabaho ng lahat, at mahirap paghiwalayin ang mga problema. Sa iisang form, makikita mo kung ano ang mali habang mura pa itong ayusin.

Hakbang 1: Ilista ang mga form na mayroon ka

Isulat ang bawat papel na form at log na ginagamit: ano ang itinatala nito, saan ito nakasabit, sino ang pumupuno, gaano kadalas, at sino ang nagbabasa nito pagkatapos.

Malamang may makikita kang ilan na walang nagbabasa. Bago mo ihinto ang isa, tiyaking walang patakaran o kontratang nag-uutos nito.

Hakbang 2: Piliin kung saan magsisimula

Pumili ng form na madalas punan, kaunti ang tanong at nagdudulot na ng problema. Bagay dito ang pagsusuri sa banyo at ang pagsusuri sa fire extinguisher: maikli, paulit-ulit, at madaling ihambing sa bersyon sa papel.

Hakbang 3: Isulat muli ang form bilang checklist

Huwag kopyahin ang layout ng papel na form. Panatilihin ang mga tanong at buuin muli ang mga ito:

• Gawing tick box ang mga column na "OK / hindi OK".
• Gawing nakapirming pagpipilian ang mga cell na malayang teksto kung puwede, gaya ng Mabuti / Katamtaman / Masama. Mas mabilis punan at mas madaling ihambing ang nakapirming sagot.
• Mag-iwan ng isang field para sa tala para sa anumang hindi pangkaraniwan.
• Humingi ng larawan kung mahalaga, gaya ng sirang piyesa.
• Alisin ang mga tanong na walang umaaksyon.

Pagpasyahan din kung nakaiskedyul na pagsusuri ito o log. Ang nakaiskedyul na pagsusuri ay dapat gawin sa mga nakatakdang oras. Ang log ay isinusulat tuwing may nangyayari, gaya ng pagdating ng bisita, pagbibigay ng susi o pagbasa ng temperatura ng ref.

Matutulungan ka ng mga libreng template ng checklist sa inspeksyon na hindi magsimula sa blangkong pahina.

Hakbang 4: Ilagay ang mga code kung saan dating nakalagay ang mga form

Alam na ng mga tao kung saan nakasabit ang clipboard, kaya doon ilagay ang QR label, o sa bagay mismo. Ilagay ito sa taas ng dibdib, at i-scan nang isang beses ang bawat label pagkadikit nito.

Hakbang 5: Magpatakbo ng maikling pilot

Gamitin ang bagong checklist sa isang lokasyon nang dalawa hanggang apat na linggo. Magtakda ng petsa ng pagtatapos ng papel na form bago magsimula, dahil hindi magtatagal ay hihinto ang mga tao sa pagpuno ng dalawa. Habang tumatakbo ito, bantayan ang mga ito:

• Nagagawa ba sa oras ang mga pagsusuri?
• Aling mga tanong ang nilalaktawan o mali ang pagkakaintindi?
• May mga label bang mahirap abutin o mahirap i-scan?

Hakbang 6: Ipakita sa mga tao sa mismong lugar

Mas mabisa ang limang minuto sa tabi ng totoong label kaysa sa isang meeting. Ipakita ang pag-scan, isang buong checklist, at kung ano ang gagawin kapag may mali. Ipaliwanag kung bakit ito nagbabago at kung sino ang makakakita ng mga resulta.

Hakbang 7: I-review ang mga resulta, saka palawakin

Magtalaga ng isang tao na titingin sa mga resulta araw-araw, kahit sa simula lang. Ang record na walang nagbabasa ay hindi mas kapaki-pakinabang kaysa sa form sa binder. Kapag maayos nang tumatakbo ang isang form, ilipat ang susunod na form sa parehong lokasyon, saka ang susunod na lokasyon.

Ano ang gagawin sa mga lumang papel na record

Itago ang mga ito sa buong panahong obligado kang itago ang mga ito. Kung gaano katagal ay nakadepende sa bansa, sa uri ng gusali at sa uri ng record, kaya alamin muna bago ka magtapon ng kahit ano, at alamin din kung tinatanggap ang na-scan na kopya.

Bihira mong kailanganing i-type muli ang mga lumang form. Itago ang mga ito, itala ang petsa kung kailan nagsimula ang mga digital na record, at panatilihing magkahiwalay ang dalawa.

Paggawa nito sa MintCheck

1. Magsimula sa template. Sa Mga Checklist, i-click ang Magdagdag ng checklist at pumili ng template gaya ng Pagsusuri sa fire extinguisher, Pagsusuri sa elevator o Pagsusuri sa kalinisan ng banyo. Napupunan na ang pangalan, mga item at iskedyul nito, at puwede mong baguhin ang lahat ng ito bago mag-save.
2. Gumamit ng logbook para sa mga record na walang iskedyul. Kasama sa mga template ng logbook ang Log ng pagpasok/paglabas, Log ng paglilinis, Log ng temperatura, Log ng patrol, Log ng susi at Log ng sasakyan. Sa pampublikong logbook QR, makakasulat ng mga entry ang mga taong hindi mo manggagawa nang hindi kailangang mag-sign in.
3. Magdagdag ng mga asset at i-print ang mga label. I-link ang checklist sa bawat asset, saka i-click ang I-print ang QR.
4. Idagdag ang iyong mga manggagawa. Nagsa-sign in sila gamit ang login ID o numero ng telepono. Walang password at walang pagrerehistro sa app.
5. Bantayan ang dashboard ng lokasyon. Ipinapakita nito ang mga natapos na inspeksyon kumpara sa nakaplanong bilang. Mae-export sa Excel ang mga record.

Libre ang MintCheck para sa hanggang 5 asset, walang credit card, kaya sapat ito para sa pilot ng isang form. Mga 10 minuto lang ang Mabilisang pagsisimula.

Mga madalas itanong

Dapat ba naming itago ang papel bilang backup?

Para sa maikling panahon ng sabay na paggamit, oo. Panatilihin lang ito nang mas matagal kung may patakarang nag-uutos nito, dahil dagdag na trabaho ang pagpapatakbo ng dalawa nang ilang buwan at hindi magtatagal ay hihinto ang mga tao sa pagpuno ng isa sa mga ito.

Puwede ba naming panatilihin ang parehong layout ng form?

Panatilihin ang mga tanong, hindi ang layout. Mabagal sa phone ang form na idinisenyo para sa malapad na papel, kaya mas mainam ang isang tanong sa bawat pagkakataon na may nakapirming sagot.

Paano kung hindi sanay sa app ang ilang staff?

Panatilihing maikli ang checklist at ipakita sa kanila sa mismong lugar. Sa MintCheck, nagsa-sign in ang mga manggagawa gamit ang login ID o numero ng telepono, nang walang password, at pinapanatili silang naka-sign in ng app.

Puwede pa ba kaming magbigay sa inspector ng kopya ng mga record?

Sa MintCheck, mae-export sa Excel ang mga tala ng inspeksyon, kaya puwede kang mag-abot o mag-print ng kopya. Tanungin ang inspector kung anong format ang tinatanggap nila.

Gaano ito katagal?

Mabilis ang pag-set up: sa Mabilisang pagsisimula ng MintCheck, mula sa walang lamang account hanggang sa unang natapos na inspeksyon sa loob ng mga 10 minuto. Maglaan ng dalawa hanggang apat na linggo para sa pilot ng isang form.