Was gehört in eine Prüfliste?

Eine gute Prüfliste hält fest, was wann und von wem geprüft wurde, stellt nur Fragen, die zu einer Maßnahme führen, und macht jede Antwort eindeutig. Wenn auf eine schlechte Antwort niemand reagieren würde, gehört die Frage nicht auf die Liste.

Die Teile, die jede Prüfliste braucht

• Was geprüft wurde: das Objekt und wo es sich befindet.
• Wann: das Datum und, falls es darauf ankommt, die Uhrzeit.
• Wer: die Person, die geprüft hat.
• Die Prüfpunkte: die Fragen oder Dinge, die zu bestätigen sind.
• Das Gesamtergebnis: zum Beispiel normal oder auffällig.
• Details zum Problem: was nicht stimmt, am besten mit einem Foto.
• Was als Nächstes passiert: wer informiert wird und wer die Behebung bestätigt.

So wählen Sie die Prüfpunkte aus

1. Beginnen Sie mit dem, was schiefgehen kann. Listen Sie die Ausfälle auf, die ins Gewicht fallen würden, anhand früherer Probleme, der Anweisungen des Herstellers und der Vorschriften, die für Sie gelten.
2. Behalten Sie, was zu einer Maßnahme führt. Fragen Sie sich bei jedem Prüfpunkt, was jemand bei einer schlechten Antwort tun würde. Lautet die Antwort „nichts“, streichen Sie ihn.
3. Behalten Sie, was sich vor Ort prüfen lässt. Alles, wofür ein Werkzeug oder eine Qualifikation nötig ist, die die prüfende Person nicht hat, gehört in eine andere Prüfung.
4. Folgen Sie dem Weg, den die Leute gehen. Ordnen Sie die Prüfpunkte in der Reihenfolge an, in der man auf sie trifft, damit niemand zurückgehen muss.

So formulieren Sie jeden Prüfpunkt

Sagen Sie genau, wie eine gute Antwort aussieht, damit zwei Personen gleich antworten würden.

Den passenden Antworttyp wählen

Lassen Sie am Ende einen Prüfpunkt für freien Text, damit die Leute melden können, woran Sie nicht gedacht haben.

Wie lang sollte sie sein?

So kurz, dass sie jedes Mal sorgfältig erledigt wird. Lange Listen werden im Eiltempo abgehakt, und die Antworten sagen dann nicht mehr viel aus. Die Vorlagen unten haben jeweils vier Prüfpunkte, ein guter Ausgangspunkt.

Wächst eine Liste immer weiter, teilen Sie sie auf. Trennen Sie, was täglich angesehen werden muss, von dem, was einmal im Monat angesehen werden muss, und geben Sie jeder Art von Gerät eine eigene Liste.

Wie oft jede Prüfliste durchgeführt werden sollte

An erster Stelle stehen die Vorschriften, die für Sie gelten, dann die Anweisungen des Herstellers, wie stark das Objekt genutzt wird und was passiert, wenn es ausfällt. Dies sind übliche Ausgangspunkte, gleichen Sie sie also mit Ihren eigenen Vorschriften ab.

Die letzte Zeile ist eher ein Logbuch als eine geplante Prüfliste. Sie schreiben jedes Mal einen Eintrag, wenn es passiert, statt an einem festen Tag.

Beispiele für den Anfang

• Feuerlöscher-Prüfliste
• Prüfliste für die Toilettenreinigung
• Aufzugs-Prüfliste
• Prüfliste für die tägliche Fahrzeugkontrolle
• Notstromaggregat-Prüfliste
• HVAC-Prüfliste für HLK-Anlagen

Testen Sie sie vor der Einführung

1. Nutzen Sie die Prüfliste zwei bis vier Wochen an einem Standort.
2. Fragen Sie die Personen, die prüfen, welche Prüfpunkte sie verwirren.
3. Streichen Sie Prüfpunkte, die nie etwas am Handeln ändern, es sei denn, eine Vorschrift oder ein Sicherheitsgrund verlangt sie.
4. Geben Sie sie dann an die anderen Standorte weiter.

Wenn Sie von Papier umsteigen, zeigt So ersetzen Sie Prüfprotokolle auf Papier, wie Sie ein Formular nach dem anderen umstellen.

Eine Prüfliste in MintCheck erstellen

In MintCheck beginnen Sie mit einer Vorlage oder einer leeren Prüfliste und wählen für jeden Prüfpunkt Prüfung, Mehrfachauswahl, Text oder Bild. Sie können eine Antwort zur Pflicht machen, Mitarbeitern das Anhängen von Fotos erlauben und während der Eingabe eine Handy-Vorschau sehen. Eine Prüfliste kann für viele Anlagen gelten, und Änderungen gelten für künftige Prüfungen.

Jede Prüfung speichert außerdem den Mitarbeiter, die Uhrzeit und ein Gesamtergebnis Normal oder Auffällig, sodass Sie dafür keine Prüfpunkte brauchen.

MintCheck ist für bis zu 5 Anlagen kostenlos, ohne Kreditkarte. Sehen Sie sich Prüflisten in MintCheck an oder folgen Sie dem Schnellstart.

Häufige Fragen

Was sollte eine Prüfliste enthalten?

Was wann und von wem geprüft wurde, eine kurze Liste von Prüfpunkten mit eindeutigen Antworten, ein Gesamtergebnis und Platz für Details zum Problem und Fotos. Außerdem sollte klar sein, wer über ein Problem informiert wird und wer die Behebung bestätigt.

Wie viele Prüfpunkte sollte eine Prüfliste haben?

Es gibt keine feste Zahl. Nehmen Sie so wenige, dass jeder sorgfältig erledigt wird. Die Vorlagen von MintCheck haben als Ausgangspunkt jeweils vier Prüfpunkte, und eine Liste, die immer weiter wächst, lässt sich aufteilen.

Sollte jeder Prüfpunkt ein Foto verlangen?

Nein. Verlangen Sie Fotos dort, wo sie etwas belegen oder ein Problem erklären, etwa bei einem beschädigten Teil. In MintCheck können Sie einen Foto-Prüfpunkt zur Pflicht machen und Mitarbeitern erlauben, an jeden Prüfpunkt Fotos anzuhängen, und auch beim Melden eines Ergebnisses Auffällig lassen sich Fotos anhängen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Prüfliste und einem Logbuch?

Eine Prüfliste folgt einem Zeitplan, etwa einmal im Monat, sodass eine versäumte Prüfung auffallen kann. Ein Logbuch hat keinen Zeitplan. Sie schreiben immer dann einen Eintrag, wenn etwas passiert, etwa wenn ein Besucher ankommt oder ein Schlüssel ausgegeben wird. Siehe Logbücher und öffentliche Einträge.

Wer sollte die Prüfliste schreiben?

Die Person, die für das Gerät oder den Raum verantwortlich ist, zusammen mit jemandem, der die Prüfung durchführt. Die erste weiß, worauf es ankommt, die zweite weiß, was sich vor Ort wirklich prüfen lässt.