Hvad skal en inspektionstjekliste indeholde?

En god inspektionstjekliste registrerer, hvad der blev kontrolleret, hvornår og af hvem, stiller kun spørgsmål, der fører til handling, og gør hvert svar tydeligt. Hvis et dårligt svar ikke ville få nogen til at gøre noget, hører spørgsmålet ikke hjemme på listen.

De dele, alle tjeklister skal have

• Hvad der blev kontrolleret: tingen, og hvor den er.
• Hvornår: datoen og, hvis det betyder noget, tidspunktet.
• Hvem: den person, der udførte kontrollen.
• Punkterne: spørgsmålene eller det, der skal bekræftes.
• Det samlede resultat: for eksempel normal eller unormal.
• Detaljer om problemer: hvad der er galt, helst med et foto.
• Hvad der sker derefter: hvem der får besked, og hvem der bekræfter udbedringen.

Sådan vælger du punkterne

1. Start med det, der kan gå galt. Lav en liste over de fejl, der ville have betydning, ud fra tidligere problemer, producentens anvisninger og de regler, der gælder for dig.
2. Behold det, der fører til handling. Spørg for hvert punkt, hvad nogen ville gøre, hvis svaret var dårligt. Hvis svaret er "ingenting", så fjern punktet.
3. Behold det, der kan kontrolleres på stedet. Alt, der kræver et værktøj eller en kvalifikation, som den kontrollerende ikke har, hører til i en anden kontrol.
4. Følg den vej, folk går. Sæt punkterne i den rækkefølge, man møder dem, så ingen skal gå tilbage.

Sådan formulerer du hvert punkt

Skriv præcis, hvordan et godt svar ser ud, så to personer ville svare ens.

Vælg den rigtige svartype

Lad det sidste punkt være et fritekstpunkt, så folk kan melde det, du ikke tænkte på at spørge om.

Hvor lang skal den være?

Kort nok til, at den bliver udført ordentligt hver gang. Lange lister bliver gjort i en fart, og svarene mister deres betydning. Skabelonerne nedenfor har fire punkter hver, hvilket er et godt udgangspunkt.

Hvis en liste bliver ved med at vokse, så del den op. Adskil det, der skal ses på hver dag, fra det, der skal ses på én gang om måneden, og giv hver type udstyr sin egen liste.

Hvor ofte hver tjekliste skal udføres

De regler, der gælder for dig, kommer først, derefter producentens anvisninger, hvor meget tingen bruges, og hvad der sker, hvis den svigter. Dette er almindelige udgangspunkter, så sammenlign dem med dine egne regler.

Den sidste række er en logbog snarere end en planlagt tjekliste. Du skriver en post, hver gang det sker, i stedet for på en fast dag.

Eksempler at starte fra

• Tjekliste til kontrol af brandslukkere
• Tjekliste til toiletrengøring
• Tjekliste til kontrol af elevatorer
• Tjekliste til daglig kontrol af køretøjer
• Tjekliste til kontrol af generatorer
• Tjekliste til kontrol af HVAC-enheder

Test den, før du ruller den ud

1. Brug tjeklisten på én lokation i to til fire uger.
2. Spørg dem, der udfører kontrollen, hvilke punkter der forvirrer dem.
3. Fjern punkter, der aldrig ændrer, hvad nogen gør, medmindre en regel eller en sikkerhedsgrund kræver dem.
4. Giv den derefter til de andre lokationer.

Hvis du går fra papir, viser Sådan erstatter du inspektionslogbøger på papir, hvordan du gør det ét skema ad gangen.

Sådan bygger du en tjekliste i MintCheck

I MintCheck starter du fra en skabelon eller en tom tjekliste og vælger Tjek, Flervalg, Tekst eller Billede for hvert punkt. Du kan gøre et svar påkrævet, lade medarbejderne vedhæfte fotos og se en forhåndsvisning på telefonen, mens du skriver. Én tjekliste kan bruges til mange objekter, og ændringer gælder for fremtidige inspektioner.

Hver inspektion gemmer også medarbejderen, tidspunktet og et samlet resultat, Normal eller Unormal, så du ikke behøver punkter til det.

MintCheck er gratis for op til 5 objekter uden kreditkort. Se Tjeklister i MintCheck, eller følg Kom hurtigt i gang.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal en inspektionstjekliste indeholde?

Hvad der blev kontrolleret, hvornår og af hvem, en kort liste med punkter med tydelige svar, et samlet resultat samt plads til detaljer om problemer og fotos. Det skal også være tydeligt, hvem der får besked om et problem, og hvem der bekræfter udbedringen.

Hvor mange punkter skal en inspektionstjekliste have?

Der er ikke noget fast antal. Brug så få, at folk udfører hvert enkelt ordentligt. MintChecks skabeloner har fire punkter hver som udgangspunkt, og en liste, der bliver ved med at vokse, kan deles op.

Skal alle punkter have et foto?

Nej. Bed om fotos, hvor de beviser noget eller forklarer et problem, for eksempel en beskadiget del. I MintCheck kan du gøre et fotopunkt påkrævet og lade medarbejderne vedhæfte fotos til ethvert punkt, og der kan vedhæftes fotos, når et resultat meldes som Unormal.

Hvad er forskellen på en tjekliste og en logbog?

En tjekliste følger en tidsplan, for eksempel én gang om måneden, så en oversprunget kontrol kan opdages. En logbog har ingen tidsplan. Du skriver en post, hver gang noget sker, for eksempel når en besøgende ankommer, eller en nøgle bliver udleveret. Se Logbøger og offentlige poster.

Hvem skal skrive tjeklisten?

Den, der er ansvarlig for udstyret eller rummet, sammen med en, der udfører kontrollen. Den første ved, hvad der betyder noget, og den anden ved, hvad der reelt kan kontrolleres på stedet.