Sådan erstatter du inspektionslogbøger på papir med digitale registreringer

Den sikreste måde at erstatte inspektionslogbøger på papir på er ét skema ad gangen. Vælg ét skema, skriv det om til en kort tjekliste, brug det på én lokation i nogle uger, og stop først derefter med at udskrive det.

Hvis du flytter alle skemaer på én gang, skal alle ændre deres måde at arbejde på samme dag, og problemerne er svære at skille ad. Med et enkelt skema kan du finde ud af, hvad der går galt, mens det stadig er billigt at rette.

Trin 1: Lav en liste over de skemaer, du har

Skriv alle papirskemaer og logbøger ned, der er i brug: hvad de registrerer, hvor de hænger, hvem der udfylder dem, hvor ofte, og hvem der læser dem bagefter.

Du finder sandsynligvis nogle, som ingen læser. Før du stopper med et af dem, så tjek, at ingen regel eller kontrakt kræver det.

Trin 2: Vælg, hvor du vil starte

Vælg et skema, der udfyldes ofte, har få spørgsmål og allerede giver problemer. Kontrol af toiletter og brandslukkere egner sig godt: de er korte, gentages ofte og er lette at sammenligne med papirudgaven.

Trin 3: Skriv skemaet om til en tjekliste

Kopiér ikke papirskemaets layout. Behold spørgsmålene, og byg dem op på ny:

• Gør kolonner med "OK / ikke OK" til afkrydsningsfelter.
• Gør fritekstfelter til faste valg, hvor du kan, for eksempel God / Acceptabel / Dårlig. Faste svar er hurtigere at udfylde og lettere at sammenligne.
• Behold ét felt til bemærkninger om alt usædvanligt.
• Bed om et foto, hvor det betyder noget, for eksempel ved en beskadiget del.
• Fjern spørgsmål, som ingen handler på.

Beslut også, om det er en planlagt kontrol eller en logbog. En planlagt kontrol skal udføres på faste tidspunkter. En logbog udfyldes, hver gang noget sker, for eksempel når en besøgende ankommer, en nøgle bliver udleveret, eller en køleskabstemperatur bliver aflæst.

Gratis skabeloner til inspektionstjeklister kan spare dig for at starte med en tom side.

Trin 4: Sæt koder op, hvor skemaerne plejede at hænge

Folk ved allerede, hvor skrivepladen hænger, så sæt QR-etiketten der eller på selve tingen. Placer den i brysthøjde, og scan hver etiket én gang, når du har sat den op.

Trin 5: Kør en kort pilot

Brug den nye tjekliste på én lokation i to til fire uger. Fastsæt en slutdato for papirskemaet, før du starter, for folk holder hurtigt op med at udfylde begge. Hold imens øje med følgende:

• Bliver kontrollerne udført til tiden?
• Hvilke spørgsmål springer folk over eller misforstår?
• Er nogle etiketter svære at nå eller svære at scanne?

Trin 6: Vis det til folk på stedet

Fem minutter ved en rigtig etiket virker bedre end et møde. Vis scanningen, én hel tjekliste, og hvad man gør, når noget er galt. Forklar, hvorfor det ændres, og hvem der får resultaterne at se.

Trin 7: Gennemgå resultaterne, og udvid derefter

Udpeg én person, der ser resultaterne igennem hver dag, i hvert fald i starten. En registrering, som ingen læser, hjælper ikke mere end et skema i et ringbind. Når ét skema kører glat, så flyt det næste skema på samme lokation og derefter den næste lokation.

Hvad du gør med gamle papirregistreringer

Gem dem, så længe du er forpligtet til det. Hvor længe afhænger af landet, bygningstypen og typen af registrering, så tjek det, før du smider noget ud, og tjek, om en scannet kopi gælder.

Du behøver sjældent at taste gamle skemaer ind igen. Opbevar dem, notér den dato, hvor de digitale registreringer begynder, og hold de to adskilt.

Sådan gør du i MintCheck

1. Start fra en skabelon. Gå til Tjeklister, klik på Tilføj tjekliste, og vælg en skabelon som Kontrol af brandslukker, Kontrol af elevator eller Kontrol af toilet. Navn, punkter og tidsplan udfyldes, og du kan ændre det hele, før du gemmer.
2. Brug en logbog til registreringer uden tidsplan. Logbogsskabelonerne omfatter Ind-/udgangslog, Rengøringslog, Temperaturlog, Patruljelog, Nøglelog og Køretøjslog. Med en QR til offentlig logbog kan personer, der ikke er dine medarbejdere, skrive poster uden at logge ind.
3. Tilføj objekter, og udskriv etiketterne. Knyt tjeklisten til hvert objekt, og klik derefter på Udskriv QR.
4. Tilføj dine medarbejdere. De logger ind med et login-ID eller telefonnummer. Der er ingen adgangskode, og de skal ikke oprette en konto i appen.
5. Hold øje med lokationens dashboard. Det viser udførte inspektioner i forhold til det planlagte antal. Registreringerne kan eksporteres til Excel.

MintCheck er gratis for op til 5 objekter uden kreditkort, hvilket er nok til en pilot med ét skema. Vejledningen Kom hurtigt i gang tager cirka 10 minutter.

Ofte stillede spørgsmål

Skal vi beholde papir som backup?

Ja, i en kort overgangsperiode. Behold det kun længere, hvis en regel kræver det, for at køre begge dele i månedsvis er ekstra arbejde, og folk holder hurtigt op med at udfylde det ene af dem.

Kan vi beholde skemaets layout?

Behold spørgsmålene, ikke layoutet. Et skema, der er lavet til et bredt ark papir, er langsomt på en telefon, så ét spørgsmål ad gangen med faste svar fungerer bedre.

Hvad hvis nogle medarbejdere ikke er trygge ved apps?

Hold tjeklisten kort, og vis dem det på stedet. I MintCheck logger medarbejderne ind med et login-ID eller telefonnummer uden adgangskode, og appen holder dem logget ind.

Kan vi stadig give en inspektør en kopi af registreringerne?

I MintCheck kan inspektionsregistreringer eksporteres til Excel, så du kan udlevere eller udskrive en kopi. Spørg inspektøren, hvilket format vedkommende accepterer.

Hvor lang tid tager det?

Opsætningen tager kort tid: vejledningen Kom hurtigt i gang i MintCheck fører dig fra en tom konto til den første udførte inspektion på cirka 10 minutter. Regn med to til fire uger til piloten med ét skema.