Hvad er inspektion med QR-koder?

Inspektion med QR-koder er en måde at udføre faste kontroller af bygninger og udstyr på, med en QR-kode på hver ting, du kontrollerer. En person scanner koden med en telefon, tjeklisten for den ting åbner, og svarene gemmes med tidspunktet og personens navn.

Det erstatter skemaet på skrivepladen og regnearket, der bliver udfyldt bagefter. Spørgsmålene på tjeklisten kan stort set forblive de samme. Det, der ændrer sig, er, hvordan tjeklisten når frem til personen, og hvor svarene ender.

Sådan fungerer det

1. Hver ting får en kode. En pumpe, en brandslukker, et toilet eller et køretøj får sin egen QR-kode, sat på selve tingen eller lige ved siden af.
2. En tjekliste knyttes til koden. Den bestemmer, hvad der skal kontrolleres, og hvor ofte, for eksempel hver morgen eller én gang om måneden.
3. En person scanner og svarer på en telefon. Ethvert telefonkamera kan læse koden, så den rigtige tjekliste åbner, uden at nogen skal lede efter et skema.
4. Resultatet gemmes som en registrering. Hver registrering indeholder tingen, tidspunktet, personen, svarene og eventuelle fotos.
5. Nogen gennemgår registreringerne. De kan se, hvilke kontroller der er sprunget over, og hvilke ting der har problemer, uden først at samle papir ind.

Hvorfor teams skifter til QR-koder

• Den rigtige tjekliste til den rigtige ting. Koden hører til én ting, så ingen udfylder det forkerte skema eller skriver det forkerte rum ned.
• Registreringer, du kan søge i. At finde kontrollen af én pumpe fra sidste marts kræver en søgning, ikke en eftermiddag med et ringbind.
• Oversprungne kontroller bliver synlige. Når der er sat en tidsplan, kan du se en kontrol, der ikke blev udført, samme dag. På papir finder du måske først ud af det ved månedens udgang.
• Problemer forbliver synlige. Et problem, der er meldt med et foto, kan forblive åbent, indtil nogen bekræfter, at det er udbedret.
• Flere lokationer i ét overblik. En leder kan sammenligne lokationer uden at vente på, at skemaerne kommer ind.

Det skal du bruge

• En telefon til hver person, der udfører kontroller. Enhver telefon med kamera kan læse koden.
• Etiketter, der holder. Almindelige etiketter er fine indendørs. Udendørs eller i våde områder bør du bruge vandfast etiketpapir eller et lamineret ark.
• En kort tjekliste til hver type ting. Spørg kun om det, nogen vil handle på.
• Et sted, hvor registreringerne kan ende. En QR-kode kan åbne en almindelig onlineformular, hvilket er en billig måde at afprøve idéen på. En formular viser ikke, hvilke kontroller der er sprunget over, og følger ikke et problem, til det er udbedret, så den del skal du selv klare.

QR-koder og regler for inspektion

En QR-kode bestemmer ikke, hvad der skal kontrolleres. Hvor ofte udstyr skal inspiceres, og hvad der skal registreres, afhænger af reglerne der, hvor du er. Et digitalt værktøj ændrer, hvordan du registrerer en kontrol, ikke hvad reglerne kræver.

QR-koder eller NFC-tags?

NFC-tags gør et lignende arbejde: en telefon, der holdes mod tagget, åbner tjeklisten. Men du skal købe tagsene, og alle telefoner skal kunne læse dem. QR-koder kan udskrives på en almindelig printer og læses af ethvert telefonkamera, så de er hurtigere og billigere at indføre.

Almindelige fejl

• Etiketter, ingen kan scanne. Sæt dem i brysthøjde, på eller lige ved siden af tingen, og undgå buede, beskidte eller meget blanke overflader.
• Tjeklister, der er for lange. Lange lister bliver gjort i en fart. Behold de spørgsmål, der fører til handling.
• Ingen læser resultaterne. Scanningen er kun halvdelen af arbejdet. Beslut, hvem der gennemgår registreringerne, og hvor ofte.
• At starte alle steder på én gang. Start med én tjekliste på én lokation, ret det, der ikke virker, og udvid derefter. Sådan erstatter du inspektionslogbøger på papir gennemgår, hvordan du gør.
• At lade være med at teste etiketten. Når du har sat en etiket op, så scan den én gang for at sikre, at den åbner den rigtige ting.

Sådan gør MintCheck

MintCheck er en QR-inspektionstjeneste bygget på denne tilgang. Alt, du holder styr på, er et objekt med sin egen QR-kode, og du kan udskrive etiketterne på én gang på A4-, A5- eller Letter-papir.

Medarbejderne scanner med MintCheck-appen til iPhone, iPad og Android eller med telefonens kamera, før de installerer den. De logger ind med et login-ID eller telefonnummer uden adgangskode. De besvarer hvert punkt, vælger resultatet Normal eller Unormal og kan vedhæfte fotos.

Et resultat markeret Unormal forbliver Uløst, indtil en geninspektion eller den næste almindelige inspektion er Normal, eller en administrator markerer det som løst med en note. Lokationens dashboard viser udførte inspektioner i forhold til det planlagte antal, og registreringerne kan eksporteres til Excel.

Besøgende har deres egen vej ind: de scanner en separat QR-kode til klager for at melde et problem, uden konto eller app.

Det er gratis for op til 5 objekter uden kreditkort. Se QR-inspektioner i MintCheck, eller følg vejledningen Kom hurtigt i gang.

Ofte stillede spørgsmål

Skal medarbejderne have en særlig app for at scanne en QR-kode?

Ethvert telefonkamera kan læse en QR-kode. Hvad der åbner bagefter, afhænger af værktøjet. I MintCheck bruger medarbejderne MintCheck-appen, og før de installerer den, kan de scanne med telefonens kamera og arbejde i telefonens browser.

Hvad sker der, når en inspektion finder et problem?

I MintCheck vælger medarbejderen resultatet Unormal, beskriver problemet og kan vedhæfte fotos. Det forbliver Uløst, indtil en geninspektion eller den næste almindelige inspektion er Normal, eller en administrator markerer det som løst med en note.

Bruger besøgende og medarbejdere den samme QR-kode?

Ikke i MintCheck. QR-koden på et objekt er til registrerede medarbejdere og beder dem logge ind. Besøgende scanner en separat QR-kode til klager, som kun åbner en formular til at melde et problem.

Bliver registreringer fra QR-inspektion godkendt af inspektører og myndigheder?

Det afhænger af reglen og myndigheden, så spørg den myndighed, som din bygning hører under. Digitale registreringer gemmer tidspunktet, navnet og svarene, men et værktøj kan ikke afgøre, om de opfylder et bestemt krav.

Hvad koster software til QR-inspektion?

Det varierer fra produkt til produkt. MintCheck er gratis for op til 5 objekter uden kreditkort. Med Betal pr. objekt koster det $0.99 pr. objekt om måneden op til 30 objekter, Business koster $199 om måneden, og Master koster $299 om måneden. Se priser.