Как да замените хартиените дневници за инспекции с дигитални записи

Най-сигурният начин да замените хартиените дневници за инспекции е по един формуляр наведнъж. Изберете един формуляр, пренапишете го като кратък чеклист, използвайте го на един обект няколко седмици и едва тогава спрете да го отпечатвате.

Ако прехвърлите всички формуляри наведнъж, начинът на работа на всички се променя в един и същи ден и проблемите трудно се разграничават. С един формуляр откривате какво се обърква, докато поправката все още е евтина.

Стъпка 1: Опишете формулярите, които имате

Запишете всеки хартиен формуляр и дневник, който се използва: какво записва, къде виси, кой го попълва, колко често и кой го чете след това.

Вероятно ще откриете някои, които никой не чете. Преди да спрете някой от тях, проверете дали не се изисква от правило или договор.

Стъпка 2: Изберете откъде да започнете

Изберете формуляр, който се попълва често, има малко въпроси и вече създава проблеми. Проверките на тоалетни и на пожарогасители са подходящи: кратки са, повтарят се и лесно се сравняват с хартиения вариант.

Стъпка 3: Пренапишете формуляра като чеклист

Не копирайте оформлението на хартиения формуляр. Запазете въпросите и ги изградете наново:

• Превърнете колоните „OK / не OK“ в квадратчета за отметка.
• Превърнете клетките със свободен текст във фиксирани избори, където е възможно, например Добро / Приемливо / Лошо. Фиксираните отговори се попълват по-бързо и се сравняват по-лесно.
• Оставете едно поле за бележки за всичко необичайно.
• Искайте снимка там, където има значение, например за повредена част.
• Махнете въпросите, по които никой не предприема действие.

Решете също дали това е планирана проверка или дневник. Планираната проверка се извършва в определени часове. Дневникът се попълва всеки път, когато нещо се случи, например при пристигане на посетител, при предаване на ключ или при отчитане на температурата на хладилник.

Безплатните шаблони на чеклисти ви спестяват започването от празна страница.

Стъпка 4: Поставете кодовете там, където бяха формулярите

Хората вече знаят къде виси клипбордът, затова поставете QR етикета там или върху самото съоръжение. Дръжте го на височината на гърдите и сканирайте всеки етикет веднъж, след като го залепите.

Стъпка 5: Направете кратък пилот

Използвайте новия чеклист на един обект за две до четири седмици. Преди да започнете, определете крайна дата за хартиения формуляр, защото хората скоро спират да попълват и двете. Докато трае пилотът, следете следното:

• Извършват ли се проверките навреме?
• Кои въпроси хората пропускат или разбират погрешно?
• Има ли етикети, до които е трудно да се стигне или които трудно се сканират?

Стъпка 6: Покажете на хората на място

Пет минути до истински етикет вършат повече работа от една среща. Покажете сканирането, един цял чеклист и какво да правят, когато нещо не е наред. Обяснете защо се прави промяната и кой ще вижда резултатите.

Стъпка 7: Прегледайте резултатите и след това разширете

Определете един човек, който да преглежда резултатите всеки ден, поне в началото. Запис, който никой не чете, не помага повече от формуляр в класьор. Когато един формуляр работи гладко, прехвърлете следващия формуляр на същия обект, а след това следващия обект.

Какво да правите със старите хартиени записи

Пазете ги толкова дълго, колкото сте длъжни. Колко дълго зависи от държавата, вида на сградата и вида на записа, затова проверете, преди да изхвърлите каквото и да е, и проверете дали сканирано копие се признава.

Рядко се налага да въвеждате наново стари формуляри. Съхранявайте ги, отбележете датата, от която започват дигиталните записи, и дръжте двете отделно.

Как става това в MintCheck

1. Започнете от шаблон. В Чеклисти щракнете върху Добавяне на чеклист и изберете шаблон като „Проверка на пожарогасител“, „Проверка на асансьор“ или „Проверка на хигиена на тоалетна“. Името, точките и графикът се попълват и можете да промените всичко, преди да запазите.
2. За записи без график използвайте дневник. Шаблоните за дневници включват дневниците за вход/изход, почистване, температура, обход, ключове и автомобили. С публичния QR код на дневника хора, които не са ваши работници, могат да правят записи, без да влизат.
3. Добавете съоръжения и отпечатайте етикетите. Свържете чеклиста с всяко съоръжение и след това щракнете върху Печат на QR.
4. Добавете работниците си. Те влизат с потребителско ID или телефонен номер. Няма парола и няма регистрация в приложението.
5. Следете таблото на обекта. То показва извършените инспекции спрямо планираните. Записите могат да се експортират в Excel.

MintCheck е безплатен за до 5 съоръжения, без кредитна карта, което е достатъчно за пилот с един формуляр. Ръководството Бърз старт отнема около 10 минути.

Често задавани въпроси

Да запазим ли хартията като резерва?

За кратък период на припокриване – да. Запазете я по-дълго само ако го изисква правило, защото поддържането и на двете в продължение на месеци е допълнителна работа и хората скоро спират да попълват едното от тях.

Можем ли да запазим същото оформление на формуляра?

Запазете въпросите, не оформлението. Формуляр, създаден за широк лист хартия, е бавен на телефон, затова по един въпрос наведнъж с фиксирани отговори работи по-добре.

Ами ако някои служители не се чувстват уверени с приложенията?

Дръжте чеклиста кратък и им покажете на място. В MintCheck работниците влизат с потребителско ID или телефонен номер, без парола, и остават влезли в приложението.

Можем ли все пак да дадем на инспектор копие от записите?

В MintCheck записите от инспекциите могат да се експортират в Excel, така че можете да предадете или отпечатате копие. Попитайте инспектора какъв формат приема.

Колко време отнема?

Настройката отнема малко време: ръководството „Бърз старт“ на MintCheck ви отвежда от празен акаунт до първата извършена инспекция за около 10 минути. Предвидете две до четири седмици за пилота с един формуляр.