Какво е инспекция с QR код?

Инспекцията с QR код е начин да извършвате редовните проверки на сгради и оборудване, като поставите QR код върху всяко нещо, което проверявате. Човек сканира кода с телефона си, отваря се чеклистът за това съоръжение и отговорите се запазват с часа и името на човека.

Тя заменя формуляра на клипборда и електронната таблица, която се попълва по-късно. Въпросите в чеклиста могат да останат почти същите. Променя се начинът, по който чеклистът стига до човека, и мястото, където се озовават отговорите.

Как работи

1. Всяко съоръжение получава код. Помпа, пожарогасител, тоалетна или превозно средство получава собствен QR код, залепен върху него или точно до него.
2. Към кода се свързва чеклист. Той определя какво да се провери и колко често, например всяка сутрин или веднъж месечно.
3. Човек сканира и отговаря на телефона. Камерата на всеки телефон може да прочете кода, така че правилният чеклист се отваря, без някой да търси формуляр.
4. Резултатът се запазва като запис. Всеки запис съдържа съоръжението, часа, човека, отговорите и снимките, ако има такива.
5. Някой преглежда записите. Вижда кои проверки са пропуснати и кои съоръжения имат проблеми, без първо да събира хартия.

Защо екипите преминават към QR кодове

• Правилният чеклист за правилното съоръжение. Кодът принадлежи на едно съоръжение, така че никой не попълва грешен формуляр и не записва грешно помещение.
• Записи, в които можете да търсите. За да намерите проверката на една помпа от миналия март, ви трябва едно търсене, а не цял следобед с класьор.
• Пропуснатите проверки се виждат. Когато е зададен график, проверка, която не е извършена, се вижда още същия ден. На хартия може да разберете чак в края на месеца.
• Проблемите остават видими. Проблем, докладван със снимка, може да остане отворен, докато някой не потвърди, че е отстранен.
• Няколко обекта на един екран. Ръководителят може да сравнява обектите, без да чака формулярите да пристигнат.

Какво ви трябва

• Телефон за всеки, който прави проверки. Всеки телефон с камера може да прочете кода.
• Етикети, които издържат. На закрито обикновените етикети са достатъчни. На открито или на влажни места използвайте водоустойчива хартия за етикети или ламиниран лист.
• Кратък чеклист за всеки вид съоръжение. Питайте само за това, по което някой ще предприеме действие.
• Място, където да отиват записите. QR кодът може да отваря обикновен онлайн формуляр – евтин начин да изпробвате идеята. Формулярът обаче няма да покаже кои проверки са пропуснати и няма да следи проблема, докато не бъде отстранен, така че тази част ще трябва да вършите сами.

QR кодовете и правилата за инспекции

QR кодът не решава какво трябва да се проверява. Колко често трябва да се инспектира оборудването и какво трябва да се записва зависи от правилата там, където се намирате. Дигиталният инструмент променя начина, по който записвате проверката, а не това, което изискват правилата.

QR кодове или NFC етикети?

NFC етикетите вършат подобна работа: телефон, допрян до етикета, отваря чеклиста. Но етикетите трябва да се купят и всеки телефон трябва да може да ги чете. QR кодовете могат да се отпечатат на обикновен принтер и да се прочетат с камерата на всеки телефон, затова се въвеждат по-бързо и по-евтино.

Чести грешки

• Етикети, които никой не може да сканира. Поставяйте ги на височината на гърдите, върху съоръжението или точно до него, и избягвайте извити, мръсни или много лъскави повърхности.
• Твърде дълги чеклисти. Дългите чеклисти се попълват набързо. Запазете въпросите, които водят до действие.
• Никой не чете резултатите. Сканирането е само половината работа. Решете кой преглежда записите и колко често.
• Започване навсякъде наведнъж. Започнете с един чеклист на един обект, поправете това, което не работи, и след това разширете. Ръководството Как да замените хартиените дневници за инспекции описва стъпките.
• Етикетът не е изпробван. След като залепите етикет, сканирайте го веднъж, за да се уверите, че отваря правилното съоръжение.

Как го прави MintCheck

MintCheck е услуга за QR инспекции, изградена върху този подход. Всичко, за което се грижите, е съоръжение със собствен QR код, а етикетите можете да отпечатате наведнъж на хартия A4, A5 или Letter.

Работниците сканират с приложението MintCheck за iPhone, iPad и Android или с камерата на телефона, преди да го инсталират. Влизат с потребителско ID или телефонен номер, без парола. Отговарят на всяка точка, отбелязват резултата като Нормално или Отклонение и могат да прикачат снимки.

Резултат Отклонение остава Нерешено, докато повторна инспекция или следващата редовна инспекция не покаже Нормално или докато администратор не го реши с бележка. Таблото на обекта показва извършените инспекции спрямо планираните, а записите могат да се експортират в Excel.

Посетителите имат собствен начин за достъп: сканират отделен QR код за жалби, за да съобщят за проблем, без акаунт и без приложение.

MintCheck е безплатен за до 5 съоръжения, без кредитна карта. Вижте QR инспекции в MintCheck или следвайте ръководството Бърз старт.

Често задавани въпроси

Нужно ли е работниците да имат специално приложение, за да сканират QR код?

Камерата на всеки телефон може да прочете QR код. Какво се отваря след това, зависи от инструмента. В MintCheck работниците използват приложението MintCheck, а преди да го инсталират, могат да сканират с камерата на телефона и да работят в браузъра на телефона.

Какво става, когато инспекцията открие проблем?

В MintCheck работникът отбелязва резултата като Отклонение, описва проблема и може да прикачи снимки. Резултатът остава Нерешено, докато повторна инспекция или следващата редовна инспекция не покаже Нормално или докато администратор не го реши с бележка.

Посетителите и работниците използват ли един и същ QR код?

В MintCheck – не. QR кодът на съоръжението е за регистрирани работници и изисква от тях да влязат. Посетителите сканират отделен QR код за жалби, който отваря само формуляр за съобщаване на проблем.

Приемат ли инспекторите и органите записите от QR инспекции?

Това зависи от правилото и от органа, затова попитайте органа, който отговаря за вашата сграда. Дигиталните записи пазят часа, името и отговорите, но инструментът не може да реши дали те отговарят на конкретно изискване.

Колко струва софтуерът за QR инспекции?

Зависи от продукта. MintCheck е безплатен за до 5 съоръжения, без кредитна карта. Плащане според ползването е $0.99 на съоръжение на месец за до 30 съоръжения, Business е $199 на месец, а Master е $299 на месец. Вижте цените.