Ako nahradiť papierové záznamy o kontrolách digitálnymi

Najbezpečnejší spôsob, ako nahradiť papierové záznamy o kontrolách, je postupovať po jednom formulári. Vyberte jeden formulár, prepíšte ho ako krátky kontrolný zoznam, používajte ho niekoľko týždňov v jednej lokalite a až potom ho prestaňte tlačiť.

Presunúť všetky formuláre naraz znamená, že všetci zmenia spôsob práce v ten istý deň a problémy sa ťažko oddeľujú. Pri jednom formulári zistíte, čo nefunguje, kým je oprava ešte lacná.

Krok 1: Spíšte formuláre, ktoré máte

Zapíšte si každý papierový formulár a denník, ktorý sa používa: čo zaznamenáva, kde visí, kto ho vypĺňa, ako často a kto ho potom číta.

Pravdepodobne nájdete aj také, ktoré nikto nečíta. Skôr než niektorý zrušíte, overte si, že ho nevyžaduje žiadny predpis ani zmluva.

Krok 2: Vyberte, čím začať

Vyberte formulár, ktorý sa vypĺňa často, má málo otázok a už teraz spôsobuje problémy. Dobre sa na to hodia kontroly toaliet a hasiacich prístrojov: sú krátke, opakujú sa a ľahko sa porovnajú s papierovou verziou.

Krok 3: Prepíšte formulár ako kontrolný zoznam

Nekopírujte rozloženie papierového formulára. Ponechajte otázky a zostavte ich nanovo:

• Stĺpce „OK / nie OK“ zmeňte na políčka na začiarknutie.
• Kde sa dá, nahraďte polia na voľný text pevnými možnosťami, napríklad Dobrá / Mierna / Zlá. Pevné odpovede sa vypĺňajú rýchlejšie a ľahšie sa porovnávajú.
• Ponechajte jedno pole na poznámky ku všetkému nezvyčajnému.
• Tam, kde na tom záleží, požiadajte o fotku, napríklad pri poškodenom diele.
• Odstráňte otázky, na ktoré nikto nereaguje.

Rozhodnite aj to, či ide o plánovanú kontrolu, alebo o denník. Plánovaná kontrola sa robí v stanovených termínoch. Denník sa vypĺňa vždy, keď sa niečo stane, napríklad keď príde návšteva, niekto vydá kľúč alebo sa odčíta teplota v chladničke.

Vďaka bezplatným šablónam kontrolných zoznamov nemusíte začínať s prázdnou stránkou.

Krok 4: Umiestnite kódy tam, kde viseli formuláre

Ľudia už vedia, kde visí podložka s formulárom, takže QR etiketu dajte práve tam alebo priamo na vec. Umiestnite ju do výšky hrudníka a každú etiketu po nalepení raz naskenujte.

Krok 5: Urobte krátky pilotný test

Používajte nový kontrolný zoznam v jednej lokalite dva až štyri týždne. Skôr než začnete, stanovte dátum, kedy papierový formulár skončí, pretože ľudia čoskoro prestanú vypĺňať oboje. Počas pilotného testu sledujte tieto veci:

• Robia sa kontroly načas?
• Ktoré otázky ľudia preskakujú alebo zle chápu?
• Sú niektoré etikety ťažko dostupné alebo sa ťažko skenujú?

Krok 6: Ukážte to ľuďom na mieste

Päť minút pri skutočnej etikete funguje lepšie ako porada. Ukážte skenovanie, jeden celý kontrolný zoznam a čo robiť, keď je niečo zle. Vysvetlite, prečo sa to mení a kto uvidí výsledky.

Krok 7: Prechádzajte výsledky, potom rozširujte

Určte jedného človeka, ktorý bude výsledky prechádzať každý deň, aspoň na začiatku. Záznam, ktorý nikto nečíta, nepomôže o nič viac ako formulár v šanóne. Keď jeden formulár funguje hladko, presuňte ďalší formulár v tej istej lokalite a potom ďalšiu lokalitu.

Čo so starými papierovými záznamami

Uchovávajte ich tak dlho, ako musíte. Ako dlho, závisí od krajiny, typu budovy a druhu záznamu, preto si to overte skôr, než čokoľvek vyhodíte, a overte si aj to, či sa uznáva naskenovaná kópia.

Staré formuláre treba prepisovať len zriedka. Uložte ich, poznačte si dátum, od ktorého sa začínajú digitálne záznamy, a oboje uchovávajte oddelene.

Ako na to v MintCheck

1. Začnite šablónou. V časti Kontrolné zoznamy kliknite na Pridať kontrolný zoznam a vyberte šablónu, napríklad „Kontrola hasiaceho prístroja“, „Kontrola výťahu“ alebo „Kontrola hygieny toaliet“. Názov, položky a harmonogram sa vyplnia a pred uložením môžete všetko zmeniť.
2. Na záznamy bez harmonogramu použite denník. Medzi šablónami denníkov sú „Kniha príchodov/odchodov“, „Kniha upratovania“, „Kniha teplôt“, „Kniha obchôdzok“, „Kniha kľúčov“ a „Kniha jázd“. Verejný QR kód denníka umožňuje ľuďom, ktorí nie sú vašimi pracovníkmi, pridávať záznamy bez prihlásenia.
3. Pridajte zariadenia a vytlačte etikety. Prepojte kontrolný zoznam s každým zariadením a potom kliknite na Vytlačiť QR.
4. Pridajte pracovníkov. Prihlasujú sa prihlasovacím ID alebo telefónnym číslom. V aplikácii nie je žiadne heslo ani registrácia.
5. Sledujte prehľad lokality. Ukazuje dokončené kontroly v porovnaní s plánovanými. Záznamy sa dajú exportovať do Excelu.

MintCheck je zadarmo až pre 5 zariadení, bez platobnej karty, čo na pilotný test s jedným formulárom stačí. Rýchly štart trvá asi 10 minút.

Časté otázky

Máme si papier nechať ako zálohu?

Na krátke prechodné obdobie áno. Dlhšie len vtedy, ak to vyžaduje predpis, pretože viesť oboje celé mesiace je práca navyše a ľudia čoskoro jedno z toho prestanú vypĺňať.

Môžeme zachovať rovnaké rozloženie formulára?

Zachovajte otázky, nie rozloženie. Formulár navrhnutý pre široký hárok papiera je v telefóne pomalý, takže lepšie funguje jedna otázka za druhou s pevnými odpoveďami.

Čo ak si niektorí zamestnanci s aplikáciami nie sú istí?

Kontrolný zoznam udržujte krátky a ukážte im všetko na mieste. V MintCheck sa pracovníci prihlasujú prihlasovacím ID alebo telefónnym číslom, bez hesla, a aplikácia ich nechá prihlásených.

Môžeme inšpektorovi aj naďalej odovzdať kópiu záznamov?

V MintCheck sa záznamy o kontrolách dajú exportovať do Excelu, takže kópiu môžete odovzdať alebo vytlačiť. Opýtajte sa inšpektora, aký formát prijíma.

Ako dlho to trvá?

Nastavenie zaberie málo času: rýchly štart MintCheck vás od prázdneho účtu dovedie k prvej dokončenej kontrole asi za 10 minút. Na pilotný test s jedným formulárom počítajte s dvoma až štyrmi týždňami.