O que é inspeção com código QR?

A inspeção com código QR é uma forma de fazer as verificações de rotina das instalações com um código QR em cada coisa que você verifica. A pessoa escaneia o código com o celular, a checklist correspondente abre e as respostas ficam salvas com o horário e o nome de quem fez.

Ela substitui o formulário na prancheta e a planilha preenchida depois. As perguntas da checklist podem continuar praticamente as mesmas. O que muda é a forma como a checklist chega até a pessoa e para onde vão as respostas.

Como funciona

1. Cada coisa ganha um código. Uma bomba, um extintor de incêndio, um banheiro ou um veículo ganha o seu próprio código QR, colado nele ou bem ao lado.
2. Uma checklist é vinculada ao código. Ela define o que observar e com que frequência, como toda manhã ou uma vez por mês.
3. A pessoa escaneia e responde no celular. Qualquer câmera de celular lê o código, então a checklist certa abre sem ninguém precisar procurar um formulário.
4. O resultado é salvo como registro. Cada registro guarda o que foi verificado, o horário, a pessoa, as respostas e eventuais fotos.
5. Alguém revisa os registros. Dá para ver quais verificações não foram feitas e quais coisas têm problemas, sem precisar recolher papel antes.

Por que as equipes passam a usar códigos QR

• A checklist certa para cada coisa. O código pertence a uma única coisa, então ninguém preenche o formulário errado nem anota a sala errada.
• Registros que dá para pesquisar. Encontrar a verificação de uma bomba feita em março do ano passado é questão de uma busca, não de uma tarde inteira com um fichário.
• As verificações perdidas aparecem. Com uma programação definida, uma verificação que não foi feita fica visível no mesmo dia. No papel, talvez você só descubra no fim do mês.
• Os problemas continuam visíveis. Um problema relatado com foto pode ficar em aberto até alguém confirmar que foi resolvido.
• Vários locais em uma só visão. Um gestor pode comparar locais sem esperar os formulários chegarem.

Do que você precisa

• Um celular para cada pessoa que faz verificações. Qualquer celular com câmera lê o código.
• Etiquetas duráveis. Em ambientes internos, etiquetas comuns servem. Em áreas externas ou úmidas, use papel de etiqueta à prova d'água ou uma folha plastificada.
• Uma checklist curta para cada tipo de coisa. Pergunte só o que vai levar alguém a agir.
• Um destino para os registros. Um código QR pode abrir um formulário on-line simples, uma forma barata de testar a ideia. Um formulário não mostra quais verificações não foram feitas nem acompanha um problema até ele ser resolvido, então essa parte ficaria por sua conta.

Códigos QR e regras de inspeção

Um código QR não decide o que precisa ser verificado. A frequência com que os equipamentos devem ser inspecionados, e o que precisa ser registrado, depende das regras do lugar onde você está. Uma ferramenta digital muda a forma como você registra uma verificação, não o que as regras exigem.

Códigos QR ou etiquetas NFC?

As etiquetas NFC fazem um trabalho parecido: encostar o celular na etiqueta abre a checklist. Mas é preciso comprar as etiquetas, e todos os celulares precisam conseguir lê-las. Os códigos QR podem ser impressos em uma impressora comum e lidos por qualquer câmera de celular, então são mais rápidos e baratos de implantar.

Erros comuns

• Etiquetas que ninguém consegue escanear. Coloque-as na altura do peito, na própria coisa ou bem ao lado, e evite superfícies curvas, sujas ou muito brilhantes.
• Checklists longas demais. Listas longas são preenchidas às pressas. Mantenha as perguntas que levam a uma ação.
• Ninguém lê os resultados. Escanear é só metade do trabalho. Defina quem revisa os registros e com que frequência.
• Começar em todo lugar ao mesmo tempo. Comece com uma checklist em um local, corrija o que não funcionar e depois amplie. Como substituir os registros de inspeção em papel mostra o passo a passo.
• Não testar a etiqueta. Depois de colar uma etiqueta, escaneie uma vez para confirmar que ela abre o equipamento certo.

Como o MintCheck faz isso

O MintCheck é um serviço de inspeção com código QR baseado nessa abordagem. Tudo o que você administra é um equipamento com o seu próprio código QR, e você pode imprimir todas as etiquetas de uma vez em papel A4, A5 ou Carta.

Os trabalhadores escaneiam com o app MintCheck para iPhone, iPad e Android, ou com a câmera do celular antes de instalar o app. Eles fazem login com um ID de login ou um número de telefone, sem senha. Respondem a cada item, marcam o resultado como Normal ou Anormal e podem anexar fotos.

Um resultado Anormal fica Não resolvido até que uma reinspeção ou a próxima inspeção regular dê Normal, ou até que um administrador o resolva com uma observação. O painel do local mostra as inspeções concluídas em relação às previstas, e os registros podem ser exportados para o Excel.

Os visitantes têm um acesso próprio: eles escaneiam um código QR de reclamação separado para relatar um problema, sem conta e sem app.

É grátis para até 5 equipamentos, sem cartão de crédito. Veja Inspeções QR no MintCheck ou siga o Guia rápido.

Perguntas frequentes

Os trabalhadores precisam de um app especial para escanear um código QR?

Qualquer câmera de celular lê um código QR. O que abre em seguida depende da ferramenta. No MintCheck, os trabalhadores usam o app MintCheck e, antes de instalar, podem escanear com a câmera do celular e trabalhar no navegador do celular.

O que acontece quando uma inspeção encontra um problema?

No MintCheck, o trabalhador marca o resultado como Anormal, descreve o problema e pode anexar fotos. O resultado fica Não resolvido até que uma reinspeção ou a próxima inspeção regular dê Normal, ou até que um administrador o resolva com uma observação.

Visitantes e trabalhadores usam o mesmo código QR?

No MintCheck, não. O código QR de um equipamento é para trabalhadores cadastrados e pede que eles façam login. Os visitantes escaneiam um código QR de reclamação separado, que abre só um formulário para relatar um problema.

Os registros de inspeção por QR são aceitos por fiscais e autoridades?

Isso depende da regra e da autoridade, então consulte o órgão competente para o seu prédio. Os registros digitais guardam o horário, o nome e as respostas, mas uma ferramenta não pode decidir se eles atendem a uma exigência específica.

Quanto custa um software de inspeção QR?

Varia de produto para produto. O MintCheck é grátis para até 5 equipamentos, sem cartão de crédito. O plano Pagamento por uso custa $0.99 por equipamento por mês, até 30 equipamentos; o Business custa $199 por mês e o Master, $299 por mês. Veja os preços.