Como substituir os registros de inspeção em papel por registros digitais

A forma mais segura de substituir os registros de inspeção em papel é um formulário de cada vez. Escolha um formulário, reescreva-o como uma checklist curta, use-a em um local por algumas semanas e só então pare de imprimir o formulário.

Migrar todos os formulários de uma vez significa mudar o jeito de trabalhar de todo mundo no mesmo dia, e fica difícil separar os problemas. Com um único formulário, você descobre o que dá errado enquanto ainda é barato corrigir.

Passo 1: Liste os formulários que você tem

Anote todos os formulários e registros em papel em uso: o que registram, onde ficam pendurados, quem preenche, com que frequência e quem lê depois.

Você provavelmente vai encontrar alguns que ninguém lê. Antes de abandonar um deles, confirme que nenhuma regra ou contrato o exige.

Passo 2: Escolha por onde começar

Escolha um formulário que seja preenchido com frequência, tenha poucas perguntas e já cause problemas. As verificações de banheiros e de extintores de incêndio se encaixam bem: são curtas, repetitivas e fáceis de comparar com a versão em papel.

Passo 3: Reescreva o formulário como checklist

Não copie o layout do formulário em papel. Mantenha as perguntas e reconstrua-as:

• Transforme as colunas "OK / não OK" em caixas de seleção.
• Transforme as células de texto livre em opções fixas sempre que der, como Bom / Razoável / Ruim. Respostas fixas são mais rápidas de preencher e mais fáceis de comparar.
• Mantenha um campo de observações para qualquer coisa fora do comum.
• Peça uma foto onde fizer diferença, como de uma peça danificada.
• Tire as perguntas que não levam ninguém a agir.

Decida também se é uma verificação programada ou um diário. Uma verificação programada tem horários definidos. Um diário é preenchido sempre que algo acontece, como a chegada de um visitante, a entrega de uma chave ou a leitura da temperatura de uma geladeira.

Os modelos de checklist grátis evitam que você comece do zero.

Passo 4: Coloque os códigos onde ficavam os formulários

As pessoas já sabem onde fica pendurada a prancheta, então coloque a etiqueta QR ali, ou no próprio equipamento. Mantenha-a na altura do peito e escaneie cada etiqueta uma vez depois de colar.

Passo 5: Faça um piloto curto

Use a nova checklist em um local por duas a quatro semanas. Defina uma data de fim para o formulário em papel antes de começar, porque as pessoas logo param de preencher os dois. Durante o piloto, observe estes pontos:

• As verificações estão sendo feitas no prazo?
• Quais perguntas as pessoas pulam ou entendem errado?
• Alguma etiqueta é difícil de alcançar ou de escanear?

Passo 6: Mostre às pessoas em campo

Cinco minutos ao lado de uma etiqueta de verdade funcionam melhor do que uma reunião. Mostre a leitura do código, uma checklist completa e o que fazer quando algo está errado. Explique por que a mudança está acontecendo e quem vai ver os resultados.

Passo 7: Revise os resultados e depois amplie

Defina uma pessoa para olhar os resultados todos os dias, pelo menos no começo. Um registro que ninguém lê não ajuda mais do que um formulário num fichário. Quando um formulário estiver funcionando bem, migre o próximo formulário no mesmo local e depois passe para o próximo local.

O que fazer com os registros antigos em papel

Guarde-os pelo tempo que for obrigatório. Esse prazo depende do país, do tipo de prédio e do tipo de registro, então confirme antes de jogar qualquer coisa fora, e confirme também se uma cópia digitalizada é válida.

Raramente é preciso redigitar formulários antigos. Arquive-os, anote a data em que os registros digitais começam e mantenha os dois separados.

Como fazer isso no MintCheck

1. Comece por um modelo. Em Checklists, clique em Adicionar checklist e escolha um modelo, como Verificação do extintor, Verificação do elevador ou Verificação sanitária dos banheiros. O nome, os itens e a programação já vêm preenchidos, e você pode alterar tudo antes de salvar.
2. Use um diário para registros sem programação. Os modelos de diário incluem os registros de entradas/saídas, de limpeza, de temperatura, de rondas, de chaves e de veículos. O QR do diário público permite que pessoas que não são seus trabalhadores façam registros sem fazer login.
3. Adicione equipamentos e imprima as etiquetas. Vincule a checklist a cada equipamento e depois clique em Imprimir QR.
4. Adicione seus trabalhadores. Eles fazem login com um ID de login ou um número de telefone. Não há senha nem cadastro no app.
5. Acompanhe o painel do local. Ele mostra as inspeções concluídas em relação às previstas. Os registros podem ser exportados para o Excel.

O MintCheck é grátis para até 5 equipamentos, sem cartão de crédito, o que basta para um piloto com um formulário. O Guia rápido leva cerca de 10 minutos.

Perguntas frequentes

Devemos manter o papel como backup?

Durante um curto período de transição, sim. Mantenha por mais tempo só se uma regra exigir, porque manter os dois por meses dá trabalho extra e as pessoas logo param de preencher um deles.

Podemos manter o mesmo layout do formulário?

Mantenha as perguntas, não o layout. Um formulário pensado para uma folha de papel larga fica lento no celular, então funciona melhor uma pergunta por vez com respostas fixas.

E se parte da equipe não tiver familiaridade com apps?

Mantenha a checklist curta e mostre em campo. No MintCheck, os trabalhadores fazem login com um ID de login ou um número de telefone, sem senha, e o app mantém o login.

Ainda podemos entregar uma cópia dos registros a um fiscal?

No MintCheck, os registros de inspeção podem ser exportados para o Excel, então você pode entregar ou imprimir uma cópia. Pergunte ao fiscal qual formato ele aceita.

Quanto tempo leva?

A configuração é rápida: o guia rápido do MintCheck vai de uma conta vazia até a primeira inspeção concluída em cerca de 10 minutos. Reserve de duas a quatro semanas para o piloto com um formulário.