Papíralapú ellenőrzési naplók kiváltása digitális nyilvántartással

A papíralapú ellenőrzési naplókat a legbiztonságosabban egyenként, űrlapról űrlapra lehet kiváltani. Válasszon ki egy űrlapot, alakítsa át rövid ellenőrzőlistává, használja néhány hétig egy telephelyen, és csak ezután hagyja abba a nyomtatását.

Ha minden űrlapot egyszerre visz át, mindenkinek ugyanazon a napon kell megváltoztatnia a munkamódját, a problémákat pedig nehéz szétválasztani. Egyetlen űrlapnál kiderül, mi megy félre, amíg a javítás még olcsó.

1. lépés: írja össze a meglévő űrlapokat

Írjon fel minden használatban lévő papíralapú űrlapot és naplót: mit rögzít, hol lóg, ki tölti ki, milyen gyakran, és ki olvassa el utána.

Valószínűleg olyanokat is talál, amelyeket senki sem olvas. Mielőtt bármelyiket megszüntetné, ellenőrizze, hogy nem írja-e elő szabály vagy szerződés.

2. lépés: válassza ki, hol kezdi

Válasszon olyan űrlapot, amelyet gyakran töltenek ki, kevés kérdése van, és már most is gondot okoz. A mosdók és a tűzoltó készülékek ellenőrzése jól megfelel erre: rövidek, ismétlődnek, és könnyen összevethetők a papíralapú változattal.

3. lépés: alakítsa át az űrlapot ellenőrzőlistává

Ne másolja le a papíralapú űrlap elrendezését. Tartsa meg a kérdéseket, és építse fel őket újra:

• A „rendben / nem rendben” oszlopokat alakítsa át jelölőnégyzetekké.
• A szabad szöveges mezőket, ahol lehet, alakítsa át rögzített választási lehetőségekké, például Jó / Megfelelő / Rossz. A rögzített válaszokat gyorsabb kitölteni és könnyebb összehasonlítani.
• Tartson meg egy megjegyzésmezőt minden szokatlan dologhoz.
• Ahol számít, kérjen fényképet, például egy sérült alkatrészről.
• Törölje azokat a kérdéseket, amelyek alapján senki sem intézkedik.

Azt is döntse el, hogy ütemezett ellenőrzésről vagy naplóról van-e szó. Az ütemezett ellenőrzés meghatározott időpontokban esedékes. A naplóba akkor írnak, amikor valami történik, például megérkezik egy látogató, kiadnak egy kulcsot, vagy leolvassák egy hűtő hőmérsékletét.

Az ingyenes ellenőrzőlista-sablonokkal megspórolhatja, hogy üres lapról kelljen indulnia.

4. lépés: tegye a kódokat oda, ahol az űrlapok voltak

Az emberek már tudják, hol lóg az írótábla, ezért oda tegye a QR-címkét, vagy magára az ellenőrzött tárgyra. Mellmagasságban helyezze el, és felragasztás után minden címkét olvasson be egyszer.

5. lépés: tartson rövid próbaüzemet

Használja az új ellenőrzőlistát két–négy hétig egy telephelyen. Kezdés előtt jelölje ki, mikor szűnik meg a papíralapú űrlap, mert az emberek hamar abbahagyják, hogy mindkettőt kitöltsék. Közben figyelje a következőket:

• Időben elkészülnek az ellenőrzések?
• Mely kérdéseket hagyják ki vagy értik félre?
• Van olyan címke, amely nehezen elérhető vagy nehezen olvasható be?

6. lépés: mutassa meg az embereknek a helyszínen

Öt perc egy valódi címke mellett többet ér egy értekezletnél. Mutassa meg a beolvasást, egy teljes ellenőrzőlistát, és azt, mi a teendő, ha valami nincs rendben. Magyarázza el, miért változik a folyamat, és ki fogja látni az eredményeket.

7. lépés: nézze át az eredményeket, aztán bővítsen

Jelöljön ki egy személyt, aki minden nap átnézi az eredményeket, legalább az elején. Egy rekord, amelyet senki sem olvas el, semmivel sem segít többet, mint egy űrlap az iratrendezőben. Ha egy űrlap gördülékenyen működik, vigye át ugyanazon a telephelyen a következő űrlapot, majd a következő telephelyet.

Mit tegyen a régi papíralapú nyilvántartással

Őrizze meg addig, ameddig kötelező. Hogy meddig, az az országtól, az épület típusától és a nyilvántartás típusától függ, ezért ellenőrizze, mielőtt bármit kidobna, és azt is, hogy a beszkennelt másolat elfogadható-e.

A régi űrlapokat ritkán kell újra begépelni. Tárolja el őket, jegyezze fel, mikor kezdődik a digitális nyilvántartás, és tartsa külön a kettőt.

Így csinálja a MintCheckben

1. Induljon egy sablonból. Nyissa meg az Ellenőrzőlisták menüt, kattintson az Ellenőrzőlista hozzáadása gombra, és válasszon egy sablont, például a Tűzoltó készülék ellenőrzés, a Lift ellenőrzés vagy a Mosdó tisztasági ellenőrzés sablont. A név, a tételek és az ütemezés ki van töltve, mentés előtt pedig bármit módosíthat.
2. Ütemezés nélküli rekordokhoz használjon naplót. A naplósablonok között van belépési/kilépési napló, takarítási napló, hőmérsékleti napló, őrjárati napló, kulcsnapló és járműnapló. A nyilvános napló QR-kódjával azok is bejelentkezés nélkül írhatnak bejegyzéseket, akik nem az Ön dolgozói.
3. Adja hozzá az eszközöket, és nyomtassa ki a címkéket. Kapcsolja az ellenőrzőlistát minden eszközhöz, majd kattintson a QR nyomtatása gombra.
4. Adja hozzá a dolgozóit. Bejelentkezési azonosítóval vagy telefonszámmal jelentkeznek be. Nincs jelszó, és nincs regisztráció az alkalmazásban.
5. Kövesse a telephely-irányítópultot. Az elvégzett ellenőrzéseket a tervezettekhez viszonyítva mutatja. A rekordok Excelbe exportálhatók.

A MintCheck legfeljebb 5 eszközig ingyenes, bankkártya nélkül, ami elég egy űrlap próbaüzeméhez. A Gyors kezdés körülbelül 10 percet vesz igénybe.

Gyakori kérdések

Megtartsuk a papírt tartaléknak?

Rövid átfedési időre igen. Hosszabb ideig csak akkor tartsa meg, ha szabály írja elő, mert hónapokig mindkettőt vezetni többletmunka, és az emberek hamar abbahagyják valamelyik kitöltését.

Megtarthatjuk ugyanazt az űrlap-elrendezést?

A kérdéseket tartsa meg, ne az elrendezést. A széles papírlapra tervezett űrlap telefonon lassú, ezért jobban működik, ha egyszerre egy kérdés jelenik meg rögzített válaszokkal.

Mi van, ha néhány munkatárs nem boldogul jól az alkalmazásokkal?

Az ellenőrzőlista legyen rövid, és mutassa meg nekik a helyszínen. A MintCheckben a dolgozók bejelentkezési azonosítóval vagy telefonszámmal, jelszó nélkül jelentkeznek be, és az alkalmazás bejelentkezve tartja őket.

Továbbra is átadhatunk másolatot a rekordokról az ellenőrnek?

A MintCheckben az ellenőrzési rekordok Excelbe exportálhatók, így másolatot adhat át vagy nyomtathat ki. Kérdezze meg az ellenőrt, milyen formátumot fogad el.

Mennyi ideig tart?

A beállítás kevés időt vesz igénybe: a MintCheck gyors kezdése körülbelül 10 perc alatt eljuttatja egy üres fióktól az első elvégzett ellenőrzésig. Egy űrlap próbaüzemére számoljon két–négy héttel.